Hoe introduceert u het personeelshandboek bij uw werknemers?

Question

Onze organisatie is flink gegroeid, waardoor we veel voordelen zien in een digitale bundeling van alle regelingen. De arbeidsvoorwaarden, onkostenvergoedingen, instructies en gedragscodes zijn dan op één plek te vinden. Maar hoe kunnen we zo’n ‘handboek’ het beste introduceren binnen de organisatie?

Accepted Answer

Het belangrijkste is dat u uw werknemers niet overvalt met een personeelshandboek (toolbox). Laat tijdig weten welke voordelen u erin ziet en neem ze mee in het proces van totstandkoming. Inspraak zal het draagvlak voor het personeelshandboek groter maken.

Het is verstandig om een communicatieplan op te stellen. Begin in een vroeg stadium met het informeren en enthousiasmeren van de werknemers. Licht de voordelen toe en geef werknemers de kans om te reageren op de plannen.

Invloed van ondernemingsraad

Werknemers kunnen ook invloed uitoefenen via de ondernemingsraad (OR). In de Wet op de ondernemingsraden (WOR) zijn regelingen opgesomd waarbij u als werkgever instemming aan de OR moet vragen. Het gaat dan om instemming voor het invoeren, wijzigen of intrekken van zo’n regeling. In de opsomming van de WOR vindt u onderwerpen terug zoals pensioen, arbeidstijden, vakantie, arbo, scholing en verzuim. Als u een regeling over die onderwerpen wilt opnemen in het handboek – hoogstwaarschijnlijk is dat het geval – en staan hierin nieuwe regels, dan heeft u dus instemming van de OR nodig.

Alleen als een wijziging al in een toepasselijke cao is geregeld, geldt het instemmingsrecht niet. Maar los daarvan kunt u overwegen de OR – als vertegenwoordiger van de werknemers – sowieso mee te laten denken over het gehele handboek. Dat is immers goed voor creëren van draagvlak onder de werknemers.

OR denkt mee over inhoud handboek

De OR zal erop letten dat de regels in het handboek in lijn zijn met de wetgeving en met de afspraken uit de cao. In sommige gevallen mag u van die afspraken afwijken, maar doorgaans alleen voor zover dit in het voordeel van de werknemers is. Daarnaast zal de OR meedenken over de communicatie over het handboek en de gevolgen ervan. Het is van belang dat iedereen het handboek makkelijk kan vinden en dat het begrijpelijk is opgesteld.

Eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden

Als de introductie van het personeelshandboek als gevolg heeft dat bepaalde arbeidsvoorwaarden wijzigen, is het juridische uitgangspunt dat van iedere individuele werknemer een akkoord nodig is voor de wijzigingen.

De werknemer is echter niet helemaal vrij in zijn overweging om in te stemmen. Weigert hij akkoord te gaan, dan kunt u onder omstandigheden eenzijdig de arbeidsvoorwaarden wijzigen:

Heeft u een eenzijdig wijzigingsbeding in de arbeidsovereenkomst afgesproken én een zwaarwegend bedrijfsbelang voor de wijziging dat zwaarder weegt dan het belang van de werknemer om niets te wijzigen, dan kunt u de arbeidsvoorwaarde alsnog wijzigen en dit opnemen in het handboek.
Bevat de arbeidsovereenkomst geen eenzijdig wijzigingsbeding, dan moet er sprake zijn van gewijzigde omstandigheden op het werk die de wijziging van de arbeidsvoorwaarde noodzakelijk maken én moet u de werknemer een redelijk voorstel hebben gedaan dat hij redelijkerwijs niet kon weigeren.

Een rechter maakt voor een oordeel over een eenzijdige wijziging een belangenafweging en zal daarbij heel kritisch bekijken of de wijziging echt nodig is.

Instructierecht van werkgever

U heeft een wettelijk instructierecht (artikel) om binnen uw organisatie ordevoorschriften vast te stellen, waaraan werknemers zich moeten houden. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om huisregels, voorschriften over e-mail- en internetgebruik, controlevoorschriften bij ziekte of het verplicht dragen van veiligheidskleding.

Deze instructies mag u volgens de wet in principe wél zomaar eenzijdig opstellen en wijzigen, als dat nodig is voor ‘de goede orde binnen de onderneming’. Maar het is natuurlijk wel belangrijk dat u ook voor deze instructies draagvlak heeft onder de werknemers. Betrek ze daarom bij uw besluit en wijs ze vervolgens op de wijzigingen, bijvoorbeeld via het intranet of een algemene e-mail. Verwijs ook daarna nog regelmatig naar het handboek, zodat de aandacht hiervoor niet verslapt.

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Hoe introduceert u het personeelshandboek bij uw werknemers?

21 mei 2024

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema's

Direct naar:

Thema Arbeidsvoorwaarden