VERDIEPINGSARTIKEL

Een sluitende rittenregistratie voor de auto van de zaak zonder bijtelling

Als een auto van de zaak op jaarbasis voor maximaal 500 kilometer privé wordt gebruikt, kunt u de bijtelling achterwege laten. Voor het bewijs van het aantal privékilometers is de rittenregistratie de meest voor de hand liggende manier. U kunt de werknemer en uw organisatie helpen met een goede kennis van de spelregels die hierbij gelden.


14 juli 2021 6 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


De belastingwet beschouwt het privé­gebruik van een auto van de zaak als een voordeel uit werk. Net als bij normaal loon moeten over dit loon in natura loonheffingen worden afgedragen.

De waarde van het privégebruik bepaalt u met een forfaitair bijtellingspercentage, zie rendement.nl/salaristools. Dit bedrag telt u vervolgens bij het loon van de werknemer.

U mag deze bijtelling achterwege laten als de werknemer op kalenderjaarbasis maximaal 500 kilometer privé rijdt. Daar mag u in de volgende drie gevallen van uitgaan.

Bijtelling achterwege laten

Ten eerste kunt u de bijtelling voor privégebruik achterwege laten als u met een sluitende rittenregistratie kunt aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt. De bewijslast hiervoor ligt bij uw organisatie. U maakt daar dan uiteraard afspraken met de werknemer over.

Let erop dat als de auto in de loop van het jaar ter beschikking wordt gesteld aan de werknemer, het maximum aantal privékilometers naar rato moet worden berekend.

Krijgt een werknemer dus pas vanaf augustus een auto van de zaak tot zijn beschikking, dan mag het privégebruik in dat jaar niet meer zijn dan 5/12 × 500 km = 208 km.

De tweede mogelijkheid is dat u met een ander soort bewijs volgens de zogenoemde vrije bewijsleer kunt aantonen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers rijdt. Bijvoorbeeld als in een aanvulling op de arbeidsovereenkomst schriftelijk is afgesproken dat privégebruik niet is toegestaan en ook aan de andere voorwaarden die daarbij horen is voldaan (zoals de controle hierop en een sanctie bij overtreding).

Verklaring geen privégebruik auto

Tot slot kan de werknemer een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ aanvragen bij de Belastingdienst. U zou deze verklaring ook namens hem kunnen aanvragen.

De werknemer moet dan nog steeds een goede rittenadministratie bijhouden of op een andere manier kunnen aantonen aan de Belastingdienst dat hij die grens van 500 kilometer niet overschrijdt. Aan u de schone taak om een kopie van de verklaring in de loonadministratie te bewaren.

Bewijslast verschuift naar werknemer

Met de ‘Verklaring geen privégebruik auto’ verschuift de bewijslast van het privégebruik van de auto van de zaak naar de werknemer. Als de werknemer na een verzoek van de Belastingdienst niet kan aantonen dat hij dat jaar maximaal 500 kilometer aan privéritten heeft gemaakt, draait niet uw organisatie, maar de werknemer zelf op voor een mogelijke naheffingsaanslag.

Heeft de werknemer zo’n ‘Verklaring geen privégebruik auto’ ingediend, dan mag u op deze verklaring vertrouwen. Alleen als u weet – dus niet bij slechts een vermoeden – dat de verklaring onjuist is, moet u vanaf dat moment de bijtelling toepassen.

De kilometerregistratie is dus een belangrijk bewijsstuk richting de Belastingdienst. Met een sluitende rittenregistratie waarin geen ritten ontbreken, bewijst de werknemer dat hij in het kalenderjaar maximaal 500 kilometer privé heeft gereden.

Rittenregistratie volledig sluitend

De rittenregistratie is volledig sluitend als de werknemer de volgende gegevens registreert:

  • autogegevens: merk, type, kenteken, periode waarin de auto aan de werknemer ter beschikking staat (opname van de begin- en eventueel de einddatum);
  • ritgegevens (een rit is de enkelereisafstand tussen twee adressen): datum, ritnummer (per dag te nummeren), beginstand van de kilometerteller, eindstand van de kilometerteller, vertrek- en bezoekadres, de (afwijkende) route als het niet gaat om de gebruikelijke route, het doel van de rit (zakelijk of privé) en eventueel privé-omrijkilometers (bij een gemengde rit).

U vindt een voorbeeld van een rittenadministratie op rendement.nl/salaristools. Hoe de rittenregistratie wordt ingericht, doet er niet toe, zolang de administratie maar 100% sluitend is en de vereiste gegevens erin staan.

Reconstructie van rittenregistratie afgewezen

Een werknemer had een ‘Verklaring geen privégebruik auto’ voor zijn auto van de zaak. Op verzoek van de Belastingdienst stuurde hij een rittenregistratie toe. Toen de inspecteur hem vroeg de rittenregistratie aan te passen aan de wettelijke eisen, stuurde hij een aangepaste versie en vermeldde dat hij nooit privé in de auto had gereden omdat hij een eigen auto en motor had. Hiermee overtuigde de werknemer de fiscus niet en kreeg naheffingsaanslagen loonheffingen opgelegd met 25% verzuimboeten. Hij ging in beroep.

De rechtbank gaf aan dat een rittenregistratie niet bij voorbaat moet worden verworpen als deze niet aan alle eisen voldoet. Maar de registratie moet in combinatie met andere bewijsmiddelen wel sluitend zijn. En deze rittenregistratie had te veel onnauwkeurigheden om de rechter te overtuigen. Daarbij speelde mee dat de werknemer had verklaard dat hij niet precies wist hoe hij de rittenregistratie moest bijhouden en dat hij de rittenregistratie had proberen te reconstrueren toen de fiscus om de registratie had gevraagd.

Voetbalstadion
De werknemer had bijvoorbeeld ook niet aangetoond dat de ritten naar het voetbalstadion en op feestdagen zakelijk waren. De naheffingsaanslagen waren volgens de rechtbank terecht. En omdat de werknemer slordig was omgegaan met de administratieve verplichtingen, vond de rechter de boeten van 25% passend.

Rechtbank Noord-Nederland, 11 maart 2021, ECLI (verkort): 867

Meerdere gebruikers per auto

Zijn er meer gebruikers per auto, dan moet uit de rittenregistratie blijken welke gebruiker een rit heeft gemaakt. Dat kan bijvoorbeeld door een extra kolom in de registratie.

De rapportages met de bijbehorende documenten vormen de controleerbare rittenregistratie die als bewijs dient dat de werknemer maximaal 500 kilometer privé rijdt. U en de Belastingdienst kunnen de juistheid van een rittenregistratie controleren met bijvoorbeeld kantooragenda’s, orderbriefjes, garagenota’s en digitale routeplanners.

Deze gegevens moet u ook bij uw loonadministratie bewaren, zodat u ze kunt laten zien tijdens een onderzoek door de Belastingdienst, zo schrijft het Handboek Loonheffingen voor.

Automatisch rittenregistratiesysteem

Een handmatige rittenregistratie bijhouden is een hele klus én foutgevoelig. Een automatisch rittenregistratiesysteem geeft gemak en zekerheid.

Met zo’n geautomatiseerd systeem laat de bestuurder nauwkeurig het aantal kilometers vastleggen dat hij met de auto heeft gereden. Hij moet zelf wel aangeven of het om een zakelijke rit of privérit gaat.

Daarom blijft het bij een geautomatiseerde registratie nodig om bijvoorbeeld agenda’s en orderbriefjes te bewaren. Er bestaat het Keurmerk RitRegistratieSystemen (RRS).

Draagt het systeem dit Keurmerk RRS (te controleren op de website keurmerkritregistratiesystemen.nl), dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat de rittenregistratie sluitend is. U vindt op rendement.nl/salaristools een vergelijking van rittenregistratiesystemen. Deze dateert uit juni 2020.

Controle van de Belastingdienst

De Belastingdienst is zeer alert op de naleving van de fiscale spelregels rond de auto van de zaak en controleert op allerlei manieren of werknemers niet frauderen en ten onrechte opgeven dat ze niet meer dan 500 kilometer privé gebruikmaken van de auto van de zaak.

Dit gebeurt bijvoorbeeld door in weekenden kentekens te verzamelen op meubelboulevards, festivals en attractieparken en bij grensovergangen.

Let er dus op dat de rittenadministratie sluitend is en geen gaten vertoont.

Rittenregistratie achteraf sluitend gemaakt

Een achteraf opgemaakte kilometeradministratie is vaak vragen om problemen. Zelden accepteert de inspecteur of rechter dit andersoortig bewijs. Maar in een zaak bij het hof lukte het een werknemer om achteraf een heel zorgvuldig opgemaakte rittenregistratie op te hoesten. In de jaren 2011 tot en met 2014 had de werknemer slechts 79 (2011), 24 (2012), 231 (2013) en 138 kilometer (in 2014) privé gereden. De inspecteur dacht ’grote hiaten’ waar te nemen in de rittenregistratie, maar volgens de rechter kon de werknemer deze geloofwaardig verklaren.

Tellerrapport
Verder sloot de kilometeradministratie aan bij de gegevens van het ‘Tellerrapport’ van de RDW. Daarin waren jaarlijkse kilometerstanden vermeld. Bovendien overlegde de werknemer een werkplaatsbon van een garagebedrijf waarop een kilometerstand was vermeld die strookte met de gegevens van de RDW.

Uitzonderlijk
De rechter vond dat de werknemer overtuigend had aangetoond dat hij in de betreffende jaren niet meer dan 500 privékilometers had gereden. De naheffingsaanslagen die de inspecteur had opgelegd werden vernietigd in deze uitzonderlijke rechtszaak die zeer van de specifieke feiten en omstandigheden afhing.

Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden, 26 mei 2020, ECLI (verkort): 4170