Aanbestedingen wijzigen in coronatijd?

Overheden proberen in deze coronatijden zo veel mogelijk aanbestedingen door te zetten, om het bedrijfsleven aan de broodnodige opdrachten te helpen. Maar door de coronamaatregelen kunnen niet alle procedures op de oude voet verder. Mogen aanbestedende diensten hun aanbesteding dan wijzigen?

2 december 2020 | Door redactie

Het kabinet heeft al in het begin van de coronacrisis opgeroepen om aanbestedingen zo veel mogelijk te laten doorgaan. En dat lukt ook redelijk goed, blijkt uit cijfers van Pianoo. Dit expertisecentrum voor aanbestedingen houdt per week bij hoeveel nieuwe aanbestedingen er worden uitgeschreven. En de cijfers voor 2020 doen tot nu toe helemaal niet veel onder voor het gemiddelde aantal nieuwe aanbestedingen per week in 2019.

Opdracht wijzigen zonder nieuwe aanbestedingsprocedure

Wel kunnen de aanbesteders wijzigingen aanbrengen in de aanbestedingen (infographic) om de markt tegemoet te komen. Bij lopende procedures raadt Pianoo aan om termijnen voor inschrijving en beoordeling te verlengen, ook al is dat niet verplicht. Verder kunnen ondernemers die willen meedingen naar de opdracht kampen met onzekerheid over hun offerte, bijvoorbeeld over de prijzen van grondstoffen. In dat geval kunnen overheden de ondernemers ‘stelposten’ laten opnemen in hun offerte, aldus Pianoo. Die kunnen dan later vervangen worden door de daadwerkelijke marktprijzen.
Voor contracten die al zijn gegund biedt de wet aanbesteders ook nog mogelijkheden om de opdracht te wijzigen. Onder voorwaarden kan dat ook zonder dat de overheid een nieuwe aanbesteding hoeft uit te schrijven. Die uitzonderingen zijn opgesomd in hoofdstuk 2.5 van de Aanbestedingswet. Onlangs ging het bij de Commissie van Aanbestedingsexperts (CvA), waar ondernemers met klachten terechtkunnen, over één van die uitzonderingen. Een nieuwe aanbesteding is namelijk niet nodig als er sprake is van onvoorziene omstandigheden (artikel 2.163e van de Aanbestedingswet).

Waren coronamaatregelen te voorzien?

Voorwaarden om deze uitzondering in te roepen zijn dat de wijziging:

  • het gevolg is van omstandigheden die een zorgvuldige aanbestedende dienst niet kon voorzien;
  • de algemene aard van de opdracht niet verandert; en
  • niet leidt tot een verhoging van de prijs met meer dan 50% van de waarde van de oorspronkelijke opdracht.

In dit geval hadden negen mbo-instellingen een opdracht voor een informatiesysteem al gegund. Daarna meldden zij dat de invoering mogelijk later zou plaatsvinden vanwege de coronamaatregelen van de overheid. Een ondernemer klaagde hierover, omdat de latere invoering vooral zou komen door trage ontwikkeling en invoering van het informatiesysteem en niet door corona. Volgens de ondernemer zou er daarom een nieuwe procedure moeten komen. De CvA oordeelde anders: de coronamaatregelen waren inderdaad voor ‘een zorgvuldige aanbestedende dienst’ niet te voorzien. Daar kunnen dus ook andere aanbestedende diensten zich mogelijk op beroepen. Omdat in dat geval ook aan de andere voorwaarden uit het artikel 2.163 was voldaan, vond de CvA dat opdracht gewijzigd mocht worden zonder nieuwe aanbesteding.
Commissie van Aanbestedingexperts, Advies 58521 augustus 2020 (publicatiedatum 17 september 2020)

Bijlagen bij dit bericht

Offerte maken
E-learning | VideoCollege 31 minuten
Aanbestedingen
Infographic