VERDIEPINGSARTIKEL

Uitzonderingen op en bijzondere situaties rondom de bijtelling

Als een werknemer een auto van de zaak krijgt en deze ook privé mag gebruiken, geldt dit privégebruik als loon in natura. De auto van de zaak is een secundaire arbeidsvoorwaarde. Dat betekent dat u de werknemer het gebruik van de auto niet zomaar kunt ontzeggen. In dit verdiepingsartikel leest u de regels rond bijzondere situaties én de administratieve handelingen die hierbij komen kijken.


7 augustus 2019 4 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online en Loft 238 Tekst & Media, loft238.nl


In dit verdiepingsartikel leest u over de volgende onderdelen van het ter beschikking stellen van een auto van de zaak:

  1. gebruik van de auto
  2. het tussentijds aanpassen van afspraken
  3. vakantie, ziekte en onbetaald verlof
  4. uitdiensttreding
  5. het inleveren van de auto tijdens het dienstverband

1. Gebruik van de auto

Over het gebruik van de auto van de zaak moet u duidelijke afspraken vastleggen. Daarmee voorkomt u misbruik en discussie. Het eerste kader over wat de gebruiker van de auto wel of niet is toegestaan, wordt bepaald door de voorwaarden van het leasecontract. In de gebruikersovereenkomst kunt u dit aanvullen met specifieke situaties die werkgerelateerd zijn en ingaan op het gebruik. Voorbeelden hiervan zijn:

  • Privégebruik en bijtelling
  • Eigen bijdrage van de werknemer
  • Met de auto samenhangende kosten, zoals parkeerkosten, schade en verkeersboetes
  • Onderhoud en reparaties
  • Het (privé)gebruik van de auto door derden
  • Het gebruik van de auto voor zakelijke ritten door andere werknemers
  • Afspraken over de brandstofkosten

2. Het tussentijds aanpassen van afspraken

Het aanpassen van de afspraken over de auto van de zaak kan niet zomaar. Het gebruik van een auto van een zaak is meer en meer een arbeidsvoorwaarde. Het eenzijdig wijzigingen van de (auto)regeling is aan voorwaarden gebonden.

  • Er moet sprake zijn van een zwaarwegend bedrijfsbelang.
  • U moet bij uw afweging ook de belangen van de werknemer meegewogen.
  • Er moet sprake zijn van een redelijk voorstel.

Compensatie

Als de aanpassing een verslechtering voor de werknemer betekent, bent u mogelijk een vergoeding verschuldigd voor het loonverlies. Meer over de compensatie leest u in de paragraaf ‘het inleveren van de auto tijdens het dienstverband’.

Tip
Als uw organisatie een ondernemingsraad (OR) heeft, moet u het wijzigingsvoorstel voorleggen. Bovendien moet u met de individuele werknemer tot overeenstemming komen.

3. Vakantie, ziekte en onbetaald verlof

Vakantie, ziekte en onbetaald verlof zijn drie situaties waarover u in een discussie kunt belanden met uw werknemer over het gebruik van de auto van de zaak.

3.1. Vakantie

Hoofdregel is dat tijdens de vakantieperiode van uw werknemer de bijtelling gewoon doorloopt. Het maakt hierbij geen verschil of de werknemer met de auto op vakantie gaat of dat de auto ongebruikt voor de deur staat. Alleen als hij de auto inclusief autosleutels bij u of de leasemaatschappij inlevert, mag u de bijtelling (tijdelijk) stopzetten.

Tip
Als de werknemer voor de vakantie in een vervangende auto van de zaak rijdt, moet u voor deze periode op grond van de waarde van de vervangende auto bijtellen.

500-kilometer-grens

Als uw werknemer met de auto van de zaak op vakantie gaat, is het vrij zeker dat hij boven de 500 privékilometers op jaarbasis uitkomt. Past u voor uw werknemer geen bijtelling voor privégebruik toe, dan moet u alsnog bijtellen voor het gehele deel van het jaar dat de auto ter beschikking staat. Heeft de werknemer een Verklaring geen privégebruik auto, dan is het zijn eigen verantwoordelijkheid om de verklaring bij de Belastingdienst in te trekken en dit aan u door te geven.

Voorbeeld

Uw werknemer heeft het hele jaar een auto van de zaak. Over de voorgaande periode heeft u geen bijtelling berekend, omdat de auto niet privé wordt gebruikt. Stel uw werknemer gaat in juli met de auto op vakantie naar Frankrijk. In dat geval moet u:

  • alsnog voor het hele jaar bijtellen;
  • het loon over de voorgaande tijdvakken corrigeren.

