Als een werknemer een elektrische auto van de zaak heeft, mag u de kosten die daarbij horen onbelast vergoeden. Dat zijn dus bijvoorbeeld de kosten van de laadpaal en van het opladen. U mag zelfs de kosten voor een aanpassing van de meterkast in de woning van de werknemer en een meter om het verbruik te meten onbelast vergoeden. Deze kosten vallen namelijk onder de intermediaire kosten voor de auto van de zaak.

Maandelijkse declaratie

Spreek wel af hoe u de kosten vergoedt. Voor de aanschaf- en plaatsingskosten van de laadpaal valt de administratieve last wel mee. Als de werknemer echter elke keer als hij zijn auto heeft opgeladen een declaratie indient, bent u daar aardig wat uurtjes zoet mee. Spreek dus af dat de werknemer bijvoorbeeld eens per maand een declaratie indient. Intermediaire kosten mogen deel uitmaken van een onbelaste vaste kostenvergoeding. Deze voorwaarden gelden dan:

• U kunt het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.
• U omschrijft elke kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
• U geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
• U onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en u herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of de omstandigheden wijzigen.