Vragen over: riant verwerken van benzine- en tolkosten

Als uw organisatie werknemers in dienst heeft die voor hun werk naar het buitenland moeten reizen, krijgt u te maken met declaraties van benzinekosten voor de auto van de zaak. Het kan ook voorkomen dat uw werknemers af en toe tolkosten maken, al dan niet in Nederland. U kunt deze kosten op een voor de werknemer én voor uw organisatie gunstige, maar ook legale manier verwerken. Hoe doet u dit?

27 augustus 2021 | Door redactie

Veel organisaties krijgen te maken met declaraties van werknemers voor benzinekosten voor de auto van de zaak. Ook kan het voorkomen dat zij over een tolweg reizen, zoals de Westerscheldetunnel (N62) of de Kiltunnel (N217). In het buitenland is deze lijst nog langer. Uw organisatie kan de werknemers de (buitenlandse) benzine- en tolkosten laten declareren. Dit gebeurt netto en valt onder de noemer ‘intermediaire kosten’. 

Intermediaire kosten zijn kosten die werknemers voorschieten

Van intermediaire kosten is sprake als werknemers kosten maken in opdracht van of namens uw organisatie en zij feitelijk als intermediair fungeren. De werknemer schiet de kosten die voor rekening van de organisatie komen dan als het ware voor. De vergoeding die u werknemers betaalt voor door hen gemaakte intermediaire kosten vormt geen loon en is dus zonder meer onbelast. Het gaat in dat geval niet om een beloning voor verrichte arbeid of om een vergoeding van kosten die de werknemer ter behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking maakt.

Dubbel voordeel: voor uw organisatie en de werknemer

Uw organisatie betaalt deze kosten aan de werknemer terug en brengt ditzelfde bedrag bruto in mindering op de bijtelling door verhoging van de eigen bijdrage die de werknemer al periodiek betaalt voor de auto van de zaak. Het gevolg van deze route is dat de werknemer die periode een lagere bruto bijtelling (tool) krijgt waardoor zijn netto salaris met grofweg 50% stijgt dankzij het declaratiebedrag. Dit levert dus een netto voordeel op voor de werknemer. Maar ook uw organisatie heeft hier profijt van. Als werkgever betaalt uw organisatie door de daling van het fiscale loon namelijk minder werkgeverspremies. Dit levert dus dubbel voordeel op en het is een fiscaal legale constructie.