Benzine en tolkosten buitenland

De kosten die uw werknemer op vakantie maakt, bijvoorbeeld aan benzine en tol, mag u onbelast vergoeden, omdat sprake is van intermediaire kosten. Grote kans dat u echter niet staat te wachten om deze kosten voor uw rekening te nemen. Er is echter een derde optie: het tijdelijk verhogen van de eigen bijdrage ter compensatie van de kosten die de werknemer op vakantie maakt.

Tip
Legt u schriftelijk vast dat de tijdelijke (verhoging van de) eigen bijdrage voor privégebruik van de auto van de zaak is, kunt u deze in mindering brengen op de bijtelling wegens privégebruik.

3.2. Ziekte

U mag als werkgever zelf bepalen of een zieke werknemer die langdurig ziek thuis zit de auto kan houden of tijdelijk moet inleveren. Bijvoorbeeld omdat degene die de werkzaamheden van de zieke werknemer heeft overgenomen de auto nodig heeft om het werk uit te voeren. In de praktijk leidt dit verzoek echter vaak tot een conflict met de werknemer als de auto ook privé wordt gebruikt.

Arbeidsvoorwaarde

De auto van de zaak maakt deel uit van de arbeidsvoorwaarden. Zonder afspraken – bijvoorbeeld een eenzijdig wijzigingsbeding – moet u zwaarwegende redenen hebben om de auto te vorderen (zie ook hiervoor). Om duidelijkheid te scheppen, is het verstandig om in de arbeidsovereenkomst, het personeelshandboek of de gebruikersvoorwaarden afspraken te maken over het inleveren van de auto van de zaak bij (langdurige) ziekte. Rechters beslissen bij een rechtszaak rond het innemen van een leaseauto in verband met ziekte geregeld in het voordeel van de werknemer.

Correctie bijtelling

Vordert u de auto van de zaak niet terug, dan blijft de bijtelling wegens privégebruik in stand. De werknemer heeft nog steeds de auto ter beschikking. Moet de werknemer de auto inleveren, dan zet u de bijtelling vanaf dat tijdstip stop. Mag een collega gedurende de ziekte van de werknemer over de auto van de zaak beschikken, dan moet u voor deze collega (mogelijk) bijtellen voor het privégebruik.

3.3. Onbetaald verlof

Onbetaald verlof is, met uitzondering van ouderschapsverlof en langdurig zorgverlof, niet bij wet geregeld. Bij opname van onbetaald verlof heeft een werknemer voor die periode geen recht op loon. Daarmee vervallen ook andere (loon)aanspraken. Is sprake van een langere periode van onbetaald verlof, dan kunt u van de werknemer verlangen dat deze de auto van de zaak inlevert.

Loonheffing over privégebruik

Mag de werknemer de auto van de zaak tijdens het onbetaalde verlof behouden, dan moet u over het privégebruik van de auto toch loonheffingen betalen. De bijtelling geldt immers bij meer dan vijfhonderd privékilometers in het hele jaar. Omdat de werknemer bij (gedeeltelijk) onbetaald verlof tijdelijk (minder of) geen loon ontvangt, kan de bijtelling ertoe leiden dat de inhouding van de loonbelasting/premies volksverzekeringen hoger is dan het loon. Dit kunt u op drie manieren verhalen:

  • U vraagt een eigen bijdrage voor het privégebruik.
  • U verrekent het verschil in het eerstvolgende loontijdvak.
  • U verrekent het verschil in een later loontijdvak, aan het einde van het onbetaald verlof.

Tip
Als u de betaalde loonbelasting/premies volksverzekeringen niet verhaalt op de werknemer, dan vormt dit nettoloon. In dat geval moet u het bedrag bruteren of aanmerken als eindloonheffing.

4. Uitdiensttreding

Bij het uit dienst gaan van de werknemer levert deze de auto van de zaak normaal gesproken in.

4.1. Herrekenen privégebruik

Als de werknemer vóór het eind van het jaar uit dienst treedt, kan het dat het privégebruik op kalenderjaarbasis niet boven de 500-kilometergrens uitkomt. Dit bepaalt u door het aantal gereden privékilometers tot het moment van uitdiensttreding om te rekenen naar het aantal kilometers op jaarbasis. Blijft de werknemer onder de grens, dan heeft u ten onrechte de bijtelling toegepast. Dit betekent dat u de loonaangiften over de voorgaande tijdvakken van dat kalenderjaar moet corrigeren.

