Digitaliseren scheelt ruimte en geld

Het is bijna tijd voor goede voornemens. Vaker opruimen bijvoorbeeld. Dat komt goed uit, want op 1 januari mag er weer een deel van het archief worden opgeschoond. Heeft u structureel gebrek aan ruimte, dan kan digitaliseren lucht geven. Een digitaal archief kan ook prima naast een papieren bestaan.

30 december 2013 | Door redactie

Heeft uw organisatie of afdeling te kampen met ruimtegebrek, dan kan digitaliseren een uitkomst zijn. Dankzij moderne technologie is het steeds makkelijker om op grote schaal documenten te digitaliseren. U kunt ze scannen, verwerken en opslaan. Dat kunt u zelf regelen of uitbesteden aan een externe partij. Opslaan kan op het eigen netwerk, maar ook in de cloud.

Digitaal archief makkelijk in gebruik

Een voordeel van een digitaal archief is dat u de toegang tot bestanden voor de verschillende medewerkers nauwkeurig kunt regelen. Zo kunt u alleen een bepaalde afdeling (of medewerker) rechten geven voor de financiële gegevens. Ook in het gebruik is een digitaal archief makkelijk: u kunt tegelijk met meerdere personen bestanden raadplegen. Het heeft natuurlijk ook nadelen. U moet zorgvuldig volgens het gekozen systeem opslaan en aan versiebeheer doen. Anders wordt uw archief al snel een doolhof.