Een makkelijk leesbaar personeelshandboek

Het maken van een goed personeelshandboek kost vaak behoorlijk wat tijd. Het is natuurlijk zonde als het handboek vervolgens niet wordt gebruikt. Waar moet u op letten als u een personeelshandboek wilt maken dat uw werknemers ook daadwerkelijk gaan lezen?

• Plan voordat u aan het personeelshandboek begint een bijeenkomst met een aantal leidinggevenden om de onderwerpen af te stemmen die volgens hen in het personeelshandboek moeten komen.
• Zorg dat het personeelshandboek goed leesbaar is. Het moet geen kopie worden van de cao. De toegevoegde waarde van een personeelshandboek moet zijn dat het prettig leesbaar is voor de werknemer. U kunt bij bepaalde onderwerpen wel een verwijzing opnemen naar de cao.
• Hanteer eenvoudig taalgebruik. Werknemers moeten er niet tegen opzien om het handboek te lezen. Natuurlijk moeten de regels die in het handboek staan juridisch kloppen, maar schrijf het op een luchtige manier.
• Laat het handboek voordat u het aan het personeel overhandigt, eerst lezen door de OR. In de eerste plaats kunt u zo testen of het handboek goed leesbaar is. Daarnaast is het goed om de OR in het proces te betrekken, omdat zij over de meeste onderwerpen instemming mogen geven.
• Zorg dat wijzigingen in het handboek gepubliceerd worden op het intranet. Het is immers belangrijk om het personeelshandboek up to date te houden. Als u geen intranet heeft, kunt u bij een wijziging een losse pagina uitdelen zodat uw werknemers dit zelf kunnen vervangen in het handboek. Ook kunt u besluiten om één keer in de vijf jaar het personeelshandboek volledig te herschrijven.

Een goed geschreven personeelshandboek kan een organisatie veel opleveren. Belangrijk is dat u openstaat voor kritiek. Vraag werknemers om opmerkingen of aanvullingen op het handboek aan u door te geven. Het handboek is immers voor hen bedoeld!