VERDIEPINGSARTIKEL
Veelgestelde vragen over de fiscale regels voor de auto van de zaak
Als u de werknemer een auto van de zaak ter beschikking stelt, zijn er veel zaken waarmee u rekening moet houden. Ook roept het vele thuiswerken weer nieuwe vragen op over het gebruik van de auto van de zaak en de bijtelling.
Daarbij veranderen de regels over de bijtelling voor emissievrije auto’s ook nog eens. Hieronder vindt u een aantal veelgestelde vragen en de laatste stand van zaken over de fiscale regels voor de auto van de zaak.
Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online
Als de werknemer aantoonbaar niet meer dan 500 privékilometers per jaar rijdt met de auto van de zaak, hoeft u niet bij te tellen.
Hiervoor is een kilometeradministratie niet verplicht, maar wel een veilige optie. Hier vindt u een overzicht van verschillende aanbieders van rittenregistratiesystemen.
1 Als wij in een overeenkomst met een werknemer opnemen dat het privégebruik van de auto verboden is, kunnen wij dan de bijtelling achterwege laten?
Alleen het verbieden van het privégebruik is onvoldoende om de bijtelling te voorkomen. Daarvoor is ook het volgende vereist:
- U controleert en administreert het autogebruik.
- De werknemer is niet verzekerd voor privégebruik.
- De werknemer beschikt zelf privé over een auto.
- Een passende sanctie voor privégebruik. Denk aan een geldboete ter grootte van de te betalen belasting over het privégebruik van de auto.
2 Een ter beschikking gestelde auto staat door de lockdown langere tijd stil. Dat kan leiden tot technische problemen. Als de werknemer met de auto gaat rijden om die te voorkomen, geldt die rit dan als zakelijk gebruik?
Ja, dit geldt als een zakelijke rit. Hiervoor gelden wel een aantal voorwaarden. Zo moet u opdracht hebben gegeven voor deze rit en kunt u aannemelijk maken dat u hiervoor zakelijke redenen heeft. De werknemer verantwoordt de rit in de kilometeradministratie.
Subsidie tot € 5.000 voor aanschaf schone bestelbus
Vanaf dit voorjaar kunt u voor de aanschaf of lease van een uitstootvrije bestelbus tot € 5.000 subsidie krijgen. De overheid wil zo organisaties stimuleren een schone bestelbus aan te schaffen of te leasen.
De subsidie is 10% van de nieuwprijs van de bus met een maximum van € 5.000. Deze regeling geldt tot en met 2025. In totaal is er € 185 miljoen aan subsidie beschikbaar en voor 2021 is dit € 22 miljoen. Om de subsidie voor de schone bestelbus te kunnen aanvragen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
- De bestelbus moet een minimale actieradius hebben van 100 kilometer.
- Er geldt een maximum voor het aantal bestelbussen waar een onderneming subsidie voor kan aanvragen.
- Bij doorverkoop van de bestelbus binnen drie jaar moet de subsidie deels worden terugbetaald.
Waar u de subsidie kunt aanvragen is nog onduidelijk. Houd rendement.nl in de gaten voor de laatste ontwikkelingen.
3 Normaal gesproken gebruiken onze werknemers de auto alleen onder werktijd. Daarbuiten staat deze op het terrein bij ons kantoor (de ‘achter het hek’-regeling). Maar vanwege het verplichte thuiswerken nemen de werknemers de auto’s nu mee naar huis. Welke gevolgen heeft dit voor de fiscale bijtelling?
In de periode dat de werknemers de auto’s mee naar huis nemen, zijn deze aan hen ter beschikking gesteld. U moet dan in principe een bepaald bedrag optellen bij het belastbaar loon van de werknemers voor het privégebruik van de auto’s.
Rijdt een werknemer dan op kalenderjaarbasis niet meer dan 500 kilometer privé met de auto? Dan hoeft u geen bedrag op te tellen bij zijn belastbaar loon. De werknemer moet dan kunnen bewijzen dat hij niet meer dan 500 kilometer per jaar privé rijdt. Dit kan met een sluitende rittenregistratie, maar ook op andere manieren.
Let op, staat een auto slechts voor een deel van het jaar ter beschikking? Dan rekent u het aantal gereden kilometers om naar het aantal privékilometers dat de werknemer in een jaar zou rijden.
Reed hij bijvoorbeeld in drie maanden 120 kilometer? Dan zijn dat omgerekend naar een jaar (12/3 × 120) 480 privékilometers. Er is in dat geval geen bijtelling van toepassing.
4 De werknemers hebben de aan hen ter beschikking gestelde auto’s tijdens de coronacrisis vrijwillig ingeleverd. De auto’s staan in de afgesloten garage van onze organisatie en de sleutels zijn ingeleverd. Wat zijn de gevolgen voor de fiscale bijtelling?
Het gaat hierbij om een situatie waarin de auto’s niet meer ter beschikking zijn gesteld aan de werknemers. Voor de periode waarin dat het geval is, hoeft u daarom in uw loonaangifte geen bedrag op te tellen bij het belastbaar loon van de werknemers voor het privégebruik van de auto’s.
