VERDIEPINGSARTIKEL

Omgang van HR-professionals met Europese privacywetgeving

Organisaties zijn alweer ruim een jaar gebonden aan de privacyregels van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De implementatie van de wetgeving zorgde voor de nodige opschudding. Hoewel de AVG inmiddels geen nieuwigheid meer is, is deze nog steeds spraakmakend. In recent onderzoek dat voor Rendement is uitgevoerd, gaven veel HR-professionals aan dat de AVG knelt, zeker bij ziekte en re-integratie.


17 september 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


De AVG raakt veel onderdelen van organisaties. Zo zijn marketeers en financials gedwongen om hun werkwijze aan te passen en ook de HR-afdeling kan de wet niet negeren. De AVG heeft de HRwerkzaamheden niet gemakkelijker gemaakt. In opdracht van Rendement deed Motivaction dit jaar onderzoek naar de ervaringen van organisaties met de AVG (in nummer 6 van HR Rendement heeft u al over de algemene onderzoeksresultaten kunnen lezen). In het onderzoek hebben veel HR-professionals aangegeven (in hoge mate) met de AVG te maken te hebben, ook in de eigen functie. Een aanzienlijk deel van deze groep was verantwoordelijk voor de implementatie van de Europese privacywetgeving binnen de organisatie of moet er nu voor zorgen dat werknemers de AVG op de juiste manier naleven. Sommige organisaties hebben er zelfs voor gekozen om een HR-professional de taken van een functionaris voor de gegevensbescherming (FG) te laten uitvoeren. Het aanstellen van zo’n FG – die binnen een organisatie toezicht houdt op een correcte naleving van de AVG – vormde één van de belangrijkste kostenposten bij de implementatie van de AVG.

Over het onderzoek ‘Ervaringen van mkb met AVG’

Voor het onderzoek is gebruikgemaakt van antwoorden van 1.276 respondenten die de vragenlijst volledig hebben ingevuld. Zij zijn vooral werkzaam in het midden- en kleinbedrijf (mkb) en zijn allen beïnvloeder of beslisser ten aanzien van AVG-gerelateerde zaken. Meer dan een kwart van de ondervraagden is werkzaam in HR. De onderzoeksresultaten die in dit artikel aan bod komen, zijn vooral gebaseerd op de antwoorden van de HRprofessionals. Het veldwerk is verzorgd door onderzoeksbureau Motivaction en heeft plaatsgevonden in de periode van 13 maart tot en met 1 april 2019. Motivaction is lid van de vereniging MOA en maakt deel uit van de Research Keurmerkgroep.

HR en FG

Onder voorwaarden kan een organisatie verplicht zijn om zich te laten ondersteunen door een FG. Wie die rol binnen een organisatie op zich moet nemen, staat niet in de wet. Een werkgever mag ook een externe FG aanstellen (tip: op rendement.nl/hrtools vindt u een marktvergelijking van externe FG’s). Wel is vereist dat de FG zijn taken uitvoert op basis van voldoende expertise, met name op het gebied van privacywetgeving en gegevensbescherming in de praktijk. Bovendien geldt als eis dat werkzaamheden in een andere functie het werk van de FG niet mogen beletten. Hij behoort echt onafhankelijk te zijn. Deze eisen kunnen een combifunctie met HR- én FG-taken bemoeilijken. De HR-professional moet dan in twee vakgebieden deskundig zijn en zijn eigen werk streng kunnen controleren. Een HRM’er als FG is ieder geval in theorie mogelijk.

Belemmeringen

Een onderwerp dat rondom de AVG veel aandacht heeft gekregen van HRprofessionals is de privacy bij ziekte van werknemers. De AVG heeft de regels daarvoor niet versoepeld. En dat lijkt een hoop HR-professionals teleur te stellen:

  • 50% van de ondervraagden is het (zeer) eens met de stelling: ‘De AVG zorgt voor belemmeringen bij het naleven van de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter’. Slechts 18% spreekt zich uit tegen deze stelling.
  • Ook stelt 34% van de ondervraagde HR-professionals dat de privacyregels rondom ziekte niet goed werkbaar zijn en ziet eveneens 34% dat de organisatie tegen problemen aanloopt doordat bijvoorbeeld gegevens over ziekte niet meer mogen worden opgeslagen.

Overigens geeft maar 8% van de ondervraagde HR-professionals aan dat de privacyregels bij ziekte binnen de organisatie niet duidelijk zijn. Onduidelijkheid vormt dus niet het probleem.

Bedrijfsarts

Net als vóór de AVG is het in principe verboden om gegevens over iemands gezondheid te verwerken. In de Uitvoeringswet AVG is wel geregeld dat werkgevers als uitzondering gezondheidsgegevens van personeel mogen verwerken als dat noodzakelijk is voor het vaststellen van het recht op loondoorbetaling of voor de ziekteverzuimbegeleiding. Maar volgens de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) zijn maar weinig gegevens noodzakelijk. Zo mag u niets registreren over de aard of oorzaak van de ziekte en behoort u arbeidsongeschiktheidspercentages niet zelfstandig vast te leggen. Zulke gegevens mag u zelfs niet vastleggen als de werknemer toestemming geeft. U moet de bedrijfsarts – die wel deze gegevens mag registreren – bij (langdurige) ziekte van werknemers betrekken. Voordat u afspraken met de re-integrerende werknemer kunt maken over eventuele passende arbeid, schakelt u de bedrijfsarts in. Dit belemmert mogelijk de voortgang van de re-integratie en is daarom één van de punten van kritiek op de privacyregels. Als u nog twijfelt over de toepassing van deze privacyregels, kunt u uw bedrijfsarts om advies vragen. De bedrijfsartsen komen om van het werk en vertellen u vermoedelijk graag wat u wél mag doen (zodat u ze ook niet onnodig belast). Voor meer uitleg over de privacyregels zelf surft u naar autoriteitpersoonsgegevens. nl/nl/onderwerpen/werk-en-uitkering.

Verdienste

Hoewel een meerderheid van de HRprofessionals de AVG een ‘draak van een wet’ vindt, hebben zij in de praktijk niet te maken gekregen met meer privacy issues. Maar 3% (!) meldt meer privacyklachten te hebben ontvangen van werknemers onder de AVG. Ook maken werknemers niet vaak gebruik van hun recht om gegevens te laten verwijderen. Dat het aantal klachten niet is toegenomen, kan te maken hebben met de aandacht die organisaties hebben besteed aan de implementatie van de AVG. Bijna alle ondervraagden geven aan dat hun organisatie over een privacyverklaring beschikt die geactualiseerd is op basis van de wettelijke wijzigingen en dat ze binnen dertig dagen kunnen voldoen aan het verzoek van een werknemer die zijn persoonsgegevens opvraagt. Bovendien is een ruime meerderheid tevreden over de wijze waarop de organisatie over de AVG heeft geïnformeerd. Dit is ook uw verdienste!

HR-professionals gluren online naar sollicitanten

De AP benadrukt dat werkgevers sollicitanten niet zomaar zonder melding op social media mogen opzoeken. Toch denkt 51% van de HR-professionals dat zij het recht hebben een sollicitant zonder aankondiging op LinkedIn te bekijken. De wet lijkt hier wat ver van de praktijk te staan. De AP geeft aan dat u een sollicitant van tevoren moet vertellen dat u hem online gaat opzoeken en dat dit van belang moet zijn voor de functie die de sollicitant mogelijk gaat vervullen.

Toelichten

Ook moet u zich realiseren dat de online informatie niet hoeft te kloppen. Geef een sollicitant daarom de kans om gevonden informatie toe te lichten.