Mogen de persoonsgegevens van werknemers op de schijf staan?

22 juli 2019

Op ons bedrijfsnetwerk staat een lijst met de namen en telefoonnummers van werknemers. Alle collega’s kunnen hier bij. Is dat in strijd met de AVG?

Eén van de grondslagen voor de verwerking van persoonsgegevens is dat uw onderneming hiervoor een gerechtvaardigd belang moet hebben. Bij het bewaren van een telefoonlijst op de schijf lijkt het erop dat u wel zo’n belang heeft; het is immers belangrijk voor uw organisatie dat werknemers elkaar kunnen bereiken.

Strikt noodzakelijk

Aan de andere kant kunt u zich afvragen of er geen andere manieren zijn om ditzelfde doel te bereiken. Bijvoorbeeld door alleen de HR-afdeling toegang te geven tot deze gegevens. Op het moment dat het echt nodig is, kan deze afdeling het telefoonnummer van een collega verspreiden. Kiest u er toch wel voor om het bestand op de schijf te bewaren (zodat alle collega’s er meteen bij kunnen), zorg er dan voor dat u niet meer informatie in dit bestand opslaat dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor het wordt gebruikt. Neem dus geen burgerservicenummers, huisadressen en sterrenbeelden op in het bestand, als het enige doel is dat werknemers elkaar telefonisch (of via WhatsApp) kunnen bereiken.

Rechten van werknemers

Onder de AVG hebben werknemers het recht om hun eigen gegevens in te zien, ze te corrigeren waar ze onjuist zijn en zelfs te eisen dat ze verwijderd worden en de verwerking ervan wordt stopgezet.