Mogen wij de inbox van ex-medewerker monitoren?

Publicatiedatum 22 juli 2019

Als een medewerker vertrekt, houden we toegang tot zijn zakelijke e- mailaccount om mails van klanten of relaties op te vangen. Mag dit nog wel onder de AVG?

Als uw medewerker uit dienst treedt, kan het handig zijn om zijn zakelijke e- mailaccount nog even aan te houden of de mails automatisch door te sturen naar een collega. Hiermee maakt u echter inbreuk op de privacy van de oud-medewerker. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er twee grondslagen waar u in zo’n geval een beroep op kunt doen: toestemming en het gerechtvaardigd belang.

Bedrijfsbelang

Het is niet verstandig het toestemmingsvereiste uit de AVG als grondslag te gebruiken, vanwege de gezagsverhouding tussen uw organisatie en (ex-)medewerker. Wel zou u het zakelijke e-mailaccount van de oud-medewerker kunnen aanhouden op basis van een gerechtvaardigd belang. Uw organisatie heeft immers een bedrijfsbelang om klanten of relaties die het oude e-mailadres gebruiken alsnog te helpen. Bij het inzien van de e-mails moet u wel voorkomen dat u (of collega’s) privémails bekijken die op het zakelijke e-mailaccount eventueel nog binnenkomen. In de praktijk is dit uiteraard wel lastig te controleren. Daarnaast moet uw organisatie een bepaalde termijn verbinden aan het inzien van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn is, hangt onder meer af van de functie die uw oud-medewerker uitoefende. Bij een commerciële functie met veel klantcontact zal een langere termijn zijn toegestaan dan bij bijvoorbeeld een administratieve functie. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk.

Opnemen in personeelsreglement

Het is verstandig om medewerkers vooraf te informeren over de mogelijkheid tot het aanhouden van het e-mailaccount bij uitdiensttreding. Uw organisatie kan het bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.