VERDIEPINGSARTIKEL

Vijf voorbeelden van toepassing van een cafetariaregeling

Hoe werkt het flexibel belonen, oftewel de cafetariaregeling of individueel keuzebudget (IKB) precies in de praktijk? In dit artikel staan vijf voorbeeld op een rij waarin verschillende uitruilsituaties worden besproken. U krijgt hierdoor meer inzicht in de daadwerkelijke uitwerking van een uitruil van arbeidsvoorwaarden.

---

Om wat meer inzicht in de daadwerkelijke uitwerking van zo’n uitruil van arbeidsvoorwaarden te geven, krijgt u in dit artikel diverse voorbeelden voorgeschoteld. De voorbeelden gaan over de volgende vijf uitruilsituaties:

1. een stukje brutoloon voor extra vakantiedagen;
2. een stukje brutoloon voor extra reiskostenvergoeding;
3. de volledige eindejaarsuitkering voor een vergoeding voor opleidingskosten;
4. een gedeelte van de vakantiebijslag voor een vergoeding voor een fiets;
5. een personeelslening voor de aanschaf van een fiets.

Voor de berekening van de in deze voorbeelden verschuldigde loonheffing zijn de uitgaven van januari 2021 van de betreffende loonbelastingtabellen gebruikt.

1  Loon voor extra vakantie

Op grond van de mogelijkheden die uw cafetariaregeling biedt, wil een werknemer een stukje van zijn brutomaandloon van € 2.600 inruilen voor extra vakantiedagen, vijf stuks om precies te zijn. De werknemer is 67 jaar, woont in Nederland en laat de loonheffingskorting bij u toepassen.

Allereerst zult u dan de waarde van een vakantiedag moeten bepalen, volgens de regels die uw onderneming rond de uitruil heeft vastgelegd. Stel dat uw onderneming heeft vastgelegd om hiervoor uit te gaan van het loon inclusief vakantiebijslag. Dat betekent dat één vakantiedag een waarde heeft van € 129,60, zijnde het maandloon inclusief vakantiebijslag (€ 2.600 × 1,08) gedeeld door het aantal dagen per maand van (13 ÷ 3) ×5.

Aangezien de werknemer vijf vakantiedagen wil inkopen, moet hij hiervoor van zijn maandloon (5 × € 129,60 =) € 648 uitruilen. In onderstaand kader ziet u hoe deze uitruil voor de werknemer uitpakt.

De vakantiedagen die de werknemer met de uitruil heeft ingekocht, komen uiteraard niet terug in zijn bruto-nettotraject of op de loonstrook.

2  Loon voor reiskostenvergoeding

Stel dat een werknemer € 0,15 aan onbelaste reiskostenvergoeding per zakelijke kilometer ontvangt. Fiscaal gezien is er dan nog € 0,04 aan ruimte van de gerichte vrijstelling voor reiskosten over om hem onbelast te laten uitruilen zonder dat het u vrije ruimte kost.

Aangezien uw organisatie deze uitruilmogelijkheid geeft, wil één van uw werknemers daar wel gebruik van maken. Deze werknemer werkt drie dagen per week en heeft een woon-werkafstand van 25 kilometer. De hiervoor mogelijke € 24 (12 dagen per maand × (25 kilometer × 2) × € 0,04) ruilt hij uit van zijn maandloon van € 1.080. De werknemer woont in Nederland, is 45 jaar en laat de loonheffingskorting bij uw organisatie toepassen. Hieronder ziet u de gevolgen.

3  Eindejaarsuitkering voor vergoeding opleiding

Stel dat een werknemer naar aanleiding van uw cafetariaregeling zijn gehele eindejaarsuitkering van € 2.200 wil uitruilen voor een onbelaste vergoeding voor een opleiding die hij graag wil gaan volgen.

U moet de vergoeding voor de opleiding dan als eindheffingsloon aanwijzen om er een onbelaste vergoeding voor de werknemer van te maken. Door de gerichte vrijstelling die hiervoor geldt – als aan de bijbehorende voorwaarden wordt voldaan uiteraard – gaat dit echter niet ten koste van uw vrije ruimte.

De werknemer is 30 jaar, woont in Nederland, heeft een jaarloon van € 28.500 en laat de loonheffingskorting bij uw organisatie toepassen. De uitruil levert hem een netto voordeel op van € 889,02, zoals u in het onderstaande kader ziet, terwijl het uw organisatie niets extra kost. Sterker nog, het levert uw organisatie een besparing op van de werkgeverslasten over de uitgeruilde € 2.200

4  Vakantiebijslag voor vergoeding fiets

Stel dat een werknemer van 35 jaar die in Nederland woont en een jaarloon van € 29.808 heeft, waarop hij de loonheffingskorting laat toepassen, een fiets koopt à € 1.200.

Als uw cafetariaregeling die mogelijkheid biedt, kan de werknemer er bijvoorbeeld voor kiezen om € 1.200 van zijn (belaste) vakantiebijslag van € 2.208 uit te ruilen voor een (onbelaste) vergoeding voor die aankoop. Dit levert uw werknemer een nettovoordeel op van € 484,92.

Om deze vergoeding onbelast te laten zijn voor de werknemer, moet u de € 1.200 aanwijzen als eindheffingsloon en onderbrengen in de vrije ruimte. Omdat dit eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte komt, is er sprake van onbelast loon zolang die vrije ruimte niet wordt overschreden. Dat betekent dat u minstens de werkgeverslasten over die € 1.200 bespaart. Wordt de vrije ruimte echter wel overschreden, dan is uw organisatie een eindheffing van 80% over het bovenmatige deel verschuldigd.

5  Lening voor fiets

Stel dat een werknemer die 20 dagen per maand werkt een fiets wil kopen à € 1.400, waarvoor uw organisatie hem een personeelslening verstrekt. De werknemer gebruikt die fiets om naar het werk te komen.

Normaal gesproken zou u hem hiervoor een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,12 per kilometer geven. Aangezien de werknemer op zes kilometer van kantoor af woont, zou hij per werkdag een vergoeding van (6 × 2 × € 0,12 =) € 1,44, zijnde (20 × € 1,44 =) € 28,80 per maand ontvangen. De werknemer heeft de lening van € 1.400 dus na ongeveer vier jaar volledig terugbetaald (€ 1.400 ÷ € 28.80). Gaat de werknemer tussentijds uit dienst, dan moet hij het resterende leenbedrag uit zijn nettoloon terugbetalen.

Wilt u een personeelslening verstrekken, dan is het verstandig om de werknemer van tevoren een overeenkomst te laten tekenen.

Download ook de tool Personeelslening overeenkomst

In deze constructie gaat er niets ten laste van uw vrije ruimte. Er is geen sprake van als eindheffingsloon aan te wijzen vergoeding voor de fiets, omdat de werknemer het geld van uw organisatie heeft geleend en niet heeft gekregen.

Voor het eventuele rentevoordeel van deze personeelslening geldt een nihilwaardering en de terugbetaling vindt plaats via de reiskostenvergoeding, waarvoor een gerichte vrijstelling geldt.

---

---