Na het ontvangen van de adviesaanvraag moeten de OR en de bestuurder minimaal één keer vergaderen over het voorgenomen besluit van de bestuurder. De OR kan tijdens dit overleg meer informatie inwinnen en proberen zijn invloed te vergroten.
De overlegvergadering is een uitgelezen moment voor de OR om toezeggingen van de bestuurder te krijgen over wijzigingen in en aanvullingen op het voorgenomen besluit van de bestuurder en de uitvoering daarvan. Dat gaat mondeling nu eenmaal vaak gemakkelijker dan schriftelijk. In het verslag van deze overlegvergadering neemt de notulist (vaak de OR-secretaris) de gemaakte afspraken en toezeggingen op. Keurt zowel de OR als de bestuurder het verslag goed, dan is het verslag en daarmee ook de gemaakte afspraken offcieel. In het definitieve advies kan de OR naar dit verslag verwijzen en daarmee de notulen een onlosmakelijk onderdeel van het OR-advies maken. De spelregels voor de overlegvergadering (artikel) zijn opgenomen in artikel 23 en artikel 23 a t/m c van de Wet op de ondernemingsraden.
De OR maakt het overleggen wel erg moeilijk door vooraf een standpunt in te nemen en dat niet meer los te laten. Nuttiger is het om van tevoren een wensenlijstje op te stellen en dat te bespreken met de bestuurder. In de vergadering probeert de OR dan zoveel mogelijk wensen om te zetten in concerete toezeggingen. Onderhandelen draait wel om geven en nemen. Het kan dus zijn dat de OR op een paar punten moet toegeven; dit kan echter ook voor de bestuurder gelden. De kans is immers groot dat de besluiten beter zullen aansluiten op de praktijk van de werkvloer en dat er ook meer draagvlak voor is onder werknemers, als de bestuurder het advies van de OR meeneemt in zijn overwegingen en het uiteindelijke besluit. Met het in kaart brengen van de belangrijke punten voor zowel OR als bestuurder kan de overlegvergadering van start gaan.
Meer lezen over de adviesprocedure van de OR? Zie ook Adviesrecht OR & ...:
het besluitvormingsproces
basisregels voor adviesrecht
wanneer is iets ‘belangrijk’?
bijzondere overlegvergadering
inhoud van de adviesaanvraag
overleg met de bestuurder
meningsvorming
verbeteren van de positie
uitbrengen van advies
na het advies