VERDIEPINGSARTIKEL

De bijtelling privégebruik auto van de zaak corrigeren

Bij de bijtelling wegens privégebruik is de kans op een fout in de salarisadministratie niet ondenkbeeldig. Bijvoorbeeld omdat de cataloguswaarde van de auto van de zaak nog niet is aangepast bij het wisselen van de auto. De financiële consequenties kunnen fors zijn, zowel qua naheffingsaanslag, rente als eventuele boetes. De Belastingdienst kan tot vijf jaar teruggaan. Bij wie liggen de verantwoordelijkheid en het risico bij het privégebruik en fouten in de bijtelling?


14 augustus 2019 7 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement online.


Als een werknemer op jaarbasis meer dan 500 privékilometers in zijn auto van de zaak rijdt, moet uw organisatie een bijtelling doen op zijn loon wegens privégebruik van de auto van de zaak. Wat zijn de consequenties als deze bijtelling niet of incorrect is toegepast?

1. Geen of onjuiste bijtelling wegens privégebruik

De bijtelling bij het loon van de werknemer moet u verwerken in de loonadministratie. U verrekent de bijtelling met een eventuele eigen bijdrage. Een fout in de administratie kan aanleiding zijn voor de correctie in de loonaangifte. Wordt ten onrechte geen bijtelling wegens privégebruik in rekening gebracht, dan loopt het bedrag al snel op. De fout kan bij uw organisatie liggen of bij de werknemer. Bovenop de naheffingsaanslag kan de Belastingdienst bij verzuim een boete opleggen. Bijvoorbeeld als u wist of had kunnen weten dat uw werknemer de auto van de zaak ook voor privékilometers gebruikte.

Alleen als de naheffing een verwijtbare fout is van de werknemer, zal de Belastingdienst bij hem aankloppen


Eindverantwoordelijk voor loonaangifte
Bij een fout bij de bijtelling wegens privégebruik van de (bestel)auto van de zaak klopt de Belastingdienst meestal bij de werkgever aan. Deze is namelijk als inhoudingsplichtige eindverantwoordelijk voor de juiste (loon)aangifte. Alleen als de naheffing een verwijtbare fout is van de werknemer, zal de Belastingdienst privé bij hem aankloppen.

Fout ligt bij uw organisatie
De Belastingdienst legt uw organisatie een naheffingsaanslag loonheffingen op, als u:

  • heeft verzuimd om de bijtelling wegens privégebruik op te tellen bij het loon;
  • een fout heeft gemaakt in de verloning van de bijtelling over het betreffende tijdvak;
  • de verkeerde cataloguswaarde voor de auto hanteert;
  • het verkeerde bijtellingspercentage toepast;
  • de eigen bijdrage voor het privégebruik foutief heeft verrekend;
  • losse correcties rond de auto van de zaak moet doen voor de loonaangiften van een eerder kalenderjaar.

In de autoregeling kunt u afspraken vastleggen over het (privé)gebruik van de auto en eventuele sancties en verhaalmogelijkheden.

Fout ligt bij werknemer
De naheffing (inclusief boete) komt voor rekening van uw werknemer als:

  • hij de auto van de zaak voor 500 kilometer of meer binnen een jaar gebruikt, terwijl hij beschikt over een ‘Verklaring geen privégebruik auto’;
  • hij de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ intrekt in de loop van het jaar, omdat hij de 500-kilometergrens overschrijdt.

Als de naheffing voor rekening van de werknemer komt, draait hij op voor alle nog verschuldigde loonheffingen. In de naheffing zitten ook de bijdrage ZVW en de premies werknemersverzekeringen die normaal gesproken voor rekening van uw onderneming komen.

Correctieberichten

Wist u dat de werknemer structureel privé reed, maar heeft u desondanks niet de bijtelling toegepast, dan kan de naheffing toch voor uw rekening komen. U bent in dat geval wettelijk verplicht om correctieberichten in te dienen over de reeds verstreken maanden van het kalenderjaar.

2. Corrigeren van de loonaangifte

Bij onjuistheden of onvolledigheden in de loonaangifte is het zaak om de fout op eigen initiatief zo snel mogelijk te corrigeren of de ontbrekende informatie aan te vullen. Bijvoorbeeld omdat u ontdekt dat de rittenregistratie onvolledig is of ontbreekt van een werknemer bij wie u de bijtelling achterwege laat.

