E-mailnieuwsbrief opstellen voor de achterban

Met een e-mailnieuwsbrief houdt de ondernemingsraad (OR) de achterban op de hoogte van het werk van de OR. Het is wel zaak om een e-mailnieuwsbrief zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren, want anders belandt die linea recta in de digitale prullenbak. Waar moet de OR op letten bij het opstellen van een e-mailnieuwsbrief?

17 juni 2019 | Door redactie

Slechts een klein deel van de mensen die een nieuwsbrief ontvangen, opent deze ook: gemiddeld zo’n 30%. En ze besteden maar gemiddeld 51 seconden aan de e-mailnieuwsbrief. De OR moet de lezer dus in een heel kort tijdsbestek overtuigen de e-mail te openen, zijn aandacht vangen, en hem eventueel te verleiden om in actie te komen. In het bericht De OR nieuwsbrief in drie stappen leest u over de plicht van de OR om de agenda en verslagen van vergaderingen te publiceren, maar ook hoe de OR dat in een nieuwsbrief kan vormgeven.

Meerwaarde van de nieuwsbrief

Een nieuwsbrief begint al in de inbox van de ontvanger. Op basis van de afzender, onderwerpzin, eerste zin en preview pane (scherm waarin de eerste zinnen te lezen zijn) bepaalt hij of hij de e-mail opent of meteen weggooit. De volgende tips zorgen ervoor dat de ontvanger de nieuwsbrief opent:

  • De afzender van de mailing is vaak de belangrijkste reden om een e-mail te openen of niet. Veel ontvangers verwijderen nieuwsbrieven van onbekende afzenders direct. Het moet dus duidelijk zijn dat de OR de afzender is.
  • De onderwerpzin moet de lezers de nieuwsbrief in trekken. Hij moet aantrekkelijk zijn en een goed beeld geven van de inhoud. Lezers ontvangen de e-mailnieuwsbrief niet omdat ze actief zochten naar de informatie die erin staat. Beantwoord dus direct de vraag ‘Wat heb ik eraan?’.
  • Beperk de lengte en snijd niet meer dan zo’n drie onderwerpen aan. Hanteer de schrijfregels voor webteksten (e-learning).
  • Veel ontvangers zien de mailing eerst in de preview pane van hun mailbox. Vaak is het bovenste gedeelte van de nieuwsbrief zichtbaar. Zorg dat dit er professioneel en aantrekkelijk uitziet.
  • Veel nieuwsbriefprogramma’s bieden de mogelijkheid om de nieuwsbrief te personaliseren, bijvoorbeeld door in de aanhef de naam van de ontvanger weer te geven.

Evalueer de e-mailnieuwsbrief

Het is bij nieuwsbrieven verstandig om regelmatig de verzending (en de ontvangst) ervan te evalueren. In de meeste software voor nieuwsbrieven kunt u bij elke nieuwsbrief de statistieken bekijken: hoe vaak wordt de nieuwsbrief opengeklikt? Welke berichten zijn veel gelezen, en welke minder (of helemaal niet)? De OR kan bijvoorbeeld op basis van de evaluatie de nieuwsbrief anders opstellen, of de frequentie ervan veranderen.