Geef uw e-mails een duidelijk onderwerp

Hoewel vrijwel alle communicatie in bedrijven plaatsvindt via e-mail, laat de kwaliteit van berichten nogal te wensen over. Niet iedereen kan een goede e-mail schrijven. En dat is jammer, want als uw e-mail niet duidelijk is, krijgt u minder snel antwoord, of uw e-mail ‘verdwijnt’ voorgoed in de brij van overige berichten.

2 september 2013 | Door redactie

Onduidelijke e-mails dreigen al snel zoek te raken. Bedenk maar wat u zelf doet als u een mailtje krijgt met een lange lap tekst, of een onduidelijke onderwerpregel. Precies, u sluit het bericht meteen om er later nog eens naar te kijken. Vervolgens vergeet u het mailtje en voor u het weet is het ‘verdwenen’. Ook als u een e-mail schrijft, moet u nadenken over de inhoud en opbouw van de tekst. Hoe duidelijker uw bericht is, des te eerder krijgt u antwoord. Ook verkleint u de kans dat de ontvanger uw bericht vergeet.  

Tips voor duidelijke e-mails

De volgende tips vergroten de kans dat uw e-mail wel meteen in behandeling genomen wordt:

  • Kies om te beginnen een duidelijke onderwerpregel. Dat maakt het voor de ontvanger ook makkelijker om uw bericht eventueel te archiveren.
  • Behandel in uw bericht bij voorkeur één onderwerp tegelijk. Let maar eens op; zodra u meerdere vragen stelt, krijgt u vaak niet op allemaal een antwoord. Wilt u dit toch, nummer uw punten dan.
  • Maak uw bericht niet te lang. Lange teksten horen thuis in een Word-document, dat u als bijlage mee kunt sturen.
  • Laat weten wat u van de ontvanger verwacht: welke actie moet hij ondernemen?
  • Gebruik gerust kopjes of opsommingen om de tekst te structureren. Ook een e-mail moet de lezer kunnen scannen.