De aanpak hangt af van het tijdstip van de correctie:

  • De aangiftetermijn van het betreffende tijdvak is nog niet verstreken: u doet opnieuw aangifte of stuurt een aanvullende loonaangifte in. Geen boete.
  • Correctie bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte: verrekening van de correctie en reguliere aangifte. In principe geen boete.
  • Na het verstrijken van de laatste aangiftetermijn van het betreffende kalenderjaar: u dient een losse correctie in. Er volgt een naheffingsaanslag en eventueel een boete.

Belastingrente over correctie
Als uw correctie betekent dat u nog een bedrag moet betalen over een vorig jaar, betaalt u belastingrente over dat bedrag. De Belastingdienst berekent de belastingrente over de periode vanaf 1 januari van het jaar na het jaar waarop de correctie betrekking heeft, tot en met de datum waarop u de naheffingsaanslag uiterlijk betaald moet hebben: de datum van de naheffingsaanslag plus 14 kalenderdagen. De belastingrente is gekoppeld aan het wettelijk rentepercentage voor niet-handelstransacties. Daarbij geldt een minimum van 4%. U bent geen belastingrente verschuldigd als u op eigen initiatief of na een correctieverzoek een correctie over een jaar verzendt vóór 1 april van het daaropvolgende jaar.

Schema: juiste wijze van indienen correctie

1. Aangiften van lopende belastingjaar corrigeren: Aangiftetermijn niet voorbij: u verzendt de aangifte volledig opnieuw of een aanvullende aangifte
Aangiftetermijn wel voorbij: u verzendt een correctie bij de eerstvolgende of daaropvolgende aangifte.
2. Aangiften over voorgaande belastingjaar corrigeren:
Aangiftetermijn laatste tijdvak niet voorbij: u verzendt de aangifte over het laatste tijdvak volledig opnieuw, met een correctie over één of meer tijdvakken.
Aangiftetermijn laatste tijdvak wel voorbij: u verzendt voor elk tijdvak een losse correctie.
3. Aangiften over twee tot vijf voorafgaande belastingjaren corrigeren:
U verzendt voor elk tijdvak een losse correctie.

Verzoek om een verhaalbare naheffingsaanslag
U kunt de naheffingsaanslag die de Belastingdienst oplegt niet zomaar verhalen op uw werknemer. Dit kan alleen als u om een zogenoemde verhaalbare naheffingsaanslag verzoekt. Hiermee kunt u de naheffing verhalen op uw werknemer, bijvoorbeeld omdat u onterecht de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak achterwege heeft gelaten. De werknemer is namelijk bij de bijtelling wegens privégebruik van de auto van de zaak de uiteindelijke belastingplichtige, waarbij u alleen maar een doorgeefluik bent voor de verschuldigde inhouding.

U kunt de naheffingsaanslag niet zomaar verhalen op uw werknemer


De arbeidsrechtelijke mogelijkheid om de te weinig geheven belasting op de werknemer te verhalen is lastig, als u niet verzoekt om een verhaalbare naheffingsaanslag Alleen bij duidelijk verwijtbaar gedrag maakt u een kans bij de rechter.

De inspecteur beoordeelt of het aan uw organisatie te wijten is dat u te weinig loonheffingen heeft afgedragen of dat het de schuld is van de werknemer. Bijvoorbeeld omdat hij relevante informatie heeft achtergehouden of geen sluitende kilometeradministratie heeft bijgehouden. De inspecteur zal een verhaalbare naheffingsaanslag opleggen als er geen praktische bezwaren zijn tegen het verhalen van de naheffing op uw werknemer. Stemt de inspecteur in met uw verzoek, dan ontvangt u een beschikking waarin staat dat de Belastingdienst de eindheffing niet toepast. De naheffing moet u dan voor de betreffende werknemer verwerken. Als u het verhaalbare deel van de naheffing niet verhaalt op de werknemer, moet u het voordeel als loon bij de werknemer in rekening brengen of als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte verwerken.

