Het aanhouden van een zakelijk e-mailaccount na uitdiensttreding kan handig zijn, zodat relaties of klanten die het oude e-mailadres nog gebruiken alsnog geholpen kunnen worden. U zou hiervoor om toestemming kunnen vragen aan de werknemer voordat hij uit dienst treedt, maar het begrip ‘toestemming’ is lastig in de arbeidsrelatie, aangezien er sprake is van een gezagsverhouding. Het is daarom verstandiger om het aanhouden van het zakelijke e-mailaccount te baseren op een andere grondslag uit de AVG, zoals het gerechtvaardigd belang. Het lijkt te rechtvaardigen voor het bedrijfsbelang dat u het zakelijke e-mailaccount in ieder geval voor een bepaalde periode (bijvoorbeeld zes maanden) na het dienstverband in mag zien voor mogelijk belangrijke mail.

Personeelsreglement

Het is goed om de afspraken over het aanhouden van een e-mailaccount na uitdiensttreding op te nemen in het personeelsreglement, zodat werknemers dit van tevoren weten. Probeer uiteraard wel te voorkomen dat u of collega’s ook privémails van de werknemer inzien die op het zakelijke e-mailaccount mogelijk nog kunnen binnenkomen.