Voorbeeld

Het contract met uw werknemer eindigt op 1 augustus. In de voorafgaande maanden heeft hij 273 privékilometers afgelegd. Op jaarbasis is dit 273 / 7x 12 = 468 kilometer. Hierdoor blijft uw werknemer onder de bijtellingsgrens.

Tip
Om te zorgen dat de werknemer de auto van de zaak op tijd inlevert bij het einde van de arbeidsovereenkomst, kunt u een boeteclausule opnemen voor als hij de auto langer houdt dan afgesproken. De boete mag niet hoger zijn dan de (extra) kosten die u hierdoor maakt.

4.2. Werknemer neemt auto over

Het kan dat uw werknemer de auto wil en mag overnemen van de onderneming. In dat geval moet dit voor een passend bedrag zijn. Als u de auto voor een vriendenprijs verkoopt, vormt het verschil tussen de verkoopprijs en de reële waarde een te belasten voordeel voor de werknemer.

Tip
Met de Koerslijst van de ANWB vindt u op basis van het kenteken en kilometerstand een opgave van de waarde bij koop of verkoop, de dagwaarde en de meeneemprijs van een (personen)auto (https://www.anwb.nl/auto/koerslijst#/kenteken).

4.3. Doorlopend leasecontract

Als het leasecontract nog doorloopt na de uitdiensttreding, zijn er een aantal opties:

  • U stelt de auto beschikbaar aan een andere werknemer.
  • De vertrekkende werknemer of de nieuwe werkgever neemt het leasecontract over voor de resterende contractperiode.
  • U biedt het leasecontract ter overname aan via marktplaats.

Afkoopregeling

Vaak bevat een leasecontract een bepaling dat uw werknemer, bij een voortijdige beëindiging van de arbeidsovereenkomst, een bijdrage betaalt voor de kosten van het tussentijds beëindigen van het leasecontract. In bijna de helft van de regelingen is sprake van zo’n afkoopregeling. Hierbij geldt dat: de afkoopsom niet hoger mag zijn dan de beëindigingskosten; u als werkgever een inspanning moet doen om de hoogte van de afkoopsom uit te onderhandelen met de leasemaatschappij. Omdat het desondanks vaak om een behoorlijk bedrag gaat, leidt de hoogte van de afkoopsom vaak tot een geschil.

Tip
Als de werknemer de afkoopsom direct aan u betaalt en u schriftelijk heeft vastgelegd dat de afkoopsom voor rekening van de werknemer komt als vergoeding voor het privégebruik van de auto, kunt u het bedrag in mindering te brengen op de bijtelling.

5. Het inleveren van de auto tijdens het dienstverband

Er zijn verschillende situaties denkbaar waarbij u uw werknemer vraagt om de auto van de zaak in te leveren. Bijvoorbeeld bij een functiewijziging of omdat het slecht gaat met de organisatie. Omdat de auto van de zaak deel uitmaakt van de secundaire arbeidsvoorwaarden, en dus onderdeel van het loon is, kunt u niet zomaar de auto van de zaak van een werknemer afnemen. Het eenzijdig wijzigen van de arbeidsovereenkomst houdt alleen stand bij de rechter als u het ‘loonverlies’ voldoende compenseert.

Afspraken

U moet het loonverlies compenseren, tenzij u vooraf afspraken heeft gemaakt over het inleveren van de auto van de zaak. De rechter zal hierbij kijken naar wat u vooraf bent overeengekomen. Denk aan een bedrijfsregeling of autoregeling, waarin een bepaling is opgenomen dat de werknemer bij een functiewijziging de auto nog een bepaalde periode mag blijven gebruiken.

Tip
Het is verstandig om in de autoregeling vast te leggen dat een werknemer de auto van de zaak moet inleveren als hij wordt geschorst, op non-actief gesteld of al dan niet vrijwillig ontslagen.

Redelijke compensatie

Als er geen afspraken zijn over het inleveren van de auto van de zaak, zult u de werknemer financieel moeten compenseren. Deze vergoeding vormt regulier loon voor de loonheffingen. De hoogte van de vergoeding voor de werknemer moet u zelf vaststellen. Een goede maatstaf hiervoor is de hoogte van de bijtelling wegens privégebruik.