Als uw onderneming de kosten van een Verklaring omtrent gedrag (VOG) aan een werknemer vergoedt, kunt u dit alleen onbelast doen door ze onder te brengen in de vrije ruimte. De werkkostenregeling (WKR) kent er namelijk geen speciale regeling voor.
Voor sommige functies is het voor werknemers wettelijk verplicht om een VOG te overleggen. Dat geldt bijvoorbeeld voor onderwijzers, gastouders en taxichauffeurs. De overheid bepaalt voor welke beroepen een VOG in ieder geval verplicht is. Als er geen wettelijke verplichting is voor het overleggen van een VOG, mag uw onderneming zelf bepalen of u een VOG nodig vindt voor een bepaalde functie. Het aanvragen van zo’n verklaring van goed gedrag kost via internet € 24,55 en via de gemeente € 30,05. U kunt die kosten niet zomaar voor rekening van uw onderneming laten komen.
Zoals u weet, kent de WKR verschillende manieren om ervoor te zorgen dat een vergoeding of verstrekking niet bij het loon van de werknemer geteld hoeft te worden. Een voorziening kan op nihil gewaardeerd zijn of onder een gerichte vrijstelling vallen. Ook kan er sprake zijn van intermediaire kosten, die de werknemer alleen voor uw onderneming heeft voorgeschoten. In die gevallen zijn er geen loonheffingen verschuldigd. Voor de kosten van een VOG is dit echter allemaal niet aan de orde. Dat betekent dat u de kosten van de VOG alleen onbelast kunt laten voor de werknemer door ze te bruteren of onder te brengen in de vrije ruimte.
Ook als een werknemer een VOG nodig heeft om bij uw onderneming aan de slag te gaan, kunt u de kosten van deze VOG niet onbelast vergoeden zonder dat dit ten koste gaat van uw vrije ruimte. Zelfs als in de cao is opgenomen dat de kosten voor de aanvraag van VOG voor rekening komen van de werkgever of de VOG wettelijk verplicht is voor een bepaalde functie, is geen sprake van intermediaire of vrijgestelde kosten.