3. Fiscale boetes: een overzicht

Het kan ook dat de Belastingdienst een fout in de aangifte constateert en u verplicht een correctie in te dienen. Naast de naheffingsaanslag kan de fiscus u in dat geval een boete opleggen. De Belastingdienst maakt een onderscheid tussen de volgende verzuimen:

  • betaalverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte
  • aangifteverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte
  • correctieverzuim

a. Betaalverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte
Als uw correctie betekent dat u een bedrag moet bijbetalen, betaalt u de loonheffingen te laat. Als u de correcties verzendt en er is geen sprake van een vergrijpboete (zie hierna), krijgt u geen boete als:

  • het totale bedrag van de correcties op jaarbasis € 20.000 of minder is.
  • het totale bedrag dat u nog moet betalen, meer dan € 20.000 is, maar minder dan 10% van het bedrag dat u eerder hebt betaald over de aangiften die u nu corrigeert.

In alle andere gevallen krijgt u een boete van 5% van het totale bedrag. De boete is maximaal € 5.278.

Vergrijpboete
In plaats van een betaalverzuimboete kunt u een vergrijpboete krijgen. Voorwaarde is dat er sprake is van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. De Belastingdienst moet schriftelijk aangeven waarom sprake is van grove schuld of (voorwaardelijke) opzet. U kunt hier op reageren voordat de boete definitief wordt vastgesteld.

U kunt na een betaalverzuimboete alsnog een vergrijpboete voor hetzelfde aangiftetijdvak krijgen, als:

  • de Belastingdienst na het opleggen van de betaalverzuimboete nieuwe informatie krijgt. Als nieuwe informatie geldt een verklaring van uzelf of van anderen en informatie uit uw administratie (ook digitaal);
  • de nieuwe informatie tot een vergrijpboete zou hebben geleid als die informatie bij de Belastingdienst bekend was geweest vóór de betaalverzuimboete.

Het bedrag van de betaalverzuimboete wordt in mindering gebracht op de vergrijpboete.

b. Aangifteverzuim vanwege een foute of onvolledige aangifte
Als u aangifte hebt gedaan en deze aangifte corrigeert, was de eerdere aangifte fout of onvolledig. U kunt daarvoor dan een aangifteverzuimboete krijgen. De Belastingdienst is terughoudend met het vaststellen van deze aangifteverzuimboetes. Voor deze aangifteverzuimboetes geldt het volgende:

  • Corrigeert u een aangifte op eigen initiatief, dan krijgt u geen aangifteverzuimboete.
  • Corrigeert u een aangifte omdat wij u daartoe verplicht hebben, dan kunt u een aangifteverzuimboete van € 65 krijgen. Doet u keer op keer fout of onvolledig aangifte, dan kan de verzuimboete worden verhoogd, met een maximum van € 1.319.

c. Correctieverzuim
Als u een correctie niet, te laat, fout of onvolledig verzendt, is er sprake van een correctieverzuim. De eerste keer zal de Belastingdienst niet in actie komen, maar als u bijvoorbeeld keer op keer de correcties niet, te laat, fout of onvolledig verzendt, kan de boete oplopen tot maximaal € 1.319.

4. In bezwaar en beroep tegen de naheffing en boete

Bij loonheffingen gaat het om een zogenoemde aangiftebelasting. Dit houdt in dat een bezwaar niet nodig is, als u een aangifte kunt verbeteren of aanvullen.

In verweer komen
Als de Belastingdienst u een naheffingsaanslag of boete heeft opgelegd waarmee u het oneens bent, kunt u hiertegen bezwaar maken. Heeft de werknemer een nieuwe aanslag opgelegd gekregen, bijvoorbeeld omdat hij meer dan 500 privékilometers heeft gereden, dan moet hij zelf tegen de aanslag in verweer komen. De juridische procedure bestaat uit vier stappen:

  • Bezwaar aantekenen: binnen zes weken na de dagtekening van de aanslag of beschikking.
  • Beroep: wordt uw bezwaar afgewezen, dan kunt u in beroep bij de rechtbank. De beroepstermijn is zes weken. U betaalt dan griffierechten.
  • Hoger beroep: tegen de uitspraak van de rechtbank kunt u in hoger beroep bij het hof. Opnieuw is de beroepstermijn zes weken.
  • Cassatie: de laatste stap is cassatie bij de Hoge Raad, de hoogste rechter binnen Nederland. Ook hier geldt een termijn van zes weken.

Uitstel van betaling

U kunt een verzoek indienen voor uitstel van betaling voor het bedrag waarover u het oneens bent. De Belastingdienst rekent echter een invorderingsrente van 4% over dit bedrag, te rekenen vanaf de dag van de oorspronkelijke betaaldatum.