Archiveren

In een doorsnee organisatie gaan al gauw enkele duizenden documenten rond. Niet alleen ouderwets op papier, er wordt steeds meer rondgestuurd per e-mail. Veel van die informatie moet u archiveren. Dat kan zijn omdat u dat wilt, of gewoon omdat het wettelijk verplicht is. De meeste organisaties archiveren zowel in een papieren archief, als in een digitaal archief. Beide moet u nauwkeurig bijhouden. Dat betekent dat u ook op gezette tijden iets moet verplaatsen of weggooien. Tijdens het archiveren moet u goed op de hoogte zijn van de bewaarplicht en soms ook van de Archiefwet. Soms mag u documenten voorgoed weggooien en hoeft u ze niet te archiveren. Dan komt archiefvernietiging om de hoek kijken.

 

Toolboxen

Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

Identificatieplicht Publicatiedatum 30-03-2021

Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever...

Tools

Verdiepingsartikelen

Het belang van helder beleid over het vergoeden van kosten

Werkkostenregeling (WKR) 5 minuten | 03-04-2019

U kunt ervoor kiezen de kosten van werknemers te vergoeden op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Vergoeden op declaratiebasis kan...

Bewaartermijnen in verschillende wetten botsen soms

Bewaarplicht 5 minuten | 29-01-2019

Het opslaan en bewaren van persoonsgegevens is aan de orde van de dag binnen ondernemingen. Nu de Algemene verordening gegevensbescherming (...

Welke verplichtingen heeft u in het kader van de identificatieplicht?

Identificatieplicht 4 minuten | 01-03-2018

Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. Maar dat is nog maar het topje van de ijsber...

Infographics

Verschillende bewaartermijnen per onderwerp

Bewaarplicht Publicatiedatum 11-09-2020

Er bestaan verschillende bewaartermijnen per onderwerp, zoals loonbelastingverklaringen, onroerend goed en personeelsdossiers. Bekijk hier hoe lang welke documenten bewaard...

Contracten digitaal beheren

Archiveren Publicatiedatum 31-07-2019

Binnen uw onderneming heeft u vaak te maken met verschillende soorten contracten. Het digitaliseren van contracten kan het beheren ervan eenvoudiger maken. Zo bespaart...

Vraag en antwoord

Moeten we een verlopen ID-bewijs in de administratie vervangen?
Nee, dat hoeft niet. U bewaart een kopie van een identiteitsbewijs dat geldig is op het moment van indiensttreding. Als dit bewijs tijdens het dienstverband verloopt, hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs van de werknemer op te nemen. Sterker nog, als u dat zou doen en de... Lees het hele antwoord