Organisaties die werknemers in dienst hebben met een rittenregistratiesysteem in hun auto van de zaak, moeten zorgvuldig omgaan met de gegevens die dat systeem opslaat en verzendt. Zeker nu de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) voor de deur staat, is dat van groot belang!
Werknemers die een auto van de zaak hebben, kunnen onder de bijtelling op hun loon (tool) uitkomen als ze een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ van de Belastingdienst hebben. Daarvoor is de belangrijkste voorwaarde dat de werknemer maximaal 500 kilometer per jaar privé rijdt. Heeft de werknemer geen Verklaring geen privégebruik auto (tool) en past de werkgever toch geen bijtelling toe, dan moet de werkgever het aantal privékilometers moet hij achteraf bij de Belastingdienst kunnen aantonen (tool), bijvoorbeeld met een rittenadministratie (tool). Is er wel een Verklaring geen privégebruik auto, dan moet de werknemer het aantal privékilometers kunnen aantonen.
Die rittenadministratie gebeurt in steeds meer auto’s met behulp van een rittenregistratiesysteem (tool). Dat systeem legt persoonsgegevens vast, zoals de locatie waar de auto is, het kenteken van de auto en het aantal privékilometers. De werknemer heeft een aantal rechten (e-learning) met betrekking tot die gegevens. De werkgever moet de werknemer bijvoorbeeld niet alleen informeren over welke gegevens er verzameld worden, maar ook wie die data kan inzien en voor welke doeleinden de data gebruikt worden. Die informatie hoort in de regeling van uw organisatie voor de auto van de zaak (tool) of in een apart document.
Die data moeten – zeker na de invoering van de AVG – goed beveiligd worden. Het is bijvoorbeeld niet de bedoeling dat het rittenregistratiesysteem gegevens verzendt via een onbeveiligde wifi-verbinding of dat de gegevens van een auto die door meerdere werknemers gebruikt wordt, voor al die werknemers ook volledig zichtbaar zijn.