Archiveren

In een doorsnee organisatie gaan al gauw enkele duizenden documenten rond. Niet alleen ouderwets op papier, er wordt steeds meer rondgestuurd per e-mail. Veel van die informatie moet u archiveren. Dat kan zijn omdat u dat wilt, of gewoon omdat het wettelijk verplicht is. De meeste organisaties archiveren zowel in een papieren archief, als in een digitaal archief. Beide moet u nauwkeurig bijhouden. Dat betekent dat u ook op gezette tijden iets moet verplaatsen of weggooien. Tijdens het archiveren moet u goed op de hoogte zijn van de bewaarplicht en soms ook van de Archiefwet. Soms mag u documenten voorgoed weggooien en hoeft u ze niet te archiveren. Dan komt archiefvernietiging om de hoek kijken.

 

Tools

Verdiepingsartikelen

Het belang van helder beleid over het vergoeden van kosten

Werkkostenregeling (WKR) 5 minuten | 03-04-2019

U kunt ervoor kiezen de kosten van werknemers te vergoeden op declaratiebasis of via een vaste vergoeding. Vergoeden op declaratiebasis kan...

Bewaartermijnen in verschillende wetten botsen soms

Bewaarplicht 5 minuten | 29-01-2019

Het opslaan en bewaren van persoonsgegevens is aan de orde van de dag binnen ondernemingen. Nu de Algemene verordening gegevensbescherming (...

Welke verplichtingen heeft u in het kader van de identificatieplicht?

Identificatieplicht 4 minuten | 01-03-2018

Voordat een werknemer voor uw onderneming aan de slag gaat, moet u zijn identiteit vaststellen. Maar dat is nog maar het topje van de ijsber...

Infographics

Verschillende bewaartermijnen per onderwerp

Bewaarplicht Publicatiedatum 11-09-2020

Er bestaan verschillende bewaartermijnen per onderwerp, zoals loonbelastingverklaringen, onroerend goed en personeelsdossiers. Bekijk hier hoe lang welke documenten bewaard...

Contracten digitaal beheren

Archiveren Publicatiedatum 31-07-2019

Binnen uw onderneming heeft u vaak te maken met verschillende soorten contracten. Het digitaliseren van contracten kan het beheren ervan eenvoudiger maken. Zo bespaart...

Vraag en antwoord

Is er een nieuwe kopie nodig na het verlopen van de kopie van het identiteitsbewijs in de administratie?
Nee, dat hoeft niet. U bewaart een kopie van een identiteitsbewijs dat geldig is op het moment van indiensttreding. Als dit bewijs tijdens het dienstverband verloopt, hoeft u geen kopie van het nieuwe identiteitsbewijs van de werknemer op te nemen. Sterker nog, als u dat zou doen en de... Lees het hele antwoord