Werkgevers die hun werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven voor meer dan 75 kilometer enkelereisafstand, moeten aan het eind van het jaar een nacalculatie doen. Die nacalculatie moet meegenomen worden bij de laatste loonaangifte over 2016.
Veel werkgevers betalen aan hun werknemers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding (tool). Dat is geen probleem zo lang zij de grens van € 0,19 per kilometer (tool) in acht nemen. Dat werkt anders bij werknemers die een woon-werkvergoeding krijgen voor een enkelereisafstand van meer dan 75 kilometer. Dan moet de werkgever namelijk aan het einde van het jaar nacalculeren of de uitbetaalde onbelaste vaste reiskostenvergoeding (tool) niet hoger is dan de maximaal toegestane onbelaste reiskostenvergoeding op basis van de werkelijke woon-werkkilometers.
Die nacalculatie werkt als volgt: stel dat een werknemer een woon-werkafstand heeft van 100 kilometer. Hij krijgt een vaste onbelaste vergoeding op basis van 214 werkdagen per jaar = 214 x 100 kilometer x 2 (heen en terug) = 42.800 kilometer per jaar.
In de praktijk blijkt echter aan het einde van het jaar dat deze werknemer geen 42.800 kilometer woon-werkverkeer gemaakt heeft, maar meerdere malen thuisgewerkt heeft en vakantie gehad heeft, waardoor hij slechts 40.000 woon-werkkilometer gereden heeft. Hij heeft dan (2.800 x € 0,19) € 532 te veel onbelaste reiskostenvergoeding ontvangen. Dat bedrag moet de werknemer terugbetalen of zijn werkgever moet het verwerken als belast loon bij de werknemer of als eindheffingsloon onderbrengen in de vrije ruimte.
Ontvangt de werknemer een variabele reiskostenvergoeding (tool), dan kan de werkgever onder voorwaarden het gemiddelde van de vergoedingen nemen om te bekijken of hij gemiddeld meer dan € 0,19 per kilometer onbelast heeft vergoed. Dit zogeheten salderen moet de werkgever in december doen en in de maandaangifte over december of in de vier-wekenaangifte over periode 13 opnemen. Heeft de werkgever inderdaad te veel onbelast vergoed, dan moet hij het bovenmatige deel als loon bij de werknemer belasten of als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen.