Als uw werkgever voor werknemers een veiligheidsbril, medische keuring of griepprik wil regelen, kan dat per 2015 onbelast, ook als de werknemer de arbovoorziening zelf koopt en declareert. In het verleden kon zo’n voorziening onder de werkkostenregeling alleen belastingvrij blijven als de werkgever hem aan de werknemer ter beschikking stelde.
Sinds 1 januari 2015 moet iedere werkgever de werkkostenregeling (WKR) toepassen voor vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers. Tot en met vorig jaar betekende dit dat uw organisatie wel onbelast arbovoorzieningen aan werknemers ter beschikking mocht stellen, maar de werknemer mocht er geen eigenaar van worden. Ook moest de arbovoorziening per se op de werkplek worden gebruikt.
Per 2015 zijn de WKR-regels voor arbovoorzieningen echter versoepeld; er geldt nu een gerichte vrijstelling. Dat betekent dat de werkgever arbovoorzieningen onbelast aan de werknemer kan vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Daarnaast maakt het niet meer uit wáár de werknemer de voorziening gebruikt. Ook arbovoorzieningen buiten de werkplek (zoals een medische keuring) mag de werkgever onbelast voor zijn rekening nemen.
De arbovoorzieningen moet wel aan een paar voorwaarden voldoen:
Voldoet een arbovoorziening niet aan deze drie eisen, dan moet de werkgever de kosten ervan als belast loon van de werknemer behandelen of onderbrengen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. In het laatste geval betaalt uw organisatie er alleen 80% eindheffing over voor zover de vrije ruimte van 1,2% van de totale loonsom na afloop van het jaar wordt overschreden.