VERDIEPINGSARTIKEL

Door samenwerking met sleutelfiguren bereikt u meer dan alleen

Uw OR stopt veel energie in het contact met uw bestuurder. Hij heeft immers de hoogste dagelijkse leiding. Maar u bent niet de enige die op hem inpraat.

Mededirecteuren, managementteam, stafmedewerkers en elke leidinggevende die daartoe de kans krijgt, informeren uw bestuurder en proberen hem te beïnvloeden. Als uw OR erin slaagt samen te werken met deze sleutelfiguren, bereikt u meer dan in uw eentje.


26 augustus 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Netwerken is niet alleen belangrijk voor het uitoefenen van invloed op nog te nemen besluiten van uw bestuurder, maar op de eerste plaats om op de hoogte te zijn van wat er leeft in uw organisatie.

Ervan uitgaande dat uw OR erin slaagt zich goed te informeren op het gebied van wetgeving, ontwikkelingen in uw bedrijfstak of sector en de markt waarin uw organisatie opereert (zie kader), concentreert dit artikel zich vooral op uw interne netwerk.

Onderhoud uw externe netwerk

Dat de OR zijn netwerk vooral binnen de organisatie opbouwt, wil niet zeggen dat u alle externe contacten moet laten liggen.

Zorg er in ieder geval voor dat u goed op de hoogte blijft van nieuwe ontwikkelingen door bijvoorbeeld de juiste nieuwsbrieven te ontvangen. Denk aan arbeidswetgeving, medezeggenschap en ontwikkelingen in uw branche of sector.


OR-platform
Breidt uw netwerk uit met de opleider of adviseur die uw OR regelmatig raadpleegt. Overweeg ook om toe te treden tot een OR-platform, bijvoorbeeld op LinkedIn.

Zoek samenwerking met ondernemingsraden van ondernemingen waarmee ook uw organisatie samenwerkt. Denk ten slotte ook aan de bedrijfsarts en de arbodienst waarmee uw organisatie een contract heeft.

Als u in een overheidsonderneming werkt, leg dan ook contacten met het politieke bestuur. Dat hoeft niet meteen de wethouder te zijn, ook met raadsleden kunt u nuttige informatie uitwisselen.

Goed beeld vormen

Het begint ermee dat u uw bestuurder moet zien als de leider van een team van functionarissen die – afhankelijk van het onderwerp – meer of minder in de melk te brokkelen hebben.

Sommige bestuurders geven daar veel ruimte voor, anderen houden de touwtjes liever strak in handen, maar ook dan is netwerken nuttig. Elke bestuurder is immers afhankelijk van anderen, al is het maar om goed geïnformeerd te blijven.

Vorm uzelf een goed beeld van welke werknemers ertoe doen als het gaat om de informatie en de besluitvorming van uw bestuurder. Breng deze collega’s in kaart.

Denk aan bestuursleden, het hoger management, staffunctionarissen, maar ook leden van de raad van commissarissen of de raad van toezicht (zie kader). Het gaat hierbij dus niet om instanties, maar om personen.

Bouw contacten op

De volgende stap is het opbouwen van contact met degenen die u heeft geïnventariseerd. Daarbij kunt u goed gebruikmaken van het feit dat uw OR uit meerdere leden bestaat die vaak ook uit allerlei hoeken en gaten van uw organisatie komen. Bespreek met elkaar welk OR-lid het gemakkelijkst met welke functionaris in gesprek kan komen en laat hem dat contact opbouwen.

Bedenk dat het in deze fase niet gaat om het bespreken van een actueel onderwerp maar vooral om het leggen van persoonlijk contact als OR-lid. Benadruk bij de kennismaking de overeenstemmingen en mijd mogelijke meningsverschillen.

Herhaal het contact van tijd tot tijd om ervoor te zorgen dat u elkaar makkelijk kunt vinden als er wel iets concreets aan de orde is. Breng regelmatig kort verslag uit aan uw OR.

U heeft nu een deel van het interne netwerk opgebouwd. Het andere deel is uw achterban en dan met name degenen die uitvoerend bezig zijn.

Vergeet niet regelmatig het oor op de werkvloer te luisteren te leggen en de inzet van uw OR te toetsen bij degenen die het meest met het onderwerp te maken zullen krijgen (zie kader).

Denk ook aan uw achterban!

Elke OR heeft een tweeledige taak: overleg met de bestuurder en vertegenwoordiging van de werknemers. Bij het netwerken, zoals hier beschreven, gaat het vooral om een selectie van die werknemers: de hoger leidinggevenden en staffunctionarissen.

Werkvloer
De meeste werknemers zijn echter uitvoerend bezig, zij staan op de werkvloer. Zij weten het best waar het misgaat en waar kansen blijven liggen. Zij hebben direct contact met de klant en met de toeleveranciers.

