VERDIEPINGSARTIKEL

OR-bevoegdheden bij invoering agile werken

Er zijn verschillende gradaties waarin uw organisatie de agile principes kan toepassen. Uw organisatie kan volledig agile gaan werken of de agile principes toepassen op een bepaald thema. Maar wanneer komt het adviesrecht van uw OR om de hoek kijken als uw organisatie de overstap naar agile wil maken? In dit verdiepingsartikel komen uw formele bevoegdheden aan bod.


15 oktober 2021 12 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Of uw adviesrecht (artikel 25 WOR) wel of niet van toepassing is als uw organisatie agile gaat werken, hangt vooral af van de mate waarin uw organisatie agile

wil gaan werken. Als uw organisatie agile gaat werken, gaat de gehele organisatie op de schop en is het agile werken adviesplichtig. Past uw organisatie de agile principes alleen toe op bepaalde thema’s, dan is de bestuurder niet verplicht om de OR om advies te vragen. Uw OR heeft wel de mogelijkheid om de bestuurder dan ongevraagd te adviseren.

Adviesrecht bij de agile transitie

Er zijn verschillende artikelen uit de Wet op de ondernemingsraden (WOR) van toepassing als uw organisatie een agile transitie wil doorvoeren. De organisatie heeft bij een agile transitie in principe niet het doel om bepaalde werkzaamheden af te stoten, werknemers te ontslaan of te bezuinigen.

Uw organisatie streeft juist naar meer klantgericht werken, een optimale inzet van talenten van werknemers, een hoog innovatietempo en meer efficiëntie. Het kan zich echter voordoen dat, als processen steeds verder geoptimaliseerd worden, bepaalde werkzaamheden niet meer nodig zijn.

Bepaalde functies komen ook te vervallen omdat de taken en rollen van de werknemers veranderd zijn. Dit hoeft overigens niet direct tot ontslagen te leiden. Soms wordt ervoor gekozen om de organisatie platter te maken, met minder hiërarchische lagen. Een agile transitie heeft dit soort wijzigingen niet als doel, maar kan het wel met zich meebrengen.

Verschillende artikelen onder het adviesrecht kunnen van toepassing zijn. Dit is geheel afhankelijk van de grootte en het aantal wijzigingen dat uw organisatie moet doorvoeren om agile werken in te voeren.

Belangrijke wijziging in de organisatie

Op grond van artikel 25, lid 1e WOR is uw adviesrecht van toepassing bij een belangrijke wijziging in de organisatie. Onder dit artikel vallen onder andere:

  • wijzigingen in de structuur van de organisatie;
  • wijzigingen in het aantal leidinggevende niveaus;
  • wijzigingen in de personeelsformatie;
  • wijzingen van functies of het aantal formatieplaatsen;
  • splitsen of samenvoegen van afdelingen of organisatieonderdelen;
  • wijziging van bevoegdheden: onder andere de taakverdeling van leidinggevende en werknemers.

Al deze onderdelen kunnen spelen bij de overgang naar agile werken. Daarnaast kan ook sprake zijn van een wijziging van werkzaamheden (artikel 25, lid 1d WOR) en van het doen van een belangrijke investering (artikel 25, lid 1h WOR).

Het gaat dan vaak om de invoering of wijziging van technologische voorzieningen (artikel 25, lid 1k WOR) of zelfs een complete verbouwing van het kantoorpand.

Veranderingen binnen ING

Een voorbeeld van een agile transitie is ING. De bank werkt sinds 2015 volledig agile, volgens het zogenoemde Spotify-model. De bank wilde sneller innoveren om aan te sluiten bij het hoge tempo van technologische veranderingen. Zo kan ING producten en diensten continu aanpassen aan de behoeften van de klant.

 

Multidisciplinaire teams

Hiervoor heeft ING veel veranderingen in de organisatie doorgevoerd: er is verbouwd om meer open ruimtes te creëren die moeten leiden tot een betere samenwerking.

 

Teams zijn op de schop gegaan en ingericht als zelfsturende multidisciplinaire teams. De teams zijn eindverantwoordelijk voor het initiëren, ontwikkelen en implementeren van een innovatie. Zo heeft ING een complete transitie in het agile werken doorgemaakt.

