VERDIEPINGSARTIKEL

Naheffingen en boetes rond de aangifte loonheffingen

Ook al doet u nog zo uw best om het te voorkomen, rond de aangifte loonheffingen kan er natuurlijk altijd iets misgaan. Denk aan een fout in een aangifte, het te laat indienen ervan of te weinig loonheffingen betalen.

De Belastingdienst heeft dan de mogelijkheid om de ontbrekende loonheffingen na te heffen en een boete voor het verzuim op te leggen. In ernstige gevallen kan uw onderneming strafrechtelijk vervolgd worden.

---

Als de Belastingdienst – of UWV – een fout ontdekt in uw aangiften loonheffingen (of loonadministratie), kan dat leiden tot de verplichting om dit te corrigeren. Als de fout tot gevolg had dat uw onderneming te weinig loonheffingen heeft betaald, zal de Belastingdienst het ontbrekende bedrag naheffen. En afhankelijk van om welk soort verzuim rond de loonaangifte het gaat, kunt u een bepaalde boete verwachten.

Opleggen correctieverplichting

Niet álle fouten in de loonaangiften hoeven meteen tot een correctie te leiden. Maar uiteindelijk is het natuurlijk wel de bedoeling dat alle gegevens in uw loonaangiften (en loonadministratie) juist zijn, zeker in het belang van de polisadministratie.

Als de Belastingdienst een fout in uw loonaangiften (of loonadministratie) ontdekt – bijvoorbeeld naar aanleiding van een looncontrole – kan hij een correctieverplichting opleggen. Dat zal zeker het geval zijn als het een fout in de werknemersgegevens betreft.

U ontvangt zo’n correctieverplichting schriftelijk van de fiscus. Omdat het hierbij vaak gaat om loonaangiften van een vorig kalenderjaar – en dus de laatste aangiftetermijn van dat jaar al is verstreken – zult u de correctie via een los bericht moeten doen.

Als de Belastingdienst ernstige onjuistheden in uw loonadministratie aantreft, kan hij de administratie verwerpen. De fiscus maakt dan een schatting van uw loonsom en de verschuldigde loonheffingen, waarvoor u een naheffingsaanslag krijgt, meestal met boete en belastingrente.

Het kan zijn dat de (uitkerings)belangen van werknemers niet opwegen tegen het administratieve werk dat het corrigeren van de werknemersgegevens u oplevert. In dat geval kunt u de Belastingdienst – schriftelijk! – verzoeken om een naheffingsaanslag op te leggen, waardoor u correctie van de individuele werknemersgegevens achterwege kunt laten. Zo’n verzoek om een naheffingsaanslag is alleen mogelijk onder de voorwaarden dat:

• het gaat om fouten in loonbestanddelen of tariefverschillen die niet of bezwaarlijk zijn te individualiseren;
• u aannemelijk kunt maken dat het achterwege laten van de correctie geen onevenredige nadelige gevolgen heeft voor de uitkeringsbelangen van de werknemers;
• u een specificatie meestuurt van de bedragen waarvoor u om de naheffingsaanslag verzoekt.

Als de Belastingdienst tegemoetkomt aan uw verzoek en een naheffingsaanslag oplegt, betaalt uw onderneming álle nog verschuldigde loonheffingen, dus ook de betreffende loonbelasting/premie volksverzekeringen (in de vorm van eindheffing).

Boete voor correctieverzuim

Als u niet, niet tijdig, niet juist of niet volledig voldoet aan een (al dan niet opgelegde) correctieverplichting, is er sprake van een correctieverzuim. De fiscus kan voor zo’n verzuim een boete opleggen van maximaal € 1.377 (2024).

De Belastingdienst gaat terughoudend om met het vaststellen van een correctieverzuim en het opleggen van bijbehorende boete. Dat zal alleen gebeuren als uw organisatie stelselmatig verzuimt om correcties te doen.

Als u niet of niet geheel voldoet aan uw correctieverplichting kan de Belastingdienst uw onderneming naast een boete ook een naheffingsaanslag opleggen voor het bedrag aan loonheffingen dat u naar schatting nog bent verschuldigd. Let op: uw verplichting tot correctie blijft wel in stand!

Naheffing te weinig betaalde loonheffingen

Heeft uw onderneming te weinig loonheffingen betaald, dan kan de Belastingdienst die nog naheffen tot en met het vijfde kalenderjaar na het jaar dat dat is gebeurd. Dit kan niet alleen gebeuren na ontdekking van een fout in uw loonaangiften (of loonadministratie), maar ook als een inspecteur bij een controle – bijvoorbeeld een waarneming ter plaatse – een arbeidskracht heeft aangetroffen die niet in uw salarisadministratie is opgenomen.

