Als het rittenregistratiesysteem van de auto van de zaak faalt en een werkgever daardoor niet kan bewijzen dat er in een jaar niet meer dan 500 privékilometers mee is gereden, kan hem dat duur komen te staan. Hij kan dan flinke naheffingsaanslagen en boetes verwachten. Dat blijkt uit een recente uitspraak van het gerechtshof in Den Bosch.
Werkgevers mogen de bijtelling voor de auto van de zaak achterwege laten als zij kunnen bewijzen dat de werknemer niet meer dan 500 kilometer voor privédoeleinden rijdt per kalenderjaar (tool). Zij zijn daarbij zelf verantwoordelijk voor een goede administratie, ook als het rittenregistratiesysteem dat ze gekozen hebben, niet goed werkt. Dat was ook het geval in een rechtszaak waarin de werkgever geen bijtelling had toegepast voor het privé-gebruik van een auto terwijl zijn rittenregistratiesysteem niet goed werkte. Bij een controle legde de inspecteur van de Belastingdienst daarom naheffingsaanslagen en boetes op.
Toen de werkgever naar de rechter stapte, ving hij bot. Volgens de rechter slaagde hij er namelijk niet in om te bewijzen dat de auto niet meer dan 500 privékilometers per jaar gereden had. Dat kwam onder meer door gebreken in de rittenregistratie door een niet goed functionerend registratieapparaat. De totaaltelling van het kalenderjaar kwam bovendien niet overeen met het verschil tussen de begin- en eindstand. De werkgever kon wel aantonen dat zijn rittenregistratiesysteem gefaald had en dat de fabrikant het defecte apparaat had vervangen door een nieuw exemplaar, maar had verder geen bewijs van het aantal privékilometers. De rechter oordeelde dat de keuze voor het betreffende rittenregistratiesysteem en het falen hiervan voor rekening en risico van de werkgever kwamen. Die had daardoor onterecht geen bijtelling toegepast voor het privé-gebruik van de auto. Hij stelde de Belastingdienst dan ook in het gelijk: de werkgever moest de naheffingsaanslagen en boetes van in totaal bijna € 30.000 dus gewoon betalen.
Wil een werkgever aantonen dat een werknemer niet meer dan 500 privékilometers met zijn auto van de zaak heeft gereden, dan moet hij daarvoor een goede rittenregistratie bijhouden. Daarin moet hij in ieder geval de volgende gegevens vastleggen:
Hij moet daarnaast een duidelijk onderscheid laten zien tussen zakelijke en privéritten. Achteraf schattingen opstellen van kilometers is niet toegestaan. Naast de rittenregistratie zelf moeten werkgevers de ritten ook kunnen onderbouwen met andere informatie, zoals agenda’s, facturen en gegevens van onderhoudsbeurten.