Agile werken in al zijn vormen en het adviesrecht

Een agile transitie doorvoeren gaat volgens een agile werkwijze. Of uw organisatie een agile transitie doormaakt of de agile werkwijze toepast op een thema: de kans is groot dat u tegen een probleem aanloopt in het adviesrecht. Bij het adviesrecht (en ook het instemmingsrecht) zoekt de WOR namelijk naar het moment dat er een voorgenomen besluit is van de bestuurder.

Een voorgenomen besluit is een besluit dat de bestuurder voornemens is te nemen en dat nog niet ten uitvoer is gebracht. Dit is het moment waarop uw ondernemingsraad nog invloed kan uitoefenen op het besluit. De bestuurder kan het besluit dus nog aanpassen, en er is voldoende inzicht in de gevolgen van het te nemen besluit.

Op dat exacte moment moet de bestuurder uw OR om advies vragen

Op dat exacte moment moet de bestuurder uw OR om advies vragen. Bij het vormgeven van veranderingen die op een agile wijze ontstaan, is dit moment lastig te bepalen.

Agile besluitvorming

In de besluitvorming gebeurt namelijk het volgende. Bij een verandering via de agile werkwijze wordt bij de start de scope bepaald. Dat is de ultieme situatie, de stip op de horizon. Door de stip niet te veel vast te zetten, zorgt uw organisatie ervoor dat de flexibiliteit zo lang mogelijk gewaarborgd blijft. Bijsturen blijft dan nog lange tijd een optie.

 

Naast de scope bepaalt de directie de kaders en randvoorwaarden waarbinnen de verandering moet plaatsvinden. Bij de randvoorwaarden kunt u denken aan kosten, wet- en regelgeving, aantal werknemers, uren en het tijdspad. Binnen het kader en richting de scope (de stip op de horizon) kan het agile proces plaatsvinden.

 

Het agile proces verloopt stapsgewijs. Na het afronden van het eerste product gaat het team feedback ophalen en de volgende stap bespreken. Op deze wijze werken ze in een constant innovatietempo naar de stip toe. Het ‘wat’ en ‘waarom’ wordt aan het begin bepaald.

 

‘Hoe’ en de ‘gevolgen’ worden pas later in het traject bekend. Om deze reden is het precieze moment van het voorgenomen besluit onduidelijk. Aan de start van het traject heeft uw bestuurder nog geen of onvoldoende inzicht in de gevolgen van het besluit. Het voldoen aan de vereisten die de WOR stelt aan de inhoud van een adviesaanvraag is niet volledig mogelijk.

U kunt informatie ontvangen over het ‘wat’ en ‘waarom’ maar over de gevolgen van het besluit en de wijze van het opvangen van deze gevolgen is bij de start nog niks bekend, soms alleen op hoofdlijnen. Dit brengt u en uw bestuurder in een lastig parket.

U kunt ook afwachten tot alle stappen zijn genomen en uw advies aan het einde van het proces geven. Er is dan echter geen sprake meer van wezenlijke invloed. Gedurende het proces zijn er al besluiten genomen die waarschijnlijk niet meer terug gedraaid kunnen worden. Wat nu? Gelukkig heeft u nog voldoende mogelijkheden.

Let op het woord ‘belangrijk’

Waarschijnlijk komt in de overlegvergadering met uw bestuurder de term ‘belangrijk’ naar voren. Deze term komt in het adviesrecht regelmatig voor. De volgende kenmerken dragen eraan bij om te bepalen of een onderwerp belangrijk en dus adviesplichtig is:

  • er is sprake van niet-alledaagse besluiten;
  • besluiten hangen onderling met elkaar samen (zoals bij een agile traject);
  • de aard en omvang van het besluit ten op zichte van de te verwachten personele gevolgen;
  • de aard en omvang van het besluit ten opzichte van de onderneming in zijn geheel;
  • het besluit vereist statutair goedkeuring van de raad van commissarissen of de raad van toezicht;
  • het besluit raakt de kernactiviteiten.

Bij de aard en omvang van de personele gevolgen kunt u denken aan: het verlies van werk of arbeidsplaatsen, verandering van functies, inhoud en of omvang van het arbeidscontract, leidinggevende, standplaats, arbeidstijden en arbeidsomstandigheden. Zo’n besluit kan dus grote gevolgen hebben voor groepen werknemers en wordt daarmee al snel een zaak voor de OR.