De fiscus gaat er bij een niet geadministreerde arbeidskracht van uit dat deze al zes maanden bij uw organisatie werkt en zal de loonheffingen over zes maanden naheffen (tegen het anoniementarief!). Dit is anders als u kunt bewijzen dat de kracht die periode (deels) niet in dienst was.

In principe past de Belastingdienst bij een naheffingsaanslag eindheffing toe. Dat betekent dat u de loonbelasting/premie volksverzekeringen in de vorm van eindheffing tegen het (gebruteerde) tabeltarief betaalt, naast de verschuldigde premies werknemersverzekeringen en werkgeversbijdrage Zorgverzekeringswet. Hierbij hanteert de fiscus het tabeltarief en de premie- en bijdragepercentages die golden op het genietingsmoment van het loon.

Als u niet wilt dat de Belastingdienst eindheffing toepast, kunt u om een naheffingsaanslag verzoeken die u op de werknemers kunt verhalen. U moet de daarvoor noodzakelijke gegevens aanleveren. De fiscus berekent dan de loonheffingen per werknemer volgens de situatie waarin u de loonbestanddelen toentertijd juist zou hebben verwerkt. De Belastingdienst is niet verplicht om tegemoet te komen aan uw verzoek tot een verhaalbare naheffingsaanslag. Dat zal bijvoorbeeld niet gebeuren in de volgende situaties:

• Het gaat om loonbestanddelen waarover u zelf eindheffing had moeten toepassen.
• Uw onderneming heeft het loonbestanddeel netto toegezegd aan de werknemers.
• Het is voor u onmogelijk om de loonheffingen te verhalen op de werknemers (bijvoorbeeld bij een rommelige administratie die het onmogelijk maakt om op werknemersniveau de benodigde gegevens te achterhalen voor berekening van de loonheffingen).
• Het is voor u juridisch onmogelijk om de loonheffingen te verhalen op de werknemers.

Het kan ook zijn dat de Belastingdienst uit zichzelf geen eindheffing toepast bij een naheffingsaanslag. De fiscus stuurt u zo’n (voor bezwaar vatbare!) beschikking dat hiervoor is gekozen, als:

• er geen praktische bezwaren zijn om een op de werknemers verhaalbare naheffingsaanslag op te leggen (bijvoorbeeld als het om een klein aantal werknemers gaat);
• eindheffing voor één of meer werknemers onbedoelde financiële voordelen zou hebben (bijvoorbeeld een tariefvoordeel of een hogere toeslag).

In deze twee gevallen is er dus geen sprake van eindheffing maar van loon voor de werknemers (voor álle loonheffingen). U moet dan de loonaangifte(n) per werknemer corrigeren en bijvoorbeeld ook hun jaaropgaven. Bedenk daarom bij een mogelijk verzoek tot een verhaalbare naheffingsaanslag goed of de financiële winst opweegt tegen de (administratieve) rompslomp.

Het daadwerkelijk verhalen kan lastig zijn als de betreffende werknemers niet meer bij uw onderneming werken of als zij niet meer in leven zijn. En huidige werknemers nemen u het verhalen van een eerder niet ingehouden bedrag – door uw fout – mogelijk niet in dank af.

Een naheffingsaanslag kan gepaard gaan met een boete. Verderop in dit artikel vindt u meer informatie over de mogelijke boetes in diverse verzuimsituaties. Om de schuldvraag zo objectief mogelijk vast te stellen, bepaalt een interne boetedeskundige van de Belastingdienst de hoogte van het boetebedrag. Zo’n boetedeskundige is bijvoorbeeld verder niet bij een looncontrole betrokken.

Bij naheffingsaanslagen loonheffingen is uw onderneming meestal ook belastingrente verschuldigd. De Belastingdienst berekent dit percentage van 7,5% (2024) over de periode van 1 januari van het jaar na het jaar waarop de naheffing betrekking heeft, tot en met de datum waarop u de naheffingsaanslag uiterlijk moet hebben betaald, zijnde de datum van de aanslag plus 14 kalenderdagen.

Bij een correctie op grond van een verplichting daartoe van de Belastingdienst, hoeft uw onderneming geen belastingrente te betalen als u de correctie vóór 1 april van het volgende jaar indient. Bij een correctie op eigen initiatief betaalt u sowieso geen belastingrente.

Boete voor aangifteverzuim

Dient u uw aangifte loonheffingen niet, niet tijdig, niet juist of niet volledig in, dan is er sprake van een aangifteverzuim. De Belastingdienst kan uw onderneming hiervoor een verzuimboete van € 68 opleggen. De soep wordt echter niet zo heet gegeten als zij wordt opgediend:

• Bij een niet of te laat ingediende loonaangifte hanteert de fiscus een coulance van zeven kalenderdagen. Dat houdt in dat u geen boete krijgt als uw aangifte zeven kalenderdagen na de uiterste aangiftedatum binnen is.
• De fiscus gaat (vooralsnog) sowieso terughoudend om met het beboeten van een onjuiste of onvolledige aangifte.

