Foto's van bedrijfsevenement vaak overtreding AVG

Op ieder bedrijfsevenement zijn er wel werknemers die filmpjes of foto’s maken. Dat lijkt onschuldig, maar de AVG kan van toepassing zijn op zulke situaties. Als de collega’s of relaties die vastgelegd worden daar geen weet van hebben of dit niet waarderen, kan dat een overtreding op de AVG betekenen.

13 juni 2019 | Door redactie

Vrolijke foto’s van collega’s op de vrijdagmiddagborrel komt u volop tegen op social media. Organisaties maken snel de vergissing om te denken dat zulke foto’s niet onder de AVG vallen, omdat het beeldmateriaal bijvoorbeeld op het privéaccount van een werknemer wordt gepubliceerd. Toch kunnen werkgevers wel degelijk in de problemen komen door kiekjes van bedrijfsborrels en andere evenementen op social media. Dat is het geval als de foto’s of filmpjes zijn gemaakt namens de werkgever. Denk aan een ingehuurde fotograaf op een relatie-evenement of een werknemer die een filmpje maakt tijdens het bedrijfsuitje voor op de Facebookbedrijfspagina.

Wettelijke grondslag voor beeldmateriaal

Organisaties hebben een wettelijke grondslag (e-learning) nodig om beeldmateriaal te mogen maken van werknemers of evenementbezoekers. In de meeste gevallen betekent dit dat de organisatie vooraf toestemming moet vragen aan de personen die vastgelegd worden. Let daarbij op dat het beeldmateriaal alleen mag worden gebruikt voor het doel waarvoor toestemming is gevraagd. Gaat een klant er dus mee akkoord dat uw organisatie een foto van hem op de website mag plaatsen, wil dat niet zeggen dat de werknemer die naast hem op de foto staat hetzelfde kiekje op zijn LinkedIn-account mag delen.

Onherkenbaar in beeld risicovol

Is het niet mogelijk om toestemming te vragen of krijgt een organisatie nul op het rekest, dan blijven er twee opties over. De eerste is een beroep doen op de grondslag van het gerechtvaardigd belang. Het komt echter bijna niet voor dat het belang van een organisatie om beelden te publiceren zwaarder weegt dan de privacy van de mensen op de foto’s of video’s. Het alternatief is om personen onherkenbaar in beeld te brengen. Maar ook dat is een lastige opgave. Iemands postuur, opvallende haarkleur of motoriek in combinatie met de locatie kan al genoeg zijn om iemand te herkennen.

Bijlagen bij dit bericht

AVG: privacyregels op en rond de werkvloer
E-learning | VideoCollege 20 minuten