Voor de vergoeding van de extra kosten die een buitenlandse werknemer die in Nederland komt werken maakt, geldt onder voorwaarden een gerichte vrijstelling. De werkgever kan kiezen voor vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten of hij kan de 30%-regeling toepassen.
Werknemers die tijdelijk vanuit het buitenland in Nederland komen werken of naar het buitenland worden uitgezonden, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van dat verblijf buiten het land van herkomst. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten. Hieronder vallen bijvoorbeeld de extra kosten voor het levensonderhoud door een hoger prijspeil in het werkland dan in het land van herkomst en de kosten voor medische keuringen en vaccinaties. Voor de vergoeding van extraterritoriale kosten geldt een gerichte vrijstelling in de werkkostenregeling (WKR). De werkgever kan daarbij kiezen: hij kan de werkelijke extraterritoriale kosten vergoeden of – onder voorwaarden – de 30%-regeling toepassen.
Vergoedt de werkgever de werkelijke extraterritoriale kosten, dan moet hij deze – in redelijkheid gemaakte – kosten aannemelijk kunnen maken. Hij moet bovendien de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden in zijn loonadministratie. Daarbij geldt geen inkomensgrens en er is geen beschikking nodig, zoals wel aan de orde is bij toepassing van de 30%-regeling. Let erop dat de werkgever deze kosten maximaal vijf jaar onbelast kan vergoeden aan de werknemer. Daarna is de vergoeding belast, maar kan hij de vergoeding wel aanwijzen als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte.
Als de werkgever kiest voor toepassing van de 30%-regeling, kan hij zonder nader bewijs maximaal 30% van het loon inclusief de vergoeding aanwijzen als gericht vrijgestelde vergoeding voor de extraterritoriale kosten. Er gelden wel voorwaarden om de 30%-regeling te kunnen gebruiken (tool). Maakt de werkgever gebruik van de 30%-regeling en vergoedt of verstrekt hij daarnaast ook nog werkelijke extraterritoriale kosten voor de werknemer? Dan geldt voor de vergoedingen en verstrekkingen voor de werkelijke extraterritoriale kosten het volgende:
Meer informatie over de toepassing van de 30%-regeling vindt u in de toolbox Zo past u de 30%-regeling correct toe.