Hoelang moeten we beoordelingsverslagen bewaren?

Publicatiedatum 26 juli 2019

We zijn onze personeelsdossiers aan het opschonen. Hoelang moeten we de verslagen van beoordelingsgesprekken bewaren?

Sinds 25 mei 2018 moet uw organisatie rekening houden met de nieuwe privacyregels. Deze regels hebben ook gevolgen voor het bewaren van personeelsgegevens. Op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) mogen de persoonsgegevens van medewerkers namelijk niet langer bewaard worden dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor uw organisatie ze verzameld en verwerkt heeft. Voor een aantal gegevens gelden wettelijke bewaartermijnen; voor een kopie van het identiteitsbewijs is dit na uitdiensttreding van de medewerker bijvoorbeeld vijf jaar.

Geen wettelijke termijnen

Voor sommige gegevens uit het personeelsdossier bestaan geen wettelijke termijnen. Dit geldt ook voor de verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken; een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding van de medewerker wordt vaak als redelijk gezien. Voor een medewerker die nog in dienst is, liggen de zaken uiteraard anders. In dat geval kan een verslag van een beoordelingsgesprek dat drie jaar geleden is gevoerd immers nog relevant zijn. Deze gegevens blijven meestal gewoon in het personeelsdossier zitten. Sterker nog: deze gegevens zijn nodig als uw organisatie een dossier wil opbouwen bij disfunctioneren.

Belangenafweging

Aan de andere kant is het de vraag of een verslag van een beoordelingsgesprek dat tien jaar geleden is gevoerd op dit moment nog relevant is en of een medewerker niet te veel ‘belast’ wordt door dit te bewaren. Er is in dit soort situaties een afweging nodig tussen het belang van uw organisatie bij het bewaren van de gegevens en het belang van de medewerker bij het verwijderen daarvan. Ontstaat hierover een conflict, dan zal de rechter zich daarover moeten uitspreken.