Wettelijke mogelijkheden

Uw OR kan met uw bestuurder bovenwettelijke afspraken maken over uw adviesrecht in deze processen. Ook kan uw OR ervoor kiezen om het adviestraject op te knippen. U ontvangt van uw bestuurder een advies op hoofdlijnen en later in het proces advies op de verschillende deeladviezen.

Het advies op hoofdlijnen is een advies over de richting van de verandering. De inhoud van dit advies bevat de volgende onderdelen:

  • de richting van de verandering;
  • wat de verandering inhoudt;
  • waarom deze verandering nodig is;
  • de planning, met daarin een eerste overzicht voor de deeladviezen die u kunt verwachten;
  • een zo goed mogelijk inzicht in de mogelijke gevolgen van het besluit en hoe deze op te vangen.

De deeladviezen zijn de verschillende adviezen waarin uw OR over de vervolgstappen om advies wordt gevraagd. Daarin voldoet de bestuurder zo veel mogelijk aan de wettelijke eis van de inhoud van de adviesaanvraag volgens artikel 25, lid 3 WOR.

Niet meer terugdraaien

Besef bij het opknippen van het adviestraject dat u een trechter in gaat in de besluitvorming. Als uw OR positief heeft gereageerd op de eerste adviezen, kunt u niet meer terugkomen op de eerder gegeven adviezen. U kunt het gehele traject dus niet meer terugdraaien als u het in een later stadium niet eens bent met een besluit.

 

Hierdoor is het van groot belang dat verwachte personele consequenties bij het advies op hoofdlijnen zo veel mogelijk bekend zijn. Daarbij moet uw OR ook weten welke maatregelen genomen worden om deze gevolgen op te vangen. Denk aan een sociaal plan. 

Het adviesrecht kent een scheiding. In artikel 25, lid 5 WOR staat het uitvoeringsadvies. Daarin staat omschreven dat, als u advies geeft over één of meerdere aangelegenheden uit artikel 25, lid 1 WOR de bestuurder u ook over de uitvoering van het besluit advies moet vragen voor zover u daarover nog niet heeft geadviseerd.

Er zijn echter geen voorschriften voor de tweede adviesprocedure. Zo schrijft de wet niet voor dat er moet worden overlegd tijdens een overlegvergadering, ook niet voor het schriftelijk aanvragen van advies, de opschortingstermijn of de mogelijkheid voor een gerechtelijke procedure. U heeft eigenlijk geen mogelijkheden nog iets af te dwingen als het gaat om een uitvoeringsadvies.

Van belang is dat u de uitvoering ter sprake brengt in het eerste advies dat u geeft of bovenwettelijk afspraken maakt in de vorm van een convenant op grond van artikel 32 WOR.

Afspraken in convenant vastleggen

De beste optie is om voorafgaand procesafspraken te maken en deze vast te leggen in een convenant volgens artikel 32 van de Wet op de ondernemingsraden. Artikel 32 WOR is de ondernemingsovereenkomst (tool), vaak ook convenant genoemd. Uw OR kan, samen met uw bestuurder, besluiten om uw rechten bovenwettelijk uit te breiden.

De uitbreiding bij agile trajecten gaat specifiek om artikel 25, lid 5 WOR: het uitvoeringsadvies. Door alles vast te leggen in het convenant voorkomt uw OR dat besluiten over agile werken er doorheen glippen, maar uw OR voorkomt ook dat hij advies moet geven over processen waarvan u aan de start niet precies weet wat de uitkomsten gaan zijn. U creëert met een convenant meer zeggenschap over de uitwerking ervan.

Belangrijk is dat de afspraken schriftelijk – dit mag ook in de notulen van de overlegvergadering – zijn vastgelegd en dat het duidelijk is dat het om een convenant gaat. 

