Toelichting foutcodes werknemersgegevens 2022 online

2 februari 2022 | Door redactie

De nieuwe overzichten van foutmeldingen die een werkgever kan krijgen na het indienen van de aangifte loonheffingen staan online. Een werkgever kan deze overzichten gebruiken als hij naar aanleiding van het rapport Foutmeldingen werknemersgegevens een fout moet corrigeren.

Nadat de Belastingdienst de aangifte loonheffingen van een organisatie heeft ontvangen, voert het systeem een aantal automatische controles uit. Daaruit kan blijken dat de gegevens uit de aangifte niet aan de eisen voldoen. De Belastingdienst stuurt dan een rapport Foutmeldingen werknemersgegevens naar de werkgever. Het gaat bij werknemersgegevens om informatie als naam, adres- en loongegevens. Om werkgevers te helpen bij het corrigeren van de fouten, publiceerde de Belastingdienst de Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens. Hierin staat wat een foutcode betekent en hoe werkgevers die fout kunnen corrigeren.
De Belastingdienst zal aangiftes met fouten niet weigeren, maar het is wel belangrijk dat een werkgever de fouten herstelt in zowel de loonadministratie, als de aangifte loonheffingen. Dan komen de juiste gegevens ook terecht in de polisadministratie van UWV.

Belastingdienst controleert niet alle werknemersgegevens

De Toelichting foutmeldingen werknemersgegevens geldt alleen voor de eerste helft van 2022. Voor aangiftes loonheffingen na het zesde aangiftetijdvak 2022 – bij aangifte per maand is dat juni – publiceert de Belastingdienst een nieuwe toelichting.
De werkgever moet er rekening mee houden dat de fiscus niet alle werknemersgegevens controleert. De niet gecontroleerde werknemersgegevens kunnen dus nog fouten bevatten. Daar kan de Belastingdienst later op terugkomen. De werknemersgegevens die de Belastingdienst wel controleert, staan in hoofdstuk 4 van de toelichting.

Manier van corrigeren afhankelijk van verstrijken tijdvak

Hoe een fout kan worden gecorrigeerd, staat uitgelegd in het Handboek Loonheffingen 2021 (tool) van de Belastingdienst. Zo is de manier van corrigeren afhankelijk van het wel of niet zijn verstreken van het aangiftetijdvak (infographic):

  • Is de termijn van het aangiftetijdvak waarover een werkgever de correcties moet indienen nog niet voorbij? Dan moet hij hierover opnieuw aangifte loonheffingen doen. Een aanvullende aangifte doen is in dit geval alleen mogelijk als de werkgever de loonaangifte met software doet die dit ondersteunt. De werkgever vult dan alleen alle gegevens in van de werknemers voor wie hij iets wil wijzigen.
  • Als de termijn van het aangiftetijdvak wel voorbij is, moet de werkgever de correctie bij een eerstvolgende aangifte voegen.
  • Als de werkgever een loonaangifte van een eerder jaar moet corrigeren, moet hij dat met een losse correctie doen.