VERDIEPINGSARTIKEL

Wet flexibel werken: over waar en wanneer de werknemer werkt

Misschien werkt een groot deel van uw werknemers fulltime en meestal op de werkplek. Maar wat nu als een werknemer minder of meer uren wil gaan werken?

Hoe gaat u om met de werknemer die zijn wekelijkse uren anders over de week wil verdelen? En wat doet u als een werknemer thuis wil werken? In dit artikel leest u wat u met dit soort verzoeken moet en kunt doen.


4 november 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en is geschreven door Dick van Deventer, advocaat bij Valegis Advocaten, e-mail: d.vandeventer@valegis.com, www.valegis.com


Soms wil een werknemer wekelijks minder uren gaan werken. Bijvoorbeeld om naast het werk meer tijd aan andere dingen te kunnen besteden. Ook kan een werknemer juist méér willen gaan werken, op andere tijdstippen willen werken of zijn werktijd anders over de week willen verdelen.

Daarnaast kan een werknemer de voorkeur hebben zijn werkzaamheden vanaf een andere locatie te verrichten en niet vanaf de werkplek zelf. Op grond van de Wet flexibel werken (tool) kan een werknemer u vragen akkoord te gaan met een dergelijke wijziging. Het kan dan gaan om een tijdelijke of een structurele wijziging.

Voorwaarden voor verzoek tot aanpassing

Als een werknemer minimaal 26 weken bij u in dienst is, kan hij een dergelijke aanpassing verzoeken. De termijn van 26 weken geldt niet in het geval van bijzondere omstandigheden bij de werknemer. U kunt hierbij denken aan het geval dat een gezinslid van de werknemer onverwacht hulpbehoevend wordt, de werknemer de verzorging op zich neemt en daardoor minder kan werken.

Daarnaast moet de werknemer zijn verzoek tot aanpassing in principe minimaal twee maanden voor het door hem gewenste ingangsmoment schriftelijk bij u aanvragen. Zo heeft u voldoende tijd om de inrichting en organisatie van het werk daarop af te stemmen. In zijn verzoek moet de werknemer aangeven hoe hij de wekelijkse arbeidsduur wil aanpassen, hoe hij zijn werkuren over de week wil spreiden of wat zijn wens voor wat betreft de arbeidsplaats is.

Motieven en persoonlijke omstandigheden

Ook moet hij aangeven per wanneer hij de aanpassing wil laten ingaan. De werknemer hoeft zijn verzoek niet te onderbouwen. Bij de vaststelling van de arbeidsuren over de week spelen de persoonlijke omstandigheden en motieven van de werknemer wel een rol. Bij onvoorziene omstandigheden mag de werknemer het verzoek op een later moment doen.

Als u een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur, de werktijd of de arbeidsplaats ontvangt, zult u hierover met de werknemer in overleg moeten treden. Als uitgangspunt geldt dat u een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur (tool) of van de werktijd moet accepteren. Dit geldt ook voor spreiding van de werkuren.

Verzoek afwijzen

Het verzoek om de arbeidsduur of de werktijd aan te passen mag u alleen afwijzen als sprake is van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. Bij vermindering van de arbeidsduur is sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als de vermindering leidt tot ernstige problemen voor de bedrijfsvoering bij de herbezetting van de vrijgekomen uren.

Maar ook als een vermindering leidt tot ernstige problemen op het gebied van veiligheid of tot ernstige problemen van roostertechnische aard, is hiervan sprake.

Bij vermeerdering van de arbeidsduur is sprake van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang als de vermeerdering leidt tot ernstige problemen van financiële of organisatorische aard en als de vermeerdering zou leiden tot ernstige problemen omdat er onvoldoende werk is. Hetzelfde geldt als de vastgestelde formatieruimte of personeelsbegroting daarvoor niet toereikend is.

In het algemeen geldt wel dat rechters niet snel aannemen dat sprake is van een zwaarwegende reden om een verzoek af te wijzen.

Minder werken kan, tegendeel niet bewezen

Een werkneemster was sinds 2006 in dienst als manager Advies. Zij had vanaf november 2017 tot juni 2019 ouderschapsverlof genoten. In plaats van 33,75 uur was zij tijdens het verlof 24 uur per week werkzaam. Voorafgaand aan de afloop van het ouderschapsverlof had de werkneemster bij haar werkgever aangegeven dat ze 24 uur per week wilde blijven werken.

 

Na overleg tussen partijen heeft de werkgever het verzoek afgewezen. De werkgever meende dat de functie van werknemer een minimale inzet van 30 uur per week vergde. De werkneemster stapte daarop naar de rechter. De kantonrechter heeft het verzoek tot vermindering van de arbeidsduur afgewezen.

 

Maar in hoger beroep oordeelde het hof dat de werkgever het verzoek van de werkneemster niet had mogen afwijzen, omdat er geen sprake was van een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang dat de afwijzing kon rechtvaardigen.

 

Bewijslast

Het hof oordeelde dat de wet werkgevers verplicht om een verzoek tot aanpassing van de arbeidsduur of werktijd te accepteren, behoudens het geval van zwaarwegende bedrijfsbelangen. De bewijslast hiervoor ligt bij de werkgever. In dit geval had de werkgever niet grondig genoeg aangevoerd waarom er sprake was van een zwaarder wegend financieel belang, waardoor het hof de werkneemster in het gelijk stelde.

 

Gerechtshof ’s Hertogenbosch, 31 maart 2020, ECLI (verkort): 1145

Zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang

Wanneer een werknemer vraagt om aanpassing van de werktijd, kunnen ernstige problemen op het gebied van veiligheid en problemen van roostertechnische, financiële of organisatorische aard voor u een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang betekenen.

U heeft dan een reden om het verzoek van de werknemer af te wijzen. U kunt de gewenste spreiding van de uren wijzigen wanneer u daarbij een zodanig belang heeft dat de wens van de werknemer daarvoor naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid moet wijken.

Verzoek tot aanpassing arbeidsplaats

Ook bij een verzoek tot aanpassing van de arbeidsplaats moet u overleggen met de werknemer. U hoeft een dergelijk verzoek slechts in overweging te nemen. Besluit u het verzoek af te wijzen, dan moet u wel in overleg treden met de desbetreffende werknemer. Daarnaast moet u de beslissing motiveren en vervolgens schriftelijk meedelen aan de werknemer.

De wet bepaalt dat u uiterlijk één maand voor de ingang van de gewenste aanpassing een beslissing moet nemen. Die beslissing moet u schriftelijk aan de werknemer mededelen. Als u het verzoek niet inwilligt, moet u de redenen daarvoor uitleggen. Dat moet u ook doen als u de spreiding van de uren, de aanpassing van de arbeidsplaats of werktijd vaststelt in afwijking van de wensen van de werknemer.

Beslissing op tijd nemen

Als u zich niet houdt aan de termijn van één maand, wordt het verzoek van de werknemer geacht te zijn ingewilligd. Wanneer bij de werknemer sprake is van onvoorziene omstandigheden, dient u binnen vijf werkdagen een beslissing te nemen.

De werknemer kan pas na een jaar een nieuw verzoek tot aanpassing doen. Op deze manier wordt u niet veelvuldig met verzoeken van dezelfde werknemer geconfronteerd. Doet een werknemer toch te vroeg opnieuw een verzoek? Dan is het verstandig na te gaan of er wellicht sprake is van bijzondere, andere omstandigheden bij die werknemer.

Beslissing herzien

Soms mag u een beslissing schriftelijk en gemotiveerd herzien. Dat mag als de omstandigheden binnen uw organisatie op een later moment wijzigen. Onder omstandigheden moet dan sprake zijn van zwaarwegende bedrijfs- of dienstbelangen. U moet ook nu eerst overleg voeren met de werknemer.

Als u minder dan tien werknemers heeft, geldt dit alles nu niet. U dient wel een regeling te hebben ter zake het recht van werknemers op aanpassing van de arbeidsduur (tool).

Geen recht op structureel thuiswerken

De werkneemster in deze zaak werkte als klantmanager bij de gemeente Amsterdam. Zij had in 2017 haar werkgever verzocht om een aanpassing van de arbeidsplaats. Zij wilde namelijk één dag per week thuis werken.

 

De werkgever wees dit verzoek af, omdat hij vond dat het thuiswerken niet compatibel was met de functie van klantmanager. De werkneemster is vervolgens in beroep gegaan bij de rechtbank.

 

Absoluut

De rechter was het eens met de werkgever. Hij kwam namelijk tot het oordeel dat de gemeente Amsterdam het verzoek van de werkneemster om één dag per week thuis te werken, af mocht wijzen.

 

De rechter overwoog dat noch uit de wet noch uit de arbeidsvoorwaardenregeling een absoluut recht tot structureel thuiswerken volgde.

 

Probleem

De werkgever had het besluit gemotiveerd: zij had nooit eerder een werknemer met dezelfde functie toegestaan om structureel thuis te werken en de werkgever had tevens aangegeven incidenteel thuiswerken geen probleem te vinden.

 

De rechter vond dat de werkgever hiermee voldoende rekening met werkneemster had gehouden en stelde de werkgever in het gelijk.

 

Rechtbank Amsterdam, 6 november 2018, ECLI (verkort): 7998