Als een werkgever fouten ontdekt in de aangifte loonheffingen in een voorgaand jaar, moet hij deze corrigeren. Dit kan hij doen tot maximaal vijf kalenderjaren terug. De Belastingdienst legt met voorbeelden uit hoe de werkgever een fout in de loonaangifte kan rechtzetten.
Bij fouten in de aangifte loonheffingen gaat het om alle gegevens die onjuist of onvolledig zijn aangeleverd. Dit zijn bijvoorbeeld fouten in de hoogte van het loon, de hoogte van de loonheffingen, verloonde uren, coderingen en indicaties. Als een werkgever fouten in een aangifte loonheffingen ontdekt, moet hij deze corrigeren. Hij moet ook voorgaande jaren corrigeren, tot maximaal vijf jaar terug. Op Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst, wordt uitleg gegeven over het corrigeren van fouten in de aangifte loonheffingen (account nodig).
Een situatie waarin een werkgever de loonaangifte moet corrigeren kan er als volgt uitzien: een werknemer ontvangt in december € 2.100 aan loon. Maar in de aangifte loonheffingen is een loon aangegeven van € 2.000. De aangifte is dan onjuist en de werkgever moet de aangifte van december corrigeren.
Maar een fout in de aangifte loonheffingen hoeft niet altijd te leiden tot een correctie. Stel dat een werknemer in december € 3.000 aan loon ontvangt, terwijl dit € 3.500 had moeten zijn. De werkgever heeft per ongeluk € 500 niet uitbetaald. Als hij dan in de aangifte een loon aangeeft van € 3.000, is de aangifte juist. De werkgever herstelt vervolgens de fout door de werknemer bijvoorbeeld in februari van het volgende jaar € 500 na te betalen. Dit loon heeft een genietingsmoment in februari. De werkgever corrigeert dus niet de eerdere aangifte van december, maar neemt dat loon op in de aangifte van februari.
Als een werkgever een correctie verzendt van loon en inhoudingen over een voorgaand jaar vanwege een onjuistheid in de loonaangifte, moet hij de werknemer een nieuwe jaaropgaaf (tool) verstrekken. De werknemer moet dan een eventuele hogere inhouding aan zijn werkgever (terug)betalen. Of de werkgever verrekent de hogere inhouding met het nettoloon. Een lagere inhouding betaalt de werkgever uit aan de werknemer.
Als de werknemer aangifte inkomstenbelasting heeft gedaan, moet hij deze op eigen initiatief herstellen. Als hij dat niet doet, heeft hij een onjuiste aangifte inkomstenbelasting gedaan.