Als u besluit om het adviestraject op te knippen, wilt u niet dat de deeladviezen onder artikel 25, lid 5 WOR komen te vallen. Want, uitvoering van een onderwerp waarop de OR advies heeft gegeven valt onder het uitvoeringsadvies. Spreek daarom voor de zekerheid in het convenant af dat de deeladviezen onder artikel 25, lid 1 WOR vallen. Een aantal tips om op te nemen in het convenant:

  • Uw bestuurder zal het voornemen tot gefaseerd veranderen onverwijld ter advies melden aan uw OR.
  • Bij de start van een gefaseerde verandering maken de ondernemer en uw OR in ieder geval procesafspraken over:
    • de doelstelling van de verandering;
    • de randvoorwaarden voor de verandering;
    • proces en tijdsplanning;
    • momenten en wijze waarop uw OR betrokken wordt en wanneer een vervolgadvies in de zin van artikel 25, lid 1 WOR wordt voorgelegd;
    • wijze van besluitvorming en wie bevoegd is om welke besluiten te nemen.
  • Komt er een gefaseerd adviestraject, dan ontvangt uw OR een adviesaanvraag op hoofdlijnen en deeladviezen volgens artikel 25, lid 1 WOR.
    • In het advies op hoofdlijnen wordt de richting van de verandering aangegeven, wat de verandering inhoudt en waarom deze nodig wordt geacht. Daarnaast geeft de ondernemer zo goed mogelijk inzicht in de mogelijke gevolgen van het besluit.
    • In de deeladviezen worden de gevolgen voor de werknemers en de wijze waarop zij worden opgevangen opgenomen en verder uitgewerkt.
  • Uw OR wordt in ieder geval in een vroegtijdig stadium betrokken en om advies gevraagd als de gevolgen van een voorgenomen besluit de werknemers raken.
  • Uw OR en ondernemer bepalen per traject welke aanvullende afspraken er nodig zijn in dit convenant.
  • Dit convenant treedt met terugwerkende kracht in werking voor de reeds aangevangen projecten.
Dit kan een spanningsveld opleveren met de medezeggenschap

Het is goed mogelijk dat de teams in uw organisatie steeds meer zelfstandig besluiten gaan nemen door de agile werkwijze. De besluitvorming ligt dan laag in de organisatie. Dit kan een spanningsveld opleveren met de medezeggenschap. Ook hiervoor kunt u afspraken opnemen in het convenant.  Tips voor afspraken in het convenant als de besluitvorming laag in de organisatie ligt:

  • Bij de instelling van een (project)team bepaalt u samen met uw bestuurder of uw OR deel uitmaakt van het team.
  • Als de verwachting is dat er arbeidsplaatsen kunnen verdwijnen, moet in ieder geval één OR-lid deel uitmaken van het team.
  • Deelname van een OR-lid aan een (project)team betekent niet dat uw OR daarmee voldoende is geïnformeerd over de besluitvorming.
  • Als er geen OR-lid deel uitmaakt van het team, wordt een ander lid van het team aangewezen om de bevoegdheden van uw OR in de gaten te houden. Hij bekijkt of er sprake is van een voorgenomen besluit dat onder het advies- of instemmingsrecht (artikel 25 en 27 WOR) van de OR valt en aan uw OR moet worden voorgelegd.

Liever niet adviseren onder voorwaarden

Het lukt niet altijd om tot een convenant te komen in deze situaties. Uw OR kan er dan voor kiezen om te adviseren onder voorwaarden. Maar daarmee beperkt u uzelf en uw rol. De bestuurder adviseren wat te doen en hoe dat te doen, gaat namelijk veel verder dan alleen positief of negatief advies geven.

Uw OR kan de bestuurder dus adviseren om eerst een aantal punten te realiseren en het voorgenomen besluit te herzien. De bestuurder kan dan een nieuwe adviesaanvraag indienen op basis van de aangepaste plannen.

Instemmingsrecht

De botsing zoals geschetst in het adviesrecht is niet van toepassing op het instemmingsrecht. Het instemmingsrecht kent geen uitvoeringsdeel en de term ‘belangrijk’ komt niet in het instemmingsrecht voor.

Het instemmingsrecht zoals omschreven in artikel 27 van de WOR is van toepassing bij het vaststellen, wijzigen of intrekken van een regeling. Hoe ingrijpend de wijzigingen van de regeling zijn, speelt hierin geen rol.

Opknippen van een instemmingsbesluit

Het is goed mogelijk dat uw organisatie de wijziging van een personele regeling of het inrichten van een nieuwe regeling volgens het agile principe wil vormgeven. Uw OR kan dan afspreken dat u werkt met een kaderregeling waarin u eerst instemt met het kader van de nieuwe regeling. Op een later moment verleent uw OR dan instemming over de invulling van de regeling. Het is aan de raden om dit soort afspraken ook goed vast te leggen.

