VERDIEPINGSARTIKEL

Dienstverlening arbodiensten tegen het licht houden

Net zoals veel andere arbo-adviseurs zult u zich in het najaar moeten afvragen of u dóór wilt met uw huidige arbodienstverlener. Niets doen betekent gewoonlijk automatisch verlenging. Maar misschien is uw organisatie wel niet tevreden en zou daarom liever overstappen. Als u moet veranderen van dienstverlener, moet u zich verdiepen in ‘de markt’. Waar moet u allemaal op letten?


10 augustus 2020 5 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De markt van arbodienstverlening is de afgelopen jaren veranderd. Experts spreken momenteel niet van een kopersmarkt maar van een aanbiedersmarkt. De schaarste aan bedrijfsartsen maakt dat arbodiensten meer gericht zijn op rendement. Misschien is uw werkgever al jaren tevreden over de arbodienst. Dus verlengde hij het contract steeds stilzwijgend. Dat is nu niet meer zo logisch als eerder: weet uw werkgever wel zeker dat hij nog het beste voor z’n geld krijgt?

Als u de arbodienstverlening wilt vergelijken, moet u verschillende invalshoeken kiezen. De kosten tellen natuurlijk, ook al is een arbocontract geen grote kostenpost. De gemiddelde arbeidsorganisatie in Nederland besteedt 0,3% van de loonsom aan de arbodienstverlener.

Opfrisser arbo- en verzuimbeleid

Dat bedrag stijgt bij hoger en complexer verzuim en speciale preventie. Het gemiddelde verzuim is iets meer dan 4%. Zo’n percentage kost 6 tot 8% van de loonsom, afhankelijk van onder meer productieverlies en vervangingskosten. Dat geeft aan hoe goed het kan renderen om meer te doen tegen verzuim, door de arbodienstverlener én de organisatie zelf.

Een nieuwe arbodienst kiezen kan een opfrisser geven aan het arbo- en verzuimbeleid. Dat kan geld besparen en meteen ook een betere sfeer geven in de organisatie omdat het verzuim daalt. Maar ook geldt: bedrijfsgezondheidszorg is zeer persoonlijke dienstverlening.

Arbohoppen loont niet

Een goede relatie tussen werkgever en arbodienstverlener vereist dat ze elkaar langer kennen. Een bestendige samenwerking is dus effectief, want dan kan de bedrijfsarts adviezen beter afstemmen op de specifieke situatie. Van jaar op jaar hoppen naar de goedkoopste aanbieder van arbodienstverlening is daarom absoluut af te raden.

Het loont om de tijd te nemen u te verdiepen in de markt van arbodiensten. U moet dan ook meteen bekijken wat uw organisatie zelf doet. Een voorbeeld: werkgevers willen af van het automatisme dat elke werknemer die 2 weken ziek is, naar de bedrijfsarts gaat. Dat is een reactie op de schaarste aan bedrijfsartsen, maar het vraagt wel training van leidinggevenden. Zij moeten gesprekken over verzuim kunnen voeren met de werknemer en onderkennen wanneer een consult bij de bedrijfsarts wél raadzaam is.

Programma van eisen (PvE)

De keuze van een arbodienstverlener vereist een zorgvuldig proces. Een eerste stap is dat u een programma van eisen (PvE) opstelt, samen met een werkgroep of commissie. Zo’n programma maakt u niet in een kwartiertje. Er is heel veel meer nodig dan een lijstje klachten over de huidige arbodienstverlener.

Op basis van het PvE maakt u een shortlist: bijvoorbeeld 8 arbodiensten die op het eerste gezicht passen in uw PvE. De Nederlandse markt telt momenteel zeker 120 arbodiensten. Maar u gaat ze niet allemaal bellen, dus voor gedetailleerde informatie bent u al snel afhankelijk van tussenpersonen.

Aanbevelingen en mantelcontracten

Toch is het maken van een shortlist minder moeilijk dan het lijkt. Diverse brancheorganisaties hebben aanbevelingen of mantelcontracten.

Een vuistregel is dat een lokale mkb-werkgever en een grote landelijke arbodienst zelden een goede klik hebben.

Zoeken in de eigen regio is nuttig, alleen al omdat werknemers van uw organisatie dan niet ver hoeven te reizen om een spreekuur te bezoeken.

Doe ook navraag bij organisaties die vergelijkbaar zijn met de uwe: wat zijn hun ervaringen?

Waarschijnlijk houdt u na dit voorwerk wel een behapbaar aantal arbodiensten over die u kunt benaderen voor gedetailleerde informatie. Uiteindelijk houdt u een selectie over van bijvoorbeeld drie diensten waar u om een offerte vraagt.

