Richtlijnen voor sollicitatieprocedure onder AVG

In een sollicitatieprocedure verwerkt een werkgever persoonsgegevens en dus komt daarbij de AVG om de hoek kijken. De privacywetgeving is streng: zo geldt het raadplegen van iemands profiel op een socialmediaplatform al als verwerking van persoonsgegevens (tools). Voor zo’n verwerking is een juridische grond nodig. Toestemming vragen aan de sollicitant heeft weinig waarde, gezien de afhankelijkheidsrelatie tussen de werkgever en de sollicitant. Vorig jaar publiceerde de Europese privacytoezichthouders een rapport over dit thema.

NVP stelt normen op voor recruitment op basis van AVG

Werkgevers kunnen bij de werving en selectie de richtlijnen van de Sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP) hanteren. De NVP meldt dat werkgevers onder de AVG rekening moeten houden met de volgende normen:

• De werkgever benadert alleen kandidaten (bijvoorbeeld via LinkedIn) als hij daarvoor een zogeheten gerechtvaardigd belang heeft en dit gecontroleerd heeft.
• De werkgever bewaart gegevens niet langer dan strikt noodzakelijk. De bewaartermijn in de Sollicitatiecode van vier weken blijft gelden. De werkgever bewaart en bewerkt alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het sollicitatiedoel, en omschrijft dat doel duidelijk.
• Als de werkgever gegevens langer wil archiveren, gaat hij in eerste instantie uit van een jaar. Hij zorgt dan voor expliciete toestemming van de kandidaat en vraagt jaarlijks nogmaals expliciet om deze toestemming.
• De werkgever archiveert geen gegevens van ras/etniciteit, geloof, gezondheid, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap of seksuele geaardheid.
• Kandidaten hebben (net als werknemers) recht op inzage van de gearchiveerde gegevens en op correctie en verwijdering.
• De werkgever heeft ook voor het gebruik van beeldmateriaal van de kandidaat expliciete toestemming nodig.
• De werkgever mag vragen te solliciteren via een brief of video, maar video niet verplichten.