Eén van de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens is dat uw organisatie hiervoor een gerechtvaardigd belang moet hebben. Bij het bewaren van een telefoonlijst op de schijf lijkt het erop dat de werkgever wel zo’n belang heeft; het is immers belangrijk dat werknemers elkaar kunnen bereiken.

Alleen de HR-afdeling

Aan de andere kant kan uw werkgever zich afvragen of er geen andere manieren zijn om ditzelfde doel te bereiken. Bijvoorbeeld door alleen de HR-afdeling toegang te geven tot deze gegevens. Op het moment dat het echt nodig is, kan deze afdeling het telefoonnummer van een collega verspreiden. Kiest de werkgever er toch voor om het bestand op de schijf te bewaren (zodat alle werknemers er meteen bij kunnen), dan moet hij ervoor zorgen dat er niet meer informatie in dit bestand wordt opgeslagen dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Dus geen burgerservicenummers, huisadressen en sterrenbeelden in het bestand, als het enige doel is dat werknemers elkaar telefonisch (of via WhatsApp) kunnen bereiken.

Werknemersrechten

Onder de AVG hebben werknemers het recht om hun eigen gegevens in te zien, ze te corrigeren waar ze onjuist zijn en zelfs te eisen dat ze verwijderd worden en de verwerking ervan wordt stopgezet.