Vergelijkingssites

Vergelijkingssites kunnen u eveneens helpen bij het kiezen uit gecertificeerde arbodiensten. Een vergelijkingssite heeft een bestand met arbodiensten en kenmerken zoals type dienstverlening en (spreekuur)locaties. U specificeert uw wensen via een vragenlijst.

De aanbieder met de meest uitgebreide vragenlijst stelt dat het invullen u tussen 10 en 20 minuten kost. In de praktijk blijken de vragen vooral verzuim(aanpak) te betreffen, nauwelijks preventie.

De site(beheerder) zoekt arbodiensten die bij uw wensen passen. Soms is er eerst nog een telefonische intake. Vaak staan de gegevens van de diensten in een database, en bij geautomatiseerd zoeken en matchen kan de uitkomst er snel zijn.

Meestal krijgt u offertes van 3 arbodiensten. Eén site biedt u nog een adviesgesprek. Het is vervolgens aan u om met die 3 zelf contact te leggen en uiteindelijk een contract te sluiten met één. Dit ‘makelen’ is gratis voor u.

Marktanalyse vergelijkingswebsites arbodienstverleners

In deze marktanalyse (tool) vindt u een overzicht van een aantal van deze vergelijkingssites. Erbij staat vermeld welke dienstverleners (arbodienst of bedrijfsarts) op de website te vinden zijn, wat de kenmerken van de website zijn, en welke eventuele zoekfuncties hij biedt.

 

Aan de hand hiervan kunt u de best passende vergelijkingswebsite(s) kiezen om daarmee een nieuwe arbodienst of bedrijfsarts te zoeken.

Ga alvast aan de slag

Sommige arbocontracten hanteren een opzegtermijn van 3 maanden, dus dan zou uw organisatie vaak al moeten opzeggen vóór 1 oktober. Als u dit kalenderjaar plannen heeft om over te stappen, is dat u mogelijk te snel. Op zo’n korte termijn heeft u dan nog geen andere arbodienst gecontracteerd.

Een reële tussenweg is om in dit geval toch alvast een programma van eisen op te stellen. Uw werkgever meldt aan uw huidige arbodienst dat dit PvE de komende maanden basis zal zijn om de lopende dienstverlening mee te evalueren en zo nodig te verbeteren.

Grotere organisaties hebben het daarbij iets makkelijker. Zij kunnen een consultancybureau inschakelen voor het onderzoeken en monitoren van de lopende dienstverlening. Zulke (organisatie)adviseurs gaan ook het gesprek aan over behoeften van de organisatie en de mogelijkheden om als organisatie zelf de verzuimbeheersing en preventie ter hand te nemen.

Door deze aanpak komt u in de loop van 2021 zeer beslagen ten ijs: óf voor een weloverwogen keuze voor een andere arbodienst, of voor optimale prestaties van de bestaande arbodienstverlener.

Op die manier zet u als klant de aanbiedersmarkt naar uw hand.

Criteria voor in vergelijking opgenomen arbodiensten zijn meestal ondoorzichtig

Slechts één vergelijkingssite voor arbodiensten meldt dat de gecontracteerde arbodienst een provisie aan hen betaalt, en dat ze met alle arbodiensten dezelfde afspraken hebben. Precieze openbare gegevens hierover bestaan niet. Kenners van de arbomarkt weten dat arbodiensten zeker € 2.000 per jaar betalen voor opname in het bestand, plus 8% van de omzet het eerste jaar.

 

Voor de arbodienst is het zeker een voordeel dat hij minder kosten heeft aan werving van klanten en onderzoek naar klanttevredenheid. Voor u kan het een voordeel zijn dat de arbodienst waarschijnlijk z’n best zal doen om u als klant te houden: het eerste jaar kan immers nauwelijks winstgevend zijn. De vraag is uiteraard of dat ook geldt in de huidige aanbiedersmarkt. 

 

Kritisch-bewust

Zoals bij de meeste vergelijkingssites op internet is niet duidelijk op grond waarvan dienstverleners in het bestand zijn opgenomen, en op basis van welke afwegingen een selectie voor u gemaakt wordt. Eén vergelijkingssite schrijft alvast de 45 beste arbodiensten geselecteerd te hebben, maar is niet helder over criteria. Bovenaan staan zou dus ook een kwestie kunnen zijn van meer betalen.

 

Er zijn plus- en minpunten aan commerciële vergelijkingssites van arbodiensten. In essentie zijn het ‘makelaars’, betaald door de verkoper.

 

Waarschijnlijk geldt ook hier wat vaker gezegd wordt over internet: het is verstandig de uitkomsten van meerdere vergelijkingssites te vergelijken.

 

Maar dat kost u veel te veel tijd. Met een kritisch-bewuste houding kunt u de bezwaren verkleinen. Een tussenoplossing is om via een vergelijkingssite 3 offertes te krijgen. Dat bespaart u voorwerk: benut die tijd voor intensieve gesprekken met de 3 kandidaten!