Overzichtelijk Outlook dankzij AutoArchiveren

Uw inbox in mailprogramma Outlook heeft het er maar druk mee: iedere werkdag krijgt het een flink aantal e-mails en agenda-items te verwerken. Maar de omvang van uw postvak in Outlook groeit hierdoor wel gestaag. Hoe houdt u het overzicht? Eén manier om dit te doen is door AutoArchiveren in te stellen. Verouderde items worden dan opgeslagen op een andere locatie. Let wel goed op: items die zijn vervallen, kunnen zomaar verwijderd worden.

2 maart 2012 | Door redactie

In Outlook kunt u gebruik maken van de functie AutoArchiveren. Daarmee kunt u – zoals de naam al zegt ­– instellen dat items op vaste tijdstippen automatisch worden gearchiveerd. Verouderde items worden dan verplaatst naar een andere locatie zodat er weer ruimte vrijkomt in uw mailbox. AutoArchiveren is standaard ingeschakeld in Outlook. Is dat niet het geval, dan kunt u de functie instellen door naar menu Extra te gaan en dan op Opties te klikken. Onder het tabblad Overige ziet u vanzelf AutoArchiveren staan. Door hierop te klikken kunt u de instellingen aanpassen naar uw eigen voorkeuren.

AutoArchiveren niet geheel zonder gevaar

Maar hoe handig AutoArchiveren ook is, het gebruik ervan is niet geheel zonder risico. Niet alle items worden aan het archief toegevoegd. Sommige worden definitief verwijderd. Dat zullen vervallen items zijn zoals afspraken in uw agenda van vier maanden geleden. Als u dit vervelend vindt, kunt u dit voorkomen door in te stellen dat u alles wilt bewaren. Ga hiervoor nogmaals naar de instellingen en haal het vinkje bij Verlopen items verwijderen weg. Controleer ook of er geen vinkje staat bij Oude items definitief verwijderen.