De kerstborrel-drive-through in de loonheffingen

Sommige werkgevers bedenken vanwege de coronamaatregelen creatieve oplossingen om toch kerst te kunnen vieren met hun werknemers, zoals een kerstborrel-drive-through. De Belastingdienst publiceerde een handreiking met informatie over de gevolgen van zo een drive-through voor de loonheffingen.

8 december 2021 | Door redactie

Stel, een werkgever organiseert een drive-through voor zijn werknemers en hun partners en kinderen. Alle deelnemers ontvangen daarbij een hapje en een drankje, met daarnaast nog een kerstpakket. Verder maakt de werkgever nog kosten voor de versiering. Op Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst, wordt uitgelegd wat hiervan de gevolgen zijn voor de aangifte loonheffingen (account nodig). Daaruit blijkt dat het van belang is of de drive-through plaatsvindt op de werkplek of op een externe locatie.
De werkplek is overigens een ruim begrip. Hieronder vallen ook de parkeerplaats en parkeergarage op het bedrijfsterrein. Maar liggen die niet op het bedrijfsterrein van de werkgever? Dan hangt het er van of de werkgever hiervoor arboverantwoordelijk is. Dat is het geval als hij hiervoor een zorgplicht heeft. Dit kan blijken uit een arboplan of een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E).

Nihilwaardering voor consumpties op de werkplek

Vindt de drive-through plaats op de werkplek, dan geldt voor de versiering de nihilwaardering voor voorzieningen op de werkplek. Voor de hapjes en de drankjes geldt de nihilwaardering voor consumpties op de werkplek. Het kerstpakket is loon in natura.
De werkgever kan kiezen of hij het kerstpakket als loon voor de werknemer behandelt, of dat hij het aanwijst als eindheffingsloon en onderbrengt in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Over het bedrag boven de vrije ruimte berekent hij 80% eindheffing.

Kosten zijn loon in natura op externe locatie

Vindt de drive-through plaats op een externe locatie? Dan zijn de kosten voor versiering, hapjes en drankjes en het kerstpakket allemaal loon in natura. Om deze tot het loon van de individuele werknemer te kunnen rekenen, rekent de werkgever eerst de kosten per deelnemer uit. Dit zijn de totale kosten voor versiering en consumpties gedeeld door het aantal deelnemers, en de totale kosten voor kerstpakketten gedeeld door het aantal werknemers.
Behalve de kosten van de werknemer, moet de werkgever ook de kosten voor de partner en kinderen bij het loon van de werknemer tellen. Komt de werknemer bijvoorbeeld met zijn partner en twee kinderen, dan rekent de werkgever voor vier personen de kosten van versiering en consumpties en voor één persoon de kosten van het kerstpakket tot het loon. De werkgever kan uiteraard ook de totale kosten van het feest aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte. Dat is wel zo aardig voor de werknemers.