Let wel op dat u het privégebruik over de periode dat u de auto ter beschikking stelde moet omrekenen tot het aantal privékilometers dat de werknemer zou rijden in een heel kalenderjaar.
De elektrische auto van de zaak wordt komende jaren steeds minder voordelig
Als de werknemer meer dan 500 privékilometers rijdt met de auto van de zaak, leidt dat tot een bijtelling. Het algemene tarief daarvoor is 22%, maar voor nieuwe volledig elektrische auto’s geldt in 2021 een verlaagd tarief van 12%. Er is wel een plafond, de zogeheten ‘cap’. Dat is het deel van de cataloguswaarde waarop de korting van toepassing is. In 2021 geldt de verlaagde bijtelling tot en met een catalogusprijs van € 40.000, voor de waarde daarboven geldt alsnog 22%.
Aandrijving
De voordelen van een elektrische auto worden wel steeds verder afgebouwd, zo is eerder afgesproken in het Klimaatakkoord. Dat betekent een bijtelling van 12% voor 2021, 16% voor 2022, 2023 en 2024 en 17% voor 2025 tot uiteindelijk 22% procent vanaf 1 januari 2026. Hierdoor zal vanaf 2026 voor nieuwe elektrische auto’s het algemene bijtellingspercentage van 22% gaan tellen.
Verder blijft de cap de komende jaren staan op € 40.000 tot die vanaf 2026 helemaal wordt afgeschaft. De cap geldt niet voor auto’s op waterstof en sinds 2021 ook niet meer voor auto’s met zonnecellen als aandrijving.
5 Een werknemer liet vorig jaar bijtelling toepassen, maar had aan het einde van het jaar minder dan 500 kilometer gereden. De bijtelling was dus onterecht toegepast. Hoe herstellen we deze onterechte toepassing?
Hiervoor zijn er verschillende mogelijkheden. Ten eerste kunt u een correctiebericht van de aangifte loonheffingen indienen.
U moet zelf kunnen bewijzen dat de werknemer niet meer dan 500 privékilometers heeft gereden. Alleen de mededeling van de werknemer is niet voldoende.
Een andere mogelijkheid is dat de werknemer zelf bezwaar maakt tegen de ingehouden loonheffingen over het betreffende jaar. Dit doet hij bij de competente inspectie van de werkgever.
Een succesvol bezwaar leidt tot een teruggaaf loonheffing aan de werknemer. Maar de werknemer moet altijd kunnen aantonen dat hij niet meer dan 500 kilometer privé heeft gereden.
6 Onze werknemers rijden in een elektrische auto van de zaak. Mogen wij de kosten van de laadpaal onbelast vergoeden?
Als de werknemer een elektrische auto van de zaak heeft, mag u de kosten die daarbij horen onbelast vergoeden. Dat zijn dus bijvoorbeeld de kosten van de laadpaal en van het opladen.
Deze kosten vallen namelijk onder de intermediaire kosten voor de auto van de zaak. Spreek wel af hoe u de kosten vergoedt. Voor de aanschaf- en plaatsingskosten van de laadpaal valt de administratieve last wel mee.
Als de werknemer echter elke keer als hij zijn auto heeft opgeladen een declaratie indient, bent u daar aardig wat uurtjes zoet mee. Spreek dus af dat de werknemer bijvoorbeeld één keer per maand een declaratie indient.
Laadpaalbelasting blijft laag
Tot eind 2020 gold er al een verlaagd tarief voor de energiebelasting voor de tarieven van de elektriciteit van openbare laadpalen. Dit moet het prijsverschil tussen thuisladen en openbaar laden van de elektrische auto wegnemen. Het kabinet heeft deze maatregel verlengd tot en met 2022.
7 Een werknemer voor wie we geen rekening houden met de bijtelling, reed vaker met de auto van de zaak om het openbaar vervoer te mijden. Hierdoor overschreed hij de 500-kilometergrens. Hoe pakken we dit fiscaal aan?
Als de werknemer de 500-kilometergrens overschrijdt, vervalt de uitzondering op de bijtellingsregels. U moet vanaf dat moment direct de bijtelling gaan toepassen.
Als de werknemer een Verklaring geen privégebruik had, komt de naheffingsaanslag voor de niet betaalde loonheffingen over de tijdvakken die al voorbij zijn voor zijn rekening. Maar hield u geen rekening met de bijtelling op grond van een andere afspraak, dan moet uw organisatie de naheffingsaanslag betalen.
8 Voor onze elektrische auto’s huren we de accu’s. Moeten wij deze accu’s meetellen bij het bepalen van de cataloguswaarde?
Ja, de cataloguswaarde is inclusief het accupakket. De cataloguswaarde is namelijk gerelateerd aan het Certificaat van Overeenstemming dan wel typegoedkeuring bij de Dienst Wegverkeer (RDW). Daar horen voor de auto de accu’s bij. Net zoals de brandstoftank bij een auto hoort.
