Als een werknemer uit dienst treedt, kan het handig zijn om zijn zakelijke e-mailaccount nog even aan te houden of de mails automatisch door te sturen naar een collega. Maar houdt de werkgever dan voldoende rekening met de privacy van de ex-werknemer?
Veel werkgevers willen zicht houden op e-mails van klanten of relaties die na uitdiensttreding nog binnenkomen op het zakelijke mailaccount van een ex-werknemer. Toch is het de vraag of dit is toegestaan; de werkgever maakt hiermee immers inbreuk op de privacy van de ex-werknemer. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er twee grondslagen waar de werkgever in zo’n geval een beroep op zou kunnen doen: toestemming en het gerechtvaardigd belang.
Het toestemmingsvereiste uit de AVG (tools) is niet verstandig om als grondslag te gebruiken vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en (ex-)werknemer. Wel zou de werkgever het zakelijke e-mailaccount van de ex-werknemer kunnen aanhouden op basis van een gerechtvaardigd belang. De werkgever heeft immers een bedrijfsbelang om klanten of relaties die het oude e-mailadres gebruiken alsnog te helpen. Bij het inzien van de e-mails moet de werkgever voorkomen dat hij (of collega’s) privémails bekijken die op het zakelijke e-mailaccount eventueel nog binnenkomen. In de praktijk is dit uiteraard wel lastig te controleren.
Daarnaast moet de werkgever een bepaalde termijn verbinden aan het inzien van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn kan zijn, hangt onder meer af van de functie die de ex-werknemer uitoefende. Als hij een commerciële functie had met veel klantcontact, zal een langere termijn zijn toegestaan dan bijvoorbeeld bij een administratieve functie. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk.
Het is voor de werkgever verstandig om werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheid tot het aanhouden van het e-mailaccount bij uitdiensttreding. Hij kan dit bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.