Archiveren

In een doorsnee organisatie gaan al gauw enkele duizenden documenten rond. Niet alleen ouderwets op papier, er wordt steeds meer rondgestuurd per e-mail. Veel van die informatie moet u archiveren. Dat kan zijn omdat u dat wilt, of gewoon omdat het wettelijk verplicht is. De meeste organisaties archiveren zowel in een papieren archief, als in een digitaal archief. Beide moet u nauwkeurig bijhouden. Dat betekent dat u ook op gezette tijden iets moet verplaatsen of weggooien. Tijdens het archiveren moet u goed op de hoogte zijn van de bewaarplicht en soms ook van de Archiefwet. Soms mag u documenten voorgoed weggooien en hoeft u ze niet te archiveren. Dan komt archiefvernietiging om de hoek kijken.

 

Toolboxen

Voldoe aan de identificatieplicht in zes stappen

Identificatieplicht Publicatiedatum 30-03-2021

Nieuwe werknemers mogen pas aan het werk als uw organisatie aan de identificatieplicht heeft voldaan. In deze toolbox leest u wat daar allemaal bij komt kijken. De werkgever...

Tools

Verdiepingsartikelen

Uw OR-archief zorgvuldig opbouwen en bijhouden

Werkwijze OR 4 minuten | 31-05-2021

Wat heeft uw OR drie jaar geleden ook alweer met uw bestuurder afgesproken? Tot wanneer geldt die afspraak? De antwoorden op zulke vragen zi...

Archiveren op de werkvloer

Bewaarplicht 12 minuten | 17-03-2020

De leidraad die sinds de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geldt is: weggooien, tenzij er een bewaartermijn is of...

Het wat en waarom van archiveren

Bewaarplicht 4 minuten | 17-03-2020

De salarisadministrateur verwerkt dagelijks gegevens die te maken hebben met salarissen én vergoedingen. Archiveren is hier een berucht onde...

Infographics

Verschillende bewaartermijnen per onderwerp

Bewaarplicht Publicatiedatum 11-09-2020

Er bestaan verschillende bewaartermijnen per onderwerp, zoals loonbelastingverklaringen, onroerend goed en personeelsdossiers. Bekijk hier hoe lang welke documenten bewaard...

Contracten digitaal beheren

Archiveren Publicatiedatum 31-07-2019

Binnen uw onderneming heeft u vaak te maken met verschillende soorten contracten. Het digitaliseren van contracten kan het beheren ervan eenvoudiger maken. Zo bespaart...

Vraag en antwoord

Heeft de AVG iets veranderd aan de bewaartermijnen?
Bewaartermijnen van de gegevens vloeien hoofdzakelijk voort uit wetgeving, zoals de Belasting- en Archiefwet. De volgende termijnen gelden: Fiscale basisgegevens: de basisgegevens uit uw administratie, zoals de in- en verkoopadministratie, moet u minimaal 7 jaar bewaren op grond van... Lees het hele antwoord