Tips voor bepalen budget komend jaar

22 juli 2010 | 0 reacties | Reageer

Waarschijnlijk bent u er nog niet mee bezig en staat het voor het eind van de zomer gepland: de budget bepaling van het komende jaar. Het bepalen van het budget is een proces dat u niet moet onderschatten. Het is tenslotte de financiële vertaling van de plannen die u op korte termijn heeft. Bovendien kunt u aan de hand van uw budget meten of uw doelstellingen wel gehaald zijn.

Omdat het opstellen van een budget een pittige klus kan zijn, geeft Bestuur Rendement u zes tips die u hierbij kunnen helpen. Het is natuurlijk ook lastig om te voorspellen hoe uw organisatie het komende jaar gaat functioneren. Dit moet u toch proberen en het vertalen in cijfers. Enkele tips die u kunnen helpen bij het budgetteringsproces:

Kies een methode die bij uw organisatie past.	U kunt voor twee methodes kiezen: incrementeel budgetteren en zero based budgetting. Incrementeel budgetteren komt het meest voor bij non-profitorganisaties. Het budget van het huidige jaar wordt dan als basis genomen bij het opstellen van het nieuwe budget. Vooral handig omdat veel organisaties niet te maken hebben extreme veranderingen. Met zero based budgetting bouwt u het budget van het begin stap voor stap opnieuw op.
Zorg ervoor dat het budget aansluit bij de strategie	Verandert de strategie van uw organisatie, dan moet deze wel aansluiten bij de methode van budgetteren. U kunt dan vaak beter kiezen voor de zero basedmethode. Bij een koerswijziging van een organisatie is het onwaarschijnlijk dat u het budget van het afgelopen jaar kunt gebruiken voor het opstellen van een nieuw budgetteringsplan.
Zorg ervoor dat het budget alleen haalbare doelstellingen bevat.	Het kan best zo zijn dat uw organisatie last heeft van de gevolgen van de crisis. Dit betekent dat u ook hier uw budget op moet aanpassen. Dit kan betekenen dat er een activiteit geschrapt moet worden. Een strategische beslissing die ook in uw budget doorgevoerd moet worden. Stel dus alleen haalbare doelstellingen op.
Neem ook niet-financiële doelen op in het budget.	Denk bijvoorbeeld aan de doelstelling om 15% meer donateurs aan te trekken of de daling van het ledenbestand te stoppen. Deze doelstellingen moeten echter wel haalbaar blijven en niet onrealistisch zijn.
Stel niet alleen een jaarbudget, maar ook een kwartaal- en/of maandbudget op.	Om te controleren of uw organisatie in bepaalde periodes geld tekort komt, kunt u beter het budgetteringsplan opsplitsen in periodes. Om verrassingen te voorkomen is het hanteren van een maandbudget een veilig idee.
Budgetteer meerdere keren per jaar.	Als u één keer in het jaar budgetteert dan heeft u vaak een beperkt inzicht in de maanden die volgen. Doet u dit bijvoorbeeld per kwartaal dan heeft u dit wel. Dit wordt ook wel ‘revolving budget' genoemd en houdt in dat u ieder kwartaal een budgetteringsplan voor de komende 12 maanden maakt. Er wordt ook gekeken naar de eerder vastgestelde budgetten. Deze kunnen namelijk aangepast worden voor het nieuwe budgetteringsplan. Zo bent u altijd van alles op de hoogte, kunt u eenvoudig tussentijds bijsturen en heeft u alles onder controle.