In uitzonderlijke situaties kan de aangifteverzuimboete oplopen tot € 1.377, zoals bij stelselmatig aangifteverzuim. En het opzettelijk verzaken van de verplichting tot het (tijdig) doen van aangifte loonheffingen kan gelden als een misdrijf, wat tot strafrechtelijke vervolging kan leiden.

Als u een onjuiste of onvolledige loonaangifte corrigeert, betekent dat dus feitelijk dat er voor de oorspronkelijke aangifte sprake is van een aangifteverzuim. De Belastingdienst is terughoudend om hiervoor een aangifteverzuimboete op te leggen. U krijgt de boete sowieso niet als u op eigen initiatief corrigeert. Doet u dat echter op grond van een opgelegde correctieverplichting, dan kan er wel een boete volgen. In het geval dat u tegelijkertijd meerdere correcties doet, merkt de fiscus dit maximaal als één aangifteverzuim aan.

Let op als u een correctie doet vanwege een nabetaling die u volgens de loon-overmethode afhandelt, dus verwerking ervan in de loonaangifte over het tijdvak waarop de nabetaling betrekking heeft. Uw eerdere loonaangifte was dan niet fout. Maar omdat de Belastingdienst dat aan uw correctie niet kan zien, wordt er mogelijk (toch) een aangifteverzuim vastgesteld. Maak daar dan bezwaar tegen!

Boete voor betaalverzuim

Als u de verschuldigde loonheffingen niet, niet tijdig of niet volledig betaalt, is er sprake van een betaalverzuim. De Belastingdienst kan uw onderneming hiervoor een verzuimboete opleggen. Deze betaalverzuimboete is 3% van het nog te betalen bedrag, maar bedraagt minimaal € 50 en maximaal € 5.514.

De betaalverzuimboete kan oplopen tot 10% van het nog te betalen bedrag (maar maximaal € 5.514) in uitzonderlijke situaties, zoals stelselmatig betaalverzuim. Het opzettelijk verzaken van de plicht tot (tijdige) betaling van loonheffingen kan als een strafrechtelijk te vervolgen misdrijf gelden.

Bij het (deels) niet betalen van de loonheffingen zal de Belastingdienst uw onderneming een naheffingsaanslag opleggen, ínclusief betaalverzuimboete. Als u in deze situatie ook een deel van loonheffingen te laat betaalde, berekent de fiscus de boete over het totaalbedrag aan niet betaalde en te laat betaalde loonheffingen.

Of uw onderneming de verzuimboete krijgt opgelegd bij (alleen) het te laat betalen van de loonheffingen, hangt af van de situatie:

• De betaling is te laat maar binnen de coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. U ontvangt geen boete maar slechts een verzuimmededeling als u de vorige loonaangifte op tijd en volledig betaalde. Betaalde u de vorige loonaangifte echter te laat of onvolledig, dan krijgt uw onderneming wel een boete.
• De betaling is te laat en buiten de coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. De Belastingdienst legt u een betaalverzuimboete op.
• De betaling is te laat, maar deels binnen en deels buiten de coulancetermijn van zeven kalenderdagen na de uiterste betaaldatum. Uw onderneming ontvangt een betaalverzuimboete voor het volledige te laat betaalde bedrag, dus ook voor het deel dat u nog binnen de coulancetermijn betaalde.

De Belastingdienst kan uw onderneming voor eenzelfde aangiftetijdvak een dubbele boete opleggen: voor zowel een aangifteverzuim als een betaalverzuim. Dat komt omdat de fiscus deze verzuimen los van elkaar vaststelt.

Moet uw onderneming loonheffingen bijbetalen naar aanleiding van het corrigeren van een loonaangifte, dan betekent dit dus dat die betaling te laat is en er sprake is van een betaalverzuim. De Belastingdienst legt in zo’n situatie echter geen verzuimboete op als het totale bedrag van de correcties op jaarbasis € 20.000 of minder is (en er geen sprake is van een vergrijp).

Moet uw onderneming op jaarbasis wel meer dan € 20.000 bijbetalen, dan legt de fiscus alsnog geen betaalverzuimboete op als het bij te betalen bedrag minder is dan 10% van het eerder betaalde bedrag van de loonaangiften die u corrigeert.

In alle andere situaties kunt u een betaalverzuimboete tegemoetzien van 5% van het bij te betalen bedrag, maar maximaal € 5.514.

---

---