Met een e-mailnieuwsbrief houdt de ondernemingsraad (OR) de achterban op de hoogte van het werk van de OR. Het is wel zaak om een e-mailnieuwsbrief zo aantrekkelijk mogelijk te presenteren, want anders belandt die linea recta in de digitale prullenbak. Waar moet de ondernemingsraad (OR) op letten bij het opstellen van een e-mailnieuwsbrief?
De OR heeft de plicht om de agenda en verslagen van vergaderingen te publiceren. Om de achterban betrokken te houden bij de OR, doet de OR er ook goed aan om de achterban regelmatig te informeren over onder meer zijn activiteiten en de resultaten die hij heeft geboekt. Een nieuwsbrief is hiervoor een geëigend middel. De praktijk leert echter dat slechts een klein deel van de mensen die een nieuwsbrief ontvangen, deze ook opent: gemiddeld zo’n 30%. En ze besteden er gemiddeld maar 51 seconden aan. De OR moet de lezer dus in een heel kort tijdsbestek overtuigen om de e-mail te openen, zijn aandacht vangen en hem eventueel verleiden om in actie te komen.
Een nieuwsbrief begint al in de inbox van de ontvanger. Op basis van de afzender, onderwerpzin, eerste zin en preview pane (scherm waarin de eerste zinnen te lezen zijn) bepaalt hij of hij de e-mail opent of meteen weggooit. De volgende tips zorgen ervoor dat de ontvanger de nieuwsbrief opent:
Het is bij nieuwsbrieven verstandig om regelmatig de verzending (en de ontvangst) ervan te evalueren. In de meeste software voor nieuwsbrieven is het mogelijk om bij elke nieuwsbrief de statistieken te bekijken: hoe vaak wordt de nieuwsbrief opengeklikt? Welke berichten zijn veel gelezen, en welke minder (of helemaal niet)? Zo'n evaluatie biedt de OR inzicht in mogelijke verbeterpunten van de OR-nieuwsbrief (tool). De OR kan bijvoorbeeld op basis van de uitkomsten besluiten om de nieuwsbrief anders op te stellen of de frequentie ervan te veranderen. De OR kan zijn achterban uiteraard ook rechtstreeks om een terugkoppeling van de nieuwsbrief vragen.