VERDIEPINGSARTIKEL

De cafetariaregeling in de loonaangifte en op de loonstrook

Tegenwoordig is het steeds gebruikelijker dat een deel van de arbeidsvoorwaarden flexibel is. Door die keuzemogelijkheid kunnen werknemers inspelen op hun individuele behoeften.

Uw organisatie kan zulk keuzeloon op diverse manieren aanbieden. Maar daarbij moet u wel rekening houden met de (extra) administratieve en fiscale regels, onder meer bij de loonaangifte en het opstellen van de loonstroken.


17 juni 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Het systeem dat werknemers zelf de keuze geeft voor de vorm of het genietingsmoment van een deel van hun beloning kent in de praktijk vele benamingen, zoals de cafetariaregeling, flexibel arbeidsvoorwaardensysteem of arbeidsvoorwaarden à la carte.

Welke naam uw onderneming het flexibel belonen ook geeft, het komt uiteraard op hetzelfde neer: binnen de gestelde grenzen kan de werknemer zelf deels zijn arbeidsvoorwaardenpakket op het gewenste moment samenstellen. In het artikel Voordelen en nadelen van een cafetariaregeling leest u meer over de voorwaarden van de cafetariaregeling. Dit artikel gaat over de regels voor de loonaangifte en het opstellen van de loonstroken.

Twee specifieke aandachtspunten voor de loonaangifte

In de loonaangifte neemt u uiteraard alle bedragen op zoals u ze heeft (of zoals ze zijn) berekend na toepassing van de eventuele uitruilkeuzes van de werknemers. Bij flexibel belonen zijn er twee specifieke aandachtspunten voor de loonaangifte.

Het eerste aandachtspunt heeft te maken met de rubriek Contractloon in het gedeelte met de werknemersgegevens. Daar mag u namelijk geen gevolgen van een uitruil van loon in laten doorwerken. U neemt in deze rubriek het brutoloon op dat uw onderneming met de werknemer in de individuele of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) vast overeengekomen is.

Als de werknemer een stukje van dat brutoloon uitruilt, moet u dat bedrag wel gewoon als component van het vaste contractloon blijven opnemen. U vermeldt dus gewoon het hele contractloon – inclusief het voor de uitruil ingezette brutoloon – in deze rubriek.

Het tweede aandachtspunt gaat over de verloonde uren. De toepassing van de cafetariaregeling kan deze uren namelijk zowel verhogen als verlagen, afhankelijk van welke bronnen en doelen de werknemer kiest.

Verloonde uren

Onder verloonde uren vallen de uren waarover u loon heeft betaald, zoals de contract­uren, de niet gewerkte maar wel volledig betaalde uren – zoals bij vakantie of ziekte – en de niet opgenomen maar wel volledig betaalde vakantie-uren. De wel gewerkte maar onbetaalde uren – zoals ADV-uren en onbetaald overwerk – en de niet gewerkte en ook niet betaalde uren – zoals onbetaald verlof – gelden niet als verloonde uren.

De verloonde uren moet u opnemen in de loonaangifte over het aangiftetijdvak waarin de werknemer het bijbehorende loon heeft genoten. Hierbij rondt u de uren af op hele uren: tot 0,5 uur rondt u naar beneden af en vanaf 0,5 uur rondt u naar boven af.

Als de werknemer loon uitruilt voor extra vakantiedagen – en dus eigenlijk vakantie-uren inkoopt– levert dat een lager aantal verloonde uren op (maar geen lager gemiddeld uurloon). U moet de door de werknemer ingekochte vakantie-uren dan aftrekken van zijn verloonde uren in het tijdvak van de uitruil.

Ruilt de werknemer vakantiedagen uit voor loon – en verkoopt hij als het ware vakantie-uren – dan levert dat een hoger aantal verloonde uren op. De verkochte vakantie-uren vormen dan extra verloonde uren, omdat die niet opgenomen worden maar door u worden uitbetaald (dus naast de reguliere verloonde uren van die periode).

Meeruren en overwerkuren verhogen ook het aantal verloonde uren

Meeruren en overwerkuren verhogen ook het aantal verloonde uren. Het uitruilen ervan voor vakantie-uren heeft echter geen invloed op de verloonde uren: er is dan sprake van de zogenoemde tijd-voor-tijdregeling. Ook het uitruilen van de geldwaarde van meeruren en overwerkuren voor loon dat u aanwijst als eindheffingsloon heeft geen effect op het aantal verloonde uren.

Terugdraaien uitruil heeft fiscale gevolgen

Als een uitruil van belastbaar naar gerichte vrijgesteld loon later voor een deel wordt teruggedraaid, leidt dat tot een hoger belastbaar loon voor de loonheffingen. Dat bleek uit een uitspraak van het hof Arnhem-Leeuwarden.

Minimumloon
In de zaak draaide het om een werkgever die zijn werknemers een cafetariaregeling bood. De werknemers konden daarmee hun overwerkloon uitruilen tegen vrije vergoedingen of verstrekkingen in verband met extraterritoriale kosten.

In 2018 hield de werkgever er echter onterecht geen rekening mee dat hij ook over de overuren minimaal het wettelijk minimumloon moest betalen. Er was daardoor te veel loon uitgeruild en dat zette hij na nieuwe berekeningen recht. Hij nam de uitruil voor een deel terug, maar was wel van mening dat hij over dit hogere brutoloon geen loonheffingen hoefde af te dragen.