Sommige afdelingen zijn rechtstreeks vertegenwoordigd in de OR, maar er zullen er ook zijn die zo’n vertegenwoordiger niet hebben. Zorg ervoor dat daar regelmatig OR-leden naartoe gaan. Niet zozeer om te praten maar vooral om te luisteren.

Een zichzelf respecterende OR legt zijn doelen eerst voor aan deze achterban. De OR is geen spreekbuis, maar moet wel rekening houden met de belangen van degenen die hij vertegenwoordigt.

De combinatie van een goed achterbancontact en een functionerend intern netwerk verschaft u een schat aan informatie waarmee u uw afhankelijkheid van de bestuurder flink vermindert. Sterker nog, door uw vele contacten in de organisatie en uw vertegenwoordigende rol kunt u hem waarschijnlijk dingen vertellen die hij nog niet weet.

Vergeet niet dat uw OR veel dichter bij de werknemers staat, terwijl de bestuurder door het feit dat hij ‘de baas’ is, vaak partijdige en gefilterde informatie ontvangt.

Krachten bundelen

Het netwerk biedt uw OR ook andere voordelen. U kunt de inzet van uw OR (Wat wil uw OR bereiken?) afstemmen met de ideeën van gezaghebbende functionarissen (Denken zij er ook zo over?)

In geval van overeenstemming krijgt u misschien extra argumenten voor de overlegvergaderingen. Bij tegengestelde meningen kunt u zich in ieder geval beter voorbereiden op het te voeren overleg met uw bestuurder.

De inbreng van anderen kan uw OR er ook toe brengen om zijn aanvankelijke mening te herzien. Daar is ook niets mis mee.

Naarmate de persoonlijke contacten met andere functionarissen verbeteren, kunt u zelfs coalities sluiten, de krachten bundelen. Bijvoorbeeld om een ongewenste ontwikkeling tegen te houden of in een meer gewenste richting te sturen.

Kwestie van vertrouwen

Bedenk dat goed netwerken ook een kwestie van vertrouwen is. Degenen met wie u contact legt, moet erop kunnen rekenen dat zij door dat contact niet in de problemen komen.

Zoek de opbrengst van het netwerken vooral in het beter geïnformeerd raken. Alles wat het verder nog oplevert, is dan mooi meegenomen.

Maak er ook geen geheim van dat uw OR zich zo breed mogelijk laat informeren. Het is immers uw taak als OR om alle werknemers van de organisatie te vertegenwoordigen, dat geldt dus ook voor het hogere kader. Dat lukt alleen als u met iedereen praat.

Wees echter zorgvuldig in het onthullen van de identiteit van uw bronnen. Uw bestuurder zal u waarschijnlijk al snel vragen wie bepaalde uitspraken gedaan heeft.

Bouw contact op met uw toezichthouders

Als uw organisatie beschikt over een raad van commissarissen of een raad van toezicht, zult u weten dat deze organen vaak niet worden gezien als onderdeel van de organisatie. Hoewel ze dat zelf vaak ook niet zo zien, zijn ze dat wel.

Dat is ook de reden dat de Wet op de ondernemingsraden ze uitdrukkelijk betrekt bij het OR-werk. Denk aan de halfjaarlijkse vergadering over de algemene gang van zaken en aan belangrijke adviesplichtige besluiten.

Zorg ervoor dat u bij deze vergaderingen ook een delegatie van de toezichthouders treft. Daarnaast is van belang dat u één of meer leden van dat toezichthoudend orgaan, bij voorkeur de voorzitter, opneemt in uw interne netwerk en met enige regelmaat spreekt.

Al is het maar om elkaar snel te kunnen vinden als er eens iets echt belangrijks aan de orde is. Zoals het vervangen van de bestuurder, een gebeurtenis die vaak onverwacht komt en waarvoor de toezichthouder de eindverantwoordelijke is.

Blijf uw netwerk onderhouden

Zorg ervoor dat u de contacten met uw netwerk opneemt in het OR-werk. Bij elk inhoudelijk punt dat u in de vergadering voorbereidt, moet u zich afvragen welke functionarissen u daarover wilt spreken.

Net zoals u – als het goed is – met elkaar afspreekt hoe uw OR de achterban gaat raadplegen. Vraag de contactpersonen ook steeds wat hun contacten hebben opgeleverd.

Als er een OR-lid voortijdig opstapt, onderzoek dan ook wat dit betekent voor de contacten van uw OR. Waar vallen er gaten door dit vertrek en hoe kunnen de overige leden deze opvullen?

Bekijk eens per jaar of u de juiste mensen nog spreekt en of u misschien nieuwe functionarissen aan uw netwerk moet toevoegen. Elke organisatie kent wel enkele ‘sleutelpersonen’, werknemers die van alles op de hoogte lijken en met iedereen kunnen praten. Zij zijn voor uw OR van grote waarde.