Hoe lang mogen wij verslagen van beoordelingsgesprekken bewaren?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Sommige medewerkers zijn al jaren in dienst. Hoelang mag ik de verslagen van beoordelingsgesprekken bewaren van deze medewerkers in het kader van de AVG?

Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mag u (net zoals onder de Wet bescherming persoonsgegevens het geval was) de persoonsgegevens van werknemers niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor zij verzameld en verwerkt worden. Voor een aantal gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen. Zo moet u een kopie van het identiteitsbewijs na uitdiensttreding van de werknemer nog vijf jaar bewaren. Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke termijnen, zoals verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken. In dat geval wordt een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding vaak als redelijk gezien.

Het gehele dienstverband

Voor de medewerker die nog bij uw organisatie in dienst is, liggen de zaken uiteraard anders. In principe mag u de verslagen het hele dienstverband bewaren. Een verslag van een beoordelingsgesprek dat drie jaar geleden is gevoerd, kan immers nog relevant zijn. Sterker nog: u heeft deze gegevens nodig als u bijvoorbeeld een dossier wilt opbouwen vanwege disfunctioneren van de medewerker. Aan de andere kant is het de vraag of een verslag van een beoordelingsgesprek dat tien jaar geleden is gevoerd op dit moment nog relevant is en of u de werknemer niet te veel ‘belast’ door dit te bewaren.

Belangenafweging

U zult in dit soort situaties altijd een belangenafweging moeten maken tussen het belang van uw organisatie bij het bewaren van de gegevens en het belang van de werknemer bij het verwijderen ervan. Als hierover een conflict ontstaat, zal de rechter uitspraak moeten doen. Mogelijk geeft de rechtspraak hier de komende tijd meer duidelijkheid over, nu de AVG al enkele maanden van toepassing is.