Voor de verwerking van gegevens over de gezondheid van werknemers gelden strenge regels. Alleen de bedrijfsarts mag medische gegevens verwerken. Toch heeft ook hij te maken met beperkingen. Hij kan namelijk niets delen zonder toestemming van de werknemer.
De privacy van de werknemer is een groot goed en dat geldt vooral als er medische gegevens in het geding zijn. Dit zijn bijzondere persoonsgegevens en daarvoor gelden strengere regels. Die voorwaarden voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens staan in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). De enige die medische gegevens mag verwerken is de bedrijfsarts. Die mag deze gegevens niet delen met de werkgever. Van de zieke werknemer wordt ondertussen wel heel veel informatie opgeslagen en bewaard door de bedrijfsarts, die hiervan een bedrijfsgeneeskundig dossier aanlegt. Omdat dossiers van werknemers geregeld worden overgedragen, bijvoorbeeld naar een andere behandelaar of bedrijfsarts, moeten bedrijfsartsen zich houden aan richtlijnen voor inrichting en overdracht. Die zijn onlangs herzien en aangepast aan de regels uit de AVG.
In de Leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier (pdf) staan regels voor het inrichten van dossiers en voor de overdracht ervan. Zo moeten administratieve gegevens duidelijk gescheiden worden opgeslagen van medische gegevens, zodat een administratief medewerker die een dossier nodig heeft, geen toegang heeft tot het medische deel. Gegevens die in een dossier kunnen staan, zijn:
Er kunnen verschillende situaties zijn waarin de bedrijfsarts een dossier wil delen met derden. Bijvoorbeeld als de werkgever een contract met een andere arbodienst of bedrijfsarts afsluit, als de werknemer verzoekt om een andere bedrijfsarts, als de werknemer vraagt om een second opinion bij een andere bedrijfsarts en als de werknemer van werkgever verandert.
In die situaties moet de werknemer uitdrukkelijk toestemming verlenen voor de overdracht van (een deel van) zijn dossier en de bedrijfsarts moet dit ook controleren. Dat wil zeggen dat hij moet nagaan of de werknemer begrijpt waar hij toestemming voor geeft en wat de gevolgen zijn. Het staat werknemers vrij om de overdracht van een deel of het volledige dossier te weigeren. Als de werknemer geen toestemming geeft, blijft het dossier in het bezit van de huidige bedrijfsarts. Die is verplicht dit minstens 20 jaar te bewaren, gerekend vanaf de laatste wijziging die erin is aangebracht. De bedrijfsarts moet de werknemer dan informeren over de gevolgen van de weigering. Als door de weigering een wettelijke verplichting niet kan worden nagekomen, bijvoorbeeld uit de Wet verbetering poortwachter, mag de bedrijfsarts een eigen afweging maken en het noodzakelijke deel toch overdragen.