Kunnen we een zakelijke foto voor werknemers verplichten?

Question

Een werknemer wilde geen foto van hem laten maken voor de site en e-mailhandtekening. Nu heeft hij een nieuwe functie waarin hij zich moet kunnen legitimeren met een bedrijfspas bij bezoek aan patiënten. Ook heeft hij een telefoon voor patiëntcontact. We vinden het passend dat hij hiervoor alsnog een zakelijke foto gebruikt. Valt dat onder de AVG te verplichten?

Accepted Answer

In de introductie van je vraag zijn twee doeleinden te onderscheiden:

Identificatie ‘offline’, via een pas die getoond wordt bij een huisbezoek.
Identificatie of zichtbaarheid ‘digitaal’, door middel van een (profiel)foto op de zakelijke telefoon en eventueel op de site en in een e-mailhandtekening.

Alleen met geldige grondslag

Je mag als werkgever alleen een foto van een werknemer gebruiken als daar vanuit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) een geldige grondslag voor is. Toestemming is een grondslag, maar het is lastig om die te gebruiken bij de verwerking van persoonsgegevens van werknemers. Dit komt door de gezagsrelatie: er wordt al snel aangenomen dat een werknemer zich verplicht kan voelen om toestemming te geven, waardoor de toestemming niet geldig is. Omdat je de foto verplicht stelt en er dus geen échte keuze is, is toestemming geen optie.

Gerechtvaardigd belang

De enige bruikbare grondslag lijkt het ‘gerechtvaardigd belang’ te zijn (tenzij er een wettelijke plicht rust op je organisatie om werknemers zich te laten identificeren, maar dan is het tonen van een ID-bewijs ook voldoende). Hierbij moet een belangenafweging worden gemaakt tussen enerzijds het belang van de werkgever en anderzijds het recht op gegevensbescherming van de werknemer. Je moet kunnen aantonen dat:

je een gerechtvaardigd belang hebt om de foto te verwerken (dus ook benoemen welk belang je hebt);
de verwerking van de foto noodzakelijk is voor verwezenlijking van dat belang;
het belang zwaarder weegt dan het recht op gegevensbescherming.

De werknemer heeft het recht om hiertegen bezwaar te maken. Dat bezwaar mag je alleen afwijzen als je kunt aantonen dat je dwingende gronden hebt die zwaarder wegen dan het recht van de werknemer.

Niet digitaal verwerken

Je staat sterker als je de impact op het recht van gegevensbescherming (toolbox) vermindert. Bijvoorbeeld door alleen een foto op de bedrijfspas te plaatsen en deze foto daarna te verwijderen (als digitaal bestand) uit het archief. De AVG is immers alleen van toepassing op persoonsgegevens die geautomatiseerd (digitaal) verwerkt worden. Voor gevallen waarop de AVG niet van toepassing is, maar privacy toch een rol speelt, is er nog wel bredere wetgeving van toepassing, zoals het recht op privacy uit het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens (EVRM).

Doeleinde 1

Ten aanzien van doeleinde 1 (identificatie offline) het volgende: zoals gezegd helpt het om alleen een foto op de bedrijfspas te plaatsen en de foto daarna te verwijderen (als digitaal bestand). Maar je moet dan nog wel afwegen of identificatie met een ID-bewijs niet praktischer en voldoende is. De vraag is dus hoe noodzakelijk het is voor het bereiken van het doel om de foto op de bedrijfspas te zetten.

Doeleinde 2

Wat betreft doeleinde 2 (identificatie online): het digitaal verwerken van een foto gaat een stap verder dan het plaatsen van een foto op een (offline) bedrijfspas. Het publiek maken van die foto, of dat nu op de site of in een mail of app is, maakt de kans op misbruik bijvoorbeeld een stuk groter. Daarmee is de impact op het recht van gegevensbescherming ook groter.

Dit afwegende tegen de noodzaak van deze gegevensverwerkingen én de mogelijke alternatieven die je nog kunt bedenken (BIG- of andere registratienummers, geverifieerde telefoonnummers et cetera), lijk je niet zomaar een beroep te kunnen doen op een gerechtvaardigd belang voor deze verwerkingen.

Al met al ligt het verplichten van de foto op een bedrijfspas (veel) eerder voor de hand dan de foto voor doeleinde 2, maar ook bij de pas moet je eerst minder privacy-inbreukmakende alternatieven zoeken.

Dit antwoord is geschreven door Jan Pieter Schuitema, De IT-Jurist, e-mail: info@it-jurist.nl

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Kunnen we een zakelijke foto voor werknemers verplichten?

16 februari 2026

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Arbeidsrecht