Op weg naar een papierloos bureau

Hoewel de term 'papierloos kantoor' regelmatig opduikt, zijn nog maar weinig organisaties die volledig gedigitaliseerd werken. Sterker nog, bij de meeste werknemers liggen nog steeds papieren op het bureau. Vaak zijn dat prints van documenten die ook digitaal beschikbaar zijn. Daar is niets mis mee, als u ze maar af en toe ordent. Een mooi klusje voor de vakantieperiode, als het wat rustiger is.

21 juli 2011 | Door redactie

Natuurlijk mag u best digitale documenten uitprinten, als u het maar selectief doet. Een tekst die geredigeerd moet worden bijvoorbeeld, laat zich soms makkelijker corrigeren op papier. Maar niet elke e-mail hoeft afgedrukt te worden. Een nadeel van papier is dat het ruimte inneemt. Voor u het weet, ontstaan er stapels op uw bureau. Wilt u daar niet in ‘verdwalen’ dan zult u die moeten ordenen. Maar wat bewaart u en wat gooit u weg? Begin met een scheiding maken tussen documenten die weg mogen en documenten die u wettelijk moet bewaren. Die laatste stapel moet u zorgvuldig doornemen op wat u nog moet archiveren en wat niet.

Niet alles dubbel archiveren

Documenten waar u ook een digitaal exemplaar van heeft, hoeft u niet altijd ook op papier te hebben. Check dit bij de Belastingdienst. Zorg wel dat u zeker weet dat het digitale stuk al gearchiveerd is en dat u het makkelijk kunt terugvinden. Voor de rest geldt:

  • Kijk eerst of u het stuk niet ook in digitale vorm heeft
  • Controleer of u digitaal een recentere versie bezit
  • Vraag u af wat u mist als u het document weggooit; kunt u de informatie ook elders vinden?
  • Voor niet-fiscale administratie geldt soms ook een bewaartermijn (denk aan zaken voor het personeelsdossier)
  • Wat u echt niet kunt weggooien of opbergen legt u opzij om uit te zoeken. Doe dit wel meteen en orden de stapel. Bijvoorbeeld in 'lezen', 'voor collega's' en 'actie'. Wat u overhoudt, gooit u weg.