Instemmingsrecht bij een pilot

Een regeling die tijdelijk of experimenteel wordt toegepast valt in principe niet onder het instemmings- of adviesrecht. Een pilot over agile werken heeft echter mogelijk gevolgen voor de werknemers volgens artikel 27, lid 1 WOR. Lijkt de pilot dus meer op een duurzame regeling met moeilijk omkeerbare gevolgen voor de werknemers, dan is het instemmingsrecht waarschijnlijk wel van toepassing.

De (on)omkeerbaarheid van het besluit, de duur van de pilot en gevolgen voor de betrokken werknemers zijn belangrijke punten voor de toets of het instemmingsrecht wel of niet van toepassing is.

Instemmingsrecht bij een agile transitie

Een agile transitie vraagt niet alleen om een andere werkwijze, maar ook om een open cultuur waarin werknemers zich durven uit te spreken, elkaar respecteren en samenwerken op basis van vertrouwen. Ook de HR-afdeling zal in uw organisatie stappen willen maken ten aanzien van het personeelsbeleid waarin de agile principes meer tot uiting komen.

Onderwerpen die in het kader van het instemmingsrecht op uw pad kunnen komen:

  • Omslag van functies naar rollen.
  • Wijziging in het aannamebeleid: het aantrekken van werknemers met andere competenties en vaardigheden. Daarnaast wordt het aannemen van nieuwe werknemers meer bij de teams neergelegd.
  • Aanpassingen in het opleidingsbeleid: meer gericht op het continu blijven leren en ontwikkelen en eventueel aantrekken van anders geschoolde werknemers.
  • Een andere visie op beoordelen: meer gebaseerd op vertrouwen, werken met kortere feedbackloops, meer kansen om te leren. Het beoordelen gebeurt bij voorkeur vaker per jaar.
  • Een andere visie op beoordelen: binnen het agile werken ligt de nadruk meer op het belonen op teamniveau dan op de individuele beloningen.


Initiatiefrecht

Uiteraard is uw OR niet alleen afhankelijk van uw bestuurder om betrokken te zijn bij een agile transitie of een agile werkwijze. Volgens artikel 23 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) kan de OR elk gewenst onderwerp op de agenda voor de overlegvergadering zetten.

Uw OR kan ook gebruikmaken van het initiatiefrecht volgens artikel 23, lid 3 WOR. Hiermee kunt u de bestuurder (buiten de overlegvergadering om) ongevraagd adviseren of een concreet verbetervoorstel te doen.

U kunt bijvoorbeeld de uitvoering van een besluit, dat formeel onder het uitvoeringsadvies van het adviesrecht valt (artikel 25, lid 5 WOR), bespreekbaar maken tijdens het overleg met uw bestuurder. Uiteindelijk heeft uw OR de meeste invloed tijdens het gesprek.

Als de OR ongevraagd een advies indient, is de bestuurder verplicht om hierover met de OR in gesprek te gaan (minimaal één overleg). Daarna moet hij de OR schriftelijk en goed onderbouwd laten weten welke stappen hij naar aanleiding van het ongevraagde advies gaat zetten.

Zet het initiatiefrecht met uw OR ook in door zelf met voorstellen te komen. Deze voorstellen kunnen gaan over alle onderwerpen in het kader van het adviesrecht en het instemmingsrecht. Daarnaast geeft de wetgever uw OR middels uw zorgplicht (artikel 28 WOR) de mogelijkheid om een aantal andere onderwerpen ter sprake te brengen. Zet uw initiatiefrecht bijvoorbeeld in de volgende situaties in:

Pre-advies

Indien u al vroegtijdig van informatie bent voorzien over een komende verandering zou uw OR een preadvies kunnen ontwikkelen. In het pre-advies geeft u – op basis van de tot dan toe ontvangen informatie – uw zorgen, aandachtspunten en inhoudelijke adviezen alvast mee aan uw bestuurder.

 

Uw bestuurder kan uw advies meewegen bij het voorgenomen besluit. Uiteraard ontneemt het geven van een preadvies u niet het recht om advies te geven op het voorgenomen besluit.

 

U zou aan de start van een agile proces mee kunnen denken over de kaders, randvoorwaarden en de teamsamenstelling. Deze input kunt u vroegtijdig meegeven onder het initiatiefrecht.