Digitaal archief kan ook verstoffen

Als u denkt dat alleen een papieren archief om beheer vraagt, komt u bedrogen uit. Ook een digitaal archief vergt het nodige onderhoud. Zo moet u er bij een digitaal archief voor zorgen dat de documentversies steeds te lezen zijn.

31 oktober 2016 | Door redactie

Digitale documenten moeten voor langere tijd toegankelijk blijven. Digitale bestanden zijn echter afhankelijk van computerapparatuur, toepassingssoftware en besturingssoftware. Een document dat ooit in WordPerfect 4.2 is gemaakt, kunt u bijvoorbeeld niet meer in een modern besturingsprogramma lezen. Wilt u dat digitale documenten langer dan tien jaar zijn in te zien, dan moet u structurele maatregelen nemen om het document toegankelijk te houden.

Migratie en conversie digitale documenten

Er zijn verschillende manieren waarop u bestanden kunt overzetten naar een modernere versie, namelijk migratie en conversie. Bij migratie zorgt u ervoor dat u een bestand van een oude versie naar een nieuwe versie van hetzelfde programma overzet. Bij conversie zet u het document in een geheel nieuw programma. Het meest geijkte voorbeeld is wel dat van WordPerfect naar Word.

Print van digitaal bestand

Migratie en conversie zijn echter geen wondermiddelen. De overgang van de ene versie naar de andere of van het ene programma naar het andere is niet altijd foutloos. Maak daarom voor de zekerheid een print van een belangrijk document, voordat u het omzet. Daarnaast is conversie van papieren administratie naar digitale administratie niet zonder regels (tool).