VERDIEPINGSARTIKEL

Klein maar fijn werken?

De coronacrisis heeft waarschijnlijk ook uw onderneming voor uitdagingen gesteld, waardoor u misschien op zoek bent naar kostenbesparingen om de schade te beperken.

Wat dacht u van een kleiner pand? Want misschien heeft u van uw werknemers al signalen opgevangen dat ze na de pandemie graag méér thuis willen blijven werken.


23 april 2021 3 minuten Door redactie

Dit verdiepingsartikel wordt u aangeboden door Rendement Online


Een kleiner kantoor kan dienen als hoofdkwartier en vergaderlocatie. Bij een verhuizing komt echter veel meer kijken dan u denkt. Allereerst is het zaak om vast te stellen of een verhuizing naar een ander kantoorpand inderdaad een optie is en of het echt een kostenbesparing oplevert.

Plannen en doelen op lange termijn

Houd om te beginnen rekening met de plannen en doelstellingen van uw bv voor de lange termijn. Is groei de komende jaren een belangrijk doel, dan kan een kleiner pand die uitbreiding in de weg zitten.

Is dit niet aan de orde, ga dan na hoeveel ruimte u van uw huidige oppervlakte van plan bent te gaan gebruiken. Het kan zijn dat u elke centimeter van uw kantoor nodig heeft om de 1,5-meterregels na te leven.

Als het overgrote deel van uw werknemers structureel blijft thuiswerken, is de kans groot dat u ruimte overhoudt. Overweeg dan om het kantoor deels te verhuren, wat ook zorgt voor een extra inkomstenbron.

Werknemer mag werken waar hij wil

Werknemers hebben geen wettelijk recht om thuis te werken. Maar uw werknemers kunnen op basis van de Wet flexibel werken wel een verzoek indienen om thuis te mogen werken.

Er ligt momenteel een initiatiefwetsvoorstel bij de Tweede Kamer dat u verplicht om het verzoek van uw werknemer te overwegen en over de afwijzing met de werknemer te overleggen. Afwijzen van zo’n verzoek is straks alleen nog mogelijk bij een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.

Totale kostenplaatje opstellen

Is kleinere huisvesting wél een optie, dan is de volgende stap het in kaart (laten) brengen van het totale kostenplaatje. Hoewel de kosten voor huur of hypotheek straks mogelijk lager zijn, komen daar misschien maandelijks flinke parkeerkosten bij. Is uw onderneming tijdelijk minder goed bereikbaar, dan kan dat ook klanten kosten. 

Een verhuizing – waaronder het overbrengen van alle spullen naar de nieuwe locatie – brengt ook de nodige kosten met zich mee. Die kosten moeten u dus ook meenemen in de begroting.

Huren of kopen

Zijn de kosten en baten in kaart gebracht en blijkt dat een verhuizing een flinke besparing kan opleveren, dan moet u een keuze maken: huren of kopen. Huren is flexibeler:

  • U kunt de huur vaak sneller opzeggen dan het verkopen van het bedrijfspand.
  • Grote onderhoudskosten zijn meestal niet voor uw rekening.

Kopen heeft ook een aantal voordelen:

  • U bepaalt hoe lang uw onderneming in het pand blijft en bent dus niet afhankelijk van een verhuurder.
  • Uw onderneming plukt zelf de vruchten van waardeverhogende investeringen in het pand.

Check ook de faciliteiten en omgeving

Het is ook belangrijk om in kaart te brengen welke activiteiten plaatsvinden in de buurt van de beoogde locatie, en welk effect deze hebben op uw kantoor en de uitstraling van uw onderneming. Denk bijvoorbeeld aan geluidsoverlast door bouwwerkzaamheden, of aan de sfeer op een industrieterrein. Onderzoek ook de bereikbaarheid en faciliteiten, zoals de afstand tot het (hoofd)wegennet, het openbaar vervoer, openbare parkeerplaatsen en een fietsenstalling.

Een ander belangrijk punt van aandacht is dat alle nieuw te bouwen gebouwen sinds 2020 moeten voldoen aan de eisen voor Bijna Energieneutrale Gebouwen (BENG). Per 1 januari 2023 moet elk kantoor groter dan 100 m2 minimaal energielabel C hebben.

Overweeg een bedrijfsverzamelgebouw

Bij de optie huren is een bedrijfsverzamelgebouw het overwegen waard. Zo’n gebouw biedt aan meerdere ondernemingen onderdak. De huisvesting bestaat dan vaak uit verschillende eigen ruimten plus gezamenlijke diensten en algemene ruimten waarvoor uw onderneming de kosten deelt met de andere huurders.

Meer of minder ruimte huren is doorgaans vrij eenvoudig te regelen in een bedrijfsverzamelgebouw. Dat maakt de huisvesting betaalbaar. Ook de huurtermijn is meestal behoorlijk flexibel.

Een bijkomend voordeel is dat de verzameling van verschillende bedrijven onder één dak uw onderneming mogelijk een heel nieuw netwerk oplevert.