VERDIEPINGSARTIKEL

OR mag bestuurder ook ongevraagd advies geven

Een proactieve OR wacht niet af tot de achterban zich roert of de bestuurder met een verzoek komt. Als u de ontwikkelingen in de organisatie in de gaten houdt en weet wat er bij uw achterban leeft, zijn er geregeld zaken die u aan uw bestuurder wilt voorleggen.

En dat recht heeft u ook. Dankzij uw initiatiefrecht mag uw OR de bestuurder altijd adviseren – ook als hij hier niet om heeft gevraagd. Dat advies is niet vrijblijvend. Uw bestuurder moet het serieus in behandeling nemen.


29 juli 2020 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Uw OR kan het initiatiefrecht inzetten om onderwerpen bij uw bestuurder op de agenda te krijgen. Dat recht is vastgelegd in artikel 23, lid 3 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

Het initiatiefrecht geldt voor alle onderwerpen die de organisatie aangaan. Het geeft u dus het recht om óók met uw bestuurder mee te denken en hem ongevraagd te adviseren over onderwerpen waarbij uw bestuurder niet verplicht is uw advies of instemming te vragen.

Daarmee is uw initiatiefrecht een machtig middel, dat u op alle terreinen inspraak geeft. Maar hoe pakt u dit aan?

Grondige voorbereiding

Een goed begin is het halve werk. Dat geldt ook als u uw initiatiefrecht wilt inzetten om een bepaalde kwestie bij uw bestuurder op de agenda te krijgen. U zult goed beslagen ten ijs moeten komen als u een onderwerp aanhangig wilt maken waar hij misschien weinig trek in heeft.

Bovendien kan het om een kwestie gaan waar uw OR nooit eerder mee te maken heeft gehad of waar u weinig verstand van heeft. Dat vraagt om een grondige voorbereiding. Begin dus bij het begin: weet wat er speelt.

Inventariseer bij uw achterban 

De aanleiding om uw bestuurder ongevraagd te adviseren kan zijn dat uw OR signalen van uw achterban krijgt dat zij niet tevreden zijn over bijvoorbeeld de arbeidsomstandigheden, de coronamaatregelen of de organisatiecultuur. Inventariseer dan bij uw achterban wat de omvang van het probleem is, wat eraan ten grondslag ligt en welke ideeën werknemers hebben om de omstandigheden te verbeteren.

Of misschien constateert u zelf dat bepaalde processen voor verbetering vatbaar zijn. Kan bijvoorbeeld de samenwerking tussen afdelingen beter of kunnen bedrijfsprocessen efficiënter worden uitgevoerd? Dan is het zaak om daar werk van te maken en met uw bestuurder om de tafel te gaan.

Knelpunten inventariseren bij uw achterban

Een medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) is een prima manier om te onderzoeken wat er bij uw achterban leeft, waar de knelpunten in de organisatie zitten en waar ruimte is voor verbetering.

De afgelopen jaren is de insteek van MTO’s veranderd. Traditionele onderwerpen, zoals arbeidsvoorwaarden en -omstandigheden, zijn nog altijd populair, maar het accent verschuift steeds meer naar de rol van de werknemer in de organisatie.

Wat motiveert werknemers, hoe waarderen zij de koers en de professionaliteit van de organisatie en hoe functioneert de werknemer hierin?

Anoniem
Naarmate de anonimiteit beter is gewaarborgd, stijgt de respons en zijn de antwoorden van de werknemers eerlijker. Met de uitkomsten kan uw bestuurder de knelpunten bepalen en initiatieven uitrollen om deze te verhelpen.

MTO’s zijn er in vele soorten en maten. Kijk op rendement.nl voor een marktanalyse MTO.

Doe een concreet voorstel

Uw OR kan een initiatiefvoorstel mondeling doen, bijvoorbeeld tijdens de overlegvergadering, maar ook schriftelijk. Het is belangrijk dat u uw voorstel zo concreet mogelijk definieert en dat u uw standpunt met goede argumenten onderbouwt.

Zet dus het hoe, wat en waarom en vooral de voordelen voor de organisatie duidelijk op papier. Bedenk ook alvast welke bezwaren uw bestuurder kan hebben.

Peil hoe uw bestuurder er tegenover staat door het onderwerp aan te kaarten tijdens het overleg. Misschien vindt hij het moment niet geschikt of verwacht hij weinig draagvlak.

Als u de mogelijke bezwaren op voorhand al kunt uitsluiten, bent u hem een stap voor. Werk deze op een positieve manier uit in uw voorstel. Geef bijvoorbeeld aan dat u bij uw achterban heeft getoetst of er voldoende draagvlak is of formuleer redenen waarom dit het juiste moment is.

Werk oplossing uit

Uw bestuurder heeft van alles aan zijn hoofd en heeft het ook zonder ongevraagd advies van uw OR al druk genoeg. Leg hem daarom niet alleen een probleem voor, maar reik hem ook meteen de mogelijke oplossing(en) op een presenteerblaadje aan. Dan hoeft hij niet zelf naar een oplossing te zoeken, dat scheelt tijd.

Werk in uw voorstel de mogelijke oplossing(en) zo concreet mogelijk uit. Het liefst meer dan één, zodat uw bestuurder eenvoudig een afweging kan maken. Zo toont u uw betrokkenheid als meedenkende OR.

Schakel deskundige in

Heeft uw voorstel betrekking op een lastig onderwerp, waar de leden van uw OR niet goed in thuis zijn, dan kunt u een beroep doen op een externe deskundige voor inlichtingen en advies (zie kader hieronder).

Dit recht heeft u op grond van artikel 16 WOR. Uw OR kan een externe deskundige inschakelen, maar bijvoorbeeld ook een bestuurslid of een collega die gespecialiseerd is in het betreffende onderwerp.

Het inschakelen van een deskundige kan op ieder gewenst moment. In de voorbereidingsfase kan hij uw OR bijvoorbeeld schriftelijk advies geven en u helpen om uw voorstel goed op papier te krijgen.

U kunt hem ook – met medeweten van uw bestuurder – uitnodigen voor de vergadering waarin u het voorstel met uw bestuurder gaat bespreken.

Bespreken met bestuurder

Uw bestuurder moet het ingediende initiatiefvoorstel minimaal één keer tijdens een overlegvergadering inhoudelijk bespreken met uw OR. Vaker mag natuurlijk ook, als uw bestuurder of uw OR hier behoefte aan heeft.

Het bespreken van uw voorstel geeft u over en weer de gelegenheid om uw ideeën toe te lichten en vragen te stellen. Als het goed is, is de visie van uw bestuurder geen verrassing meer. Die heeft u al eens gepeild door het onderwerp te bespreken tijdens de overlegvergadering.

Draagt uw bestuurder nog bezwaren aan die u niet al in uw voorstel heeft ondervangen, dan is dit hét moment om die te weerleggen. Zit u op één lijn en heeft u hetzelfde doel voor ogen of heeft uw bestuurder misschien andere beweegredenen?

OR staat niet alleen bij een lastig onderwerp

OR-leden hoeven niet van álle markten thuis te zijn. Uw OR heeft namelijk het recht om externe deskundigen in te schakelen (artikel 16 WOR). Een externe deskundige kan iemand van buiten de organisatie zijn, maar het kan bijvoorbeeld ook een collega zijn die gespecialiseerd is in een bepaald onderwerp.

De externe deskundige kan uw OR in de voorbereidende fase bijstaan met informatie en advies, en kan een vergadering bijwonen waarin u het onderwerp met uw bestuurder bespreekt. U kunt ook een deskundige vragen om een schriftelijk advies uit te brengen over een bepaalde kwestie.

Kosten
Het is wel zo netjes én verstandig om uw bestuurder vooraf te laten weten dat uw OR een externe deskundige wil inschakelen. Zonder overleg vooraf hoeft uw bestuurder de kosten namelijk niet te vergoeden.

Reactie van bestuurder

Pas nadat u uw initiatiefvoorstel inhoudelijk met uw bestuurder heeft besproken, mag uw bestuurder beslissen wat hij met uw voorstel doet. Hij moet zijn beslissing schriftelijk aan uw OR meedelen, voorzien van een goede onderbouwing.

Vindt hij het een goed initiatief, dan laat hij uw OR weten hoe en wanneer hij uw voorstel in de praktijk gaat brengen. Uw OR kan hierbij met hem meedenken bij het definiëren van concrete actiepunten en voorwaarden. Uw OR kent immers de kant van zowel de werkgever als de werknemers, dus u weet waar uw bestuurder op moet letten als hij met de uitvoering van uw voorstel aan de slag gaat.

Uw bestuurder mag uw voorstel in ieder geval niet zomaar aan de kant schuiven, ook al staat hij er op dat moment misschien niet voor open. Ook als hij besluit om geen actie te ondernemen, zal hij die beslissing goed en schriftelijk motiveren.

Voorstel aanpassen

Zegt uw bestuurder ‘nee’ tegen uw voorstel, dan hoeft de kous nog niet af te zijn. In zijn schriftelijke reactie kunt u lezen welke factoren de doorslag hebben gegeven bij het bepalen van zijn standpunt.

Uw OR krijgt zo een goed beeld van wat de beweegredenen van uw bestuurder zijn om al dan niet verdere actie te ondernemen: wat beschouwt hij als de positieve punten in uw voorstel en welke bezwaren heeft hij?

Mogelijk vindt hij een later moment meer geschikt of zijn er op dit moment onvoldoende financiële middelen beschikbaar. Aan de hand hiervan kunt u bepalen of de weg open ligt voor een aangepast voorstel. Als u zijn bezwaren (grotendeels) kunt wegnemen, is de kans groot dat u samen tot een compromis kunt komen.