Maatgevend
De werkgever vond dat hij mocht uitgaan van de oorspronkelijke uitruil. Dat daarbij niet voldaan werd aan het minimumloon, vond hij niet relevant. De rechter was het daar niet mee eens en vond dat er moest worden aangesloten bij de uiteindelijke uitruil. Hij gaf bovendien aan dat het hogere brutoloon ook doorwerkte in andere wettelijke regelingen waarvoor het brutoloon maatgevend is, zoals toeslagen.
Hof Arnhem-Leeuwarden, 23 maart 2021, ECLI (verkort): 2878

Weergeven op de loonstrook

Flexibele arbeidsvoorwaarden hebben ook vaak hun weerslag op de loonstrook. Het is echter niet voorgeschreven hoe u de uitwerking van een cafetariaregeling precies op de loonstrook moet weergegeven.

De vakantiedagen die als bron of als doel voor de cafetariaregeling zijn gekozen, komen in principe niet terug op de loonstrook, maar moet u uiteraard wel goed in de administratie verwerken. De geldelijke loonbestanddelen die de werknemer als bron inzet voor de uitruil, kunt u op de loonstrook direct voor het (lagere) bedrag na uitruil opnemen, of voor het oorspronkelijke bedrag met daarbij een bedrag in mindering vanwege de inzet als bron. Dit is afhankelijk van hoe u één en ander wilt presenteren op de loonstrook en hoe uw salarissysteem precies werkt.

Dus stel dat de werknemer maandelijks € 50 van zijn loon van € 1.950 uitruilt voor een sportschoolabonnement, dat u door gebruik van de vrije ruimte onbelast maakt voor de werknemer. U kunt zijn loon dan op de volgende twee manieren op de loonstrook vermelden:

  • maandloon € 1.900; of
  • maandloon € 1.950 en inzet cafetaria­regeling (−) € 50.
Bewaar de aanvulling op de arbeidsovereenkomst waarin de uitruil wordt geregeld bij uw administratie

Bewaar de aanvulling op de arbeidsovereenkomst waarin de uitruil wordt geregeld bij uw administratie. Daarmee kunt u de op de loonstrook opgenomen lagere of afwijkende bedragen vanwege de uitruil altijd verklaren!

Anders kan de belastinginspecteur bij een controle stellen dat er geen sprake is van een uitruil, maar dat het loon regulier is genoten en er dus meer loonheffingen over hadden moeten worden berekend. Uw onderneming riskeert dan een naheffingsaanslag en eventuele boete.

Individueel keuzebudget

Als de werknemer ter verkrijging van een onbelaste vergoeding uitruilt, vermeldt u die op de loonstrook in het gedeelte met de nettobedragen, dus ná alle inhoudingen. Ook een onbelaste verstrekking als doel kunt u op de loonstrook vermelden, maar dan niet als uitbetaald loonbestanddeel.

Sommige werkgevers bieden een individueel keuzebudget (IKB), waarmee werknemers zelf bepalen hoe en wanneer zij dit genieten. Als zij dat besteden aan geldelijke doelen, zet u die ook op de loonstrook.

Afhankelijk van het doel (een belast of onbelast element) staat dit op de loonstrook vóór de inhouding van loonbelasting/premie volksverzekeringen of in het (netto)deel daarna. Ditzelfde geldt als het IKB besteed wordt aan een verstrekking. Het resterende IKB-saldo staat ook op de loonstrook.

Let op, de verwerking van het IKB in de loonaangifte wijzigt vanaf 2022. Lees erover in het nieuwsartikel Wijzigingen in verwerking IKB in aangifte loonheffingen.

Cafetariaregeling met terugwerkende kracht

Een werkgever – een uitzendbureau – verzorgde de huisvesting voor zijn buitenlandse uitzendkrachten. Per 1 januari 2008 voerde de werkgever een cafetariaregeling in voor de extraterritoriale huisvestingskosten, waardoor deze kosten uit het brutoloon konden worden vergoed. Omdat de salarissoftware van de werkgever niet eerder was aangepast, voerde hij rond 1 oktober 2008 de cafetariaregeling in met terugwerkende kracht naar 1 januari 2008.

Volgens de Belastingdienst kon het loon uit de eerste helft van 2008 niet met terugwerkende kracht worden gewijzigd. De fiscus heeft daarom € 2.107.592 nageheven. Maar volgens het gerechtshof gold het cafetariasysteem wel voor heel 2008, dus ook over het eerste halfjaar. Weliswaar had de werkgever de regeling niet helemaal volgens de regels per 1 januari 2008 ingevoerd, het ging het hof te ver om de inlevering van een deel van het brutoloon te negeren voor de heffing van de loonbelasting.

Realiteitswaarde
Het hof vond dat de uitruil van januari tot en met september realiteitswaarde had. De inspecteur had die realiteitswaarde ook niet bestreden nu hij zelf de regeling met terugwerkende kracht tot 1 juli 2008 had goedgekeurd. De rechter wees er ook op dat de uitzendovereenkomst de mogelijkheid bood voor de cafetariaregeling.
Hof ’s-Hertogenbosch, 14 december 2017, ECLI (verkort): 5651