Houd u aan de wettelijke bewaartermijnen

In uw organisatie worden heel wat gegevens gebruikt en opgeslagen. Dat moet wel, anders kunt u uw werk niet doen. Maar u moet wel zorgvuldig met deze gegevens omgaan. Bij het archiveren moet u dus rekening houden met de wettelijke bewaartermijnen. Voor de zekerheid alles maar bewaren, is echter ook geen goed idee.

22 juli 2013 | Door redactie

Elke keer als u contact heeft met een zakelijke relatie, gebruikt u zijn gegevens. Vaak zult u ze ook opslaan, zodat u ze kunt hergebruiken. Dat geldt ook voor persoonsgegevens van personeel en klanten, de administratie, salarisstroken en allerlei contracten. Hoe lang u deze mag bewaren, hangt af van het soort gegevens. Alles voor de zekerheid maar 25 jaar wegzetten, is niet verstandig. Uit onderzoek van Iron Mountain blijkt dat 36% van de onderzochte bedrijven gegevens te lang bewaart. De Europese Commissie wil daar in de toekomst boetes voor uitdelen.

Bewaartermijnen verschillen per land

Voor de Belastingdienst moet u de meeste documenten zeven jaar bewaren, maar bij overheden gelden weer andere bewaartermijnen. Wie in een internationale omgeving werkt, heeft het nog moeilijker, want de richtlijnen voor Europese bedrijven verschillen nogal per land. De gemiddelde bewaartermijn voor bedrijfsgegevens ligt rond de zes jaar. Dat varieert van een paar maanden voor klachten van klanten tot meer dan twintig jaar voor octrooi-overeenkomsten. En dan verandert de wet natuurlijk ook nog wel eens. U kunt nu een gids met de bewaartermijnen van vijftien Europese landen downloaden. U moet wel eerst uw gegevens achterlaten. Nu maar hopen